Jawel, jawel, budgetteren doen we in Excel

Ken je dat, dat unheimliche gevoel in de laatste dagen van je vakantie? De lucht kleurt zwart van naderend onheil: de budgetronde komt onontkoombaar op je af. Een lawine van spreadsheets dondert van de top floor tot in de spelonken van het bedrijf. De jaarlijkse “bloed, zweet en tranen periode” is nakend. Uit ervaring weet je dat “vorig jaar plus/min” niet meer werkt. Ik besloot mijn langjarige ervaring met ontwerp van budgetsystemen kort samen te vatten.

Die Excelletjes, wat moet er wel/niet in?
Kijk, niet elk bedrijf heeft zo’n mooi dataminingsysteem. Dan maar Excel, toch? Afzet gegevens (aantallen hardware, software en diensten) van jouw bedrijf, concurrent 1 t/m 3 en de rest van de betreffende deelmarkt. Afzet máál de prijs geeft omzetten (geld). Dat doe je voor dit jaar (Year End Forecast), twee jaar geleden en twee jaar vóóruit. Het deelsommetje levert de marktaandelen. Deze vingeroefening resulteert in een matrix(je) van producten en deelmarkten ofwel een enkel plakje van een cake. Het is zoiets als een cake bakken, maar dan plakje voor plakje, waarbij de chocoladevlekken jouw marktaandelen voorstellen. Die chocoladevlekjes moeten natuurlijk groeien.

Budgetteer concréét
Dus NIET alléén geld, heren bedrijfseconomen. Nee, we plannen de verkoop in uren, kilometers, aantallen klanten etc. Dingen die je kan vastpakken en meten. Zó komt onzin boven drijven. Bijvoorbeeld 7 vertegenwoordigers bezoeken per dag met 50 km gemiddelde afstand is bijna een dag auto rijden. Onzin dus.

Coderingen
Van appels en peren kun je een dubbeldrankje maken, maar in een budget moet je dat te vuur en te zwaard bestrijden. Markten en produkten worden dus gecodeerd. Markten in NACE en producten in Prodcom. Als dat niet kan (vaak ijlen die codes behoorlijk na op de situatie van 2000-nu), dan zorg je wel dat ermee blijft sporen. Gebruik de dichtstbijzijnde code en voeg voor verbijzondering desnoods wat digits toe. Maar blijf sporen en . . . laat ze vermelden.

Format
Schrijf een format voor. Dwingend dus. Afwijkingen worden gestraft met in de hoek staan en bij herhaling volgt algehele uitsluiting van salaris. Zorg dat er geen lucht in gaten en spleten kan zitten.
Ook dat iedereen hetzelfde doet, anders wordt aggregeren (turven) onmogelijk.

Cellen op slot
Er zullen altijd artiesten zijn die het spreadsheet willen verbouwen om dat hun situatie zo volstrekt bijzonder is. Op slot die dingen. Als men echt argumenten heeft die hout snijden, verbouw je het format voor allemaal en niet voor één afdeling.

Bronnen
Verplicht het benoemen van bronnen. Dikke natte duim mag wel, maar even hardop schrijven.
Ook vermelden van jaar, methode en doelgroep waarop het betrekking heeft svp.

Consistentie
Zorg dat ELKE produkt-marktcombinatie “spoort” met voorgaande jaren en gehanteerde coderingen.

Plausibiliteit
Verkoop voorspelt een dramatische groei. Da’s mooi. Minder mooi is als dat fenomeen niet terug te vinden is in de marketing en/of communicatiekosten. Gebakken lucht in dat geval. Zorg ervoor dat alle handelingen als een rode draad van verkoop tot en met het poepertje van het budget in geld één doorgetrokken lijn is van oorzaak en gevolg.

Bottom up en handjeklap
De basis van elke budgetronde zijn de verkopers. Punt. Maar wat zou JIJ doen als je verkoper bent? Juist! Je geeft een forecast af die 100% gedekt is door “bestaande klanten” zodat je provisie afgedekt is. Mis! Wat je weet is dat je terugkomt van de budgetpresentaties met twee opdrachten: méér omzet en minder kosten. Nou, is DAT even een verrassing? Maar je geeft je wisselgeld niet bij voorbaat weg. Die meer omzet komt uit nieuwe klanten. Wèl even laten benoemen in een wensenlijstje en wel met naam en toenaam.

A night in the Zoo
Maar dan hebben we nog de Zwarte Zwanen en de Witte Olifanten. De eerste zijn de totaal onverwacht (kom nou toch) vertrekkende top accounts. Als je daarvoor een mini rampenplannetje had klaar liggen kun je de schade wellicht beperken. Anders ben je de “L”. Als je het niet zag aankomen (klachten, afboekingen) kan dat ook door fusies of een contactpersoon waarvan de vriendin bij je klant werkt, maar ze “liggen in scheiding”. De Witte Olifant is een verhaal apart. Mooi meegenomen, maar meestal voor een prijs waarvoor je nog nèt je productiepersoneel aan boord kan houden. Deze budgetteren we niet mee.

Je maintiendrai
Nu dit alles minstens één Michelin-ster is opgetuigd ga je niet op je krent zitten wachten tot het voorspelde wonder zich voltrekt. Nee, blijven checken of “ze” wel doen wàt wáár en wannéér is afgesproken.

Nou, sterkte gewenst
Jos Steynebrugh
Marketing & Innovatie Consulent