Innovatiever Organiseren van Plannen en Budgetten

De periode van plannen maken is weer aangebroken. Visie en Missie worden gecheckt. De doelen worden extra ambitieus gemaakt. De strategie wordt in gedachten al uitgerold. Nu nog de toestemming, de approval, het finale akkoord van hoger management.

Droom wordt werkelijkheid door realistisch dromen

Dromen realiseren blijft leuk. In feite ben je als manager daarvoor ook aangenomen. Alleen lukt het minder vaak om ze te realiseren die dromen. Zijn dromen dan bedrog? Of moet je het realistischer houden? Gaan we bij de plannenmakerij de Financiële Crisis, de onzekerheid rond de Euro benutten om de ambities wat op de rem te houden? Een goed plannenmaker neemt dit soort onzekerheden natuurlijk mee. Toch noemen we dit bewust onzekerheden en niet bedreigingen. Bij het eerste woord dwing je jezelf namelijk ook nog eens om de positieve kant van al die zwartgalligheid te zien.

Verwennen bestaat ook in crisistijd

De consument en (daarmee ook) de bedrijven en andere organisaties vertonen gewoontegedrag. Echt veranderen is niet zo vaak aan de orde als we dat aan anderen willen doen geloven. We doen wat zaken iets korter, een keertje minder, iets goedkoper. Maar dan komt het, we willen daar toch wel wat tegenovergesteld zien: het moet tenslotte leuk blijven en we willen onszelf graag verwennen of zogezegd iets extra’s gunnen. Denk maar terug aan eind 2008. De grote vrees was dat de consument de hand op de knip zou houden. Zo geschiedde. Waren alle bestedingen minder? Nee, duidelijk niet. In de restaurants was sprake van een daling: let wel in totaal, maar zeker niet in ieder segment van het buiten-de-deur eten. De supermarkten etaleerden hun voordeelprijzen, maar wisten tegelijk de verleidelijkheid van iets extra lekkers te benadrukken. Uiteindelijk besteedde de consument daar aanzienlijk meer. Oorzaak? Aanschaf van beduidend exclusievere producten, als compensatie voor het gemis van het etentje-buiten-de-deur.

Leggen we de lat te hoog?

Houden we onszelf en elkaar voor de gek? De jaarlijkse praktijk doet het wel vermoeden. Plannen worden voorzichtig gemaakt en voorgesteld. Het management vindt de doelen niet ambitieus genoeg en doet er een flinke schep bovenop. Het midden- en uitvoerend kader mokt, maar zwicht uiteindelijk toch. Dan komt de uitvoering. Het jaar begint en direct gaat iedereen naarstig op zoek naar allerlei redenen, ontwikkelingen en voorbeelden uit de buitenpraktijk om aan te tonen, dat het allemaal nog veel ernstiger is dan gevreesd werd. Kreten als ‘de concurrentie is moordend’ vliegen dagelijks over de overlegtafels. Plannen worden naar beneden bijgesteld, meestal in fases. De eerder toegestane budgetten per afdeling en kostensoort worden nog drastischer verlaagd. Er wordt gekunsteld met cijfers, om het eindresultaat wat rooskleuriger te kunnen voorstellen. Het jaar hobbelt voorbij en daar is het weer tijd voor de nieuwe planningsronde.

Nieuwe energie aan de organisatie

Inderdaad voor de meeste organisatie is dit circus herkenbaar. Misschien moeten we een deel ook maar gewoon voortzetten, omdat we eraan gewend zijn en tevens omdat het lekker wat adrenaline in de organisatie pompt. Door wat reëler te dromen op alle niveaus komt er echter een heel andere houding tot stand. Realiteit leert dat we allemaal kunnen voorzien, dat een aantal sectoren en producten aan belang zullen verliezen. Geef het weliswaar niet op, maar zie het onder ogen, benoem het. Gebruik alle energie om nieuwe zaken aan te pakken. Om bestaande zaken anders te benaderen.

Staan Visie en Missie nog fier overeind?

Kijk vooral extra kritisch naar de Visie en de Missie. Kloppen die nog wel? Zijn we aan het hopen op betere tijden, of werken we vanuit een gedurfd realiteitsbesef aan betere tijden? Gaan we de omstandigheden bepalend naar ons toetrekken, of wachten we liever dat de omstandigheden ons bedelven? Als je het zo stelt, is het antwoord unaniem in het voordeel van de eerste optie. Inderdaad, dat zeggen we allemaal, nu nog de praktijk: geen woorden maar daden!

Freek Donders
www.libron.nl