Wanneer ik op de kalender kijk zie ik dat het al bijna einde zomer is. Voor de grote organisaties betekend dit: de start van het begrotingsproces. Als Excel-fanaat met financiële achtergrond ben ik altijd erg geïnteresseerd in begrotingsprocessen. Vaak worden alle Excel-registers opengetrokken en meen ik soms rook uit de PC’s te zien als er weer een nieuwe versie wordt her-berekend.

Een kennis, werkzaam bij een beursgenoteerde onderneming, gaf laatst aan dat hij had berekend hoeveel manuren er in zijn organisatie ongeveer aan de begrotingen werd besteed. En wat de kosten daarvan waren. Hoeveel dat was? Veel. Zo’n 25% van alle manuren van financiële afdelingen werd besteed aan begroting rondes.

Hij was ook juist begonnen met de nieuwe begrotingsronde en vertelde me dat de begroting op zeer nauwkeurig detailniveau werd opgebouwd. Na heel veel berekeningen, discussies, ontploffende Excel sheets en een enkele vloek gaan de cijfers uiteindelijk naar het hogere management. Om vervolgens te horen: “We moeten bezuinigen, we zetten de ‘target’ op XX miljoen lager dan vorig jaar!”, of: “Doe toch maar 10% bovenop de omzet van vorig jaar, de CEO wil groei zien”. Slik. Oke, geeft niets. We zijn toch lekker bezig geweest. Lekker spielen in Excel, beetje team-builden met de collega’s…

Wat gaat er mis? Dit is een mooi geval van schijnnauwkeurigheid. De Vakidioot* start meestal heel goed vanuit de vraag: “waartoe maken wij een begroting?”. Er is uiteraard ook een goede planning aanwezig. Maar dan gaat het mis: de start. Om precies te zijn: het detailniveau van de start. De Vakidioot* denkt dat een toekomst te berekenen is. Met als start het verleden. Dus: men neme het meest gedetailleerde informatieniveau dat denkbaar is en kijkt naar beschikbare informatie; historische gegevens, orderportefeuilles, contracten. En dan het magische moment: al deze data wordt in Excel gezet. In één of meerdere bestanden, met één of 53 tabbladen (echt gezien!).

De basis is gelegd, en vanaf dat moment is een nieuwe waarheid geschapen. Die waarheid wordt bewerkt, geïndexeerd, verrijkt met kennis en inzichten uit alle plekken van de organisatie. De nieuwe waarheid wordt bediscussieerd, met vuur bestreden en verdedigd. Maar de nieuwe waarheid geeft al lang geen antwoord meer op de oorspronkelijke vraag.

De Vakidioot* is die oorspronkelijke vraag vergeten. Het antwoord op de oorspronkelijke vraag is namelijk altijd iets in de trend van: “de begroting dient om richting geven aan de aandeelhouders” of “uitdagende targets stellen”. En hiervoor is het niet nodig om alle details te weten. Sterker nog: teveel details vertroebelen alleen maar het einddoel.

Moraal van dit stukje: wanneer Excel bestanden te groot en te complex worden is het vaak goed om te analyseren wat er beter kan. Technisch kan er vaak veel verbeterd worden waardoor bestanden kleiner, sneller en stabieler worden. Maar soms is het ook goed om er even boven te zweven. En om dan soms toe te geven: het was leuk, leerzaam en uitdagend om dit stukje levenswerk te bouwen. Maar deze methodiek van begroten heeft te weinig toegevoegde waarde voor onze organisatie.

---
Vakidioot*: goed geschoolde en bedreven controller met liefde voor zijn/haar vak en bedrijf.
---

René Slagter is partner van InfoManagers.nl en auteur van “Rapporteren in Excel”.