10 tips voor beter budgetteren

Hoewel elke organisatie jaarlijks het planningsproces doorloopt, heerst in maar weinig organisaties het gevoel dat dit effectief en efficiënt gebeurt. Ondersteuning om de planningscyclus opnieuw in te richten biedt uitkomst. Het planningsproces en dan met name het budgetteren en forecasten, is binnen de meeste organisaties een ondergeschoven kindje. Het wordt ervaren als ingewikkeld, tijdrovend en bovenal een verplicht nummer waarop u aan het eind van het jaar wordt afgerekend.

Echter, als we toekomstige ontwikkelingen willen managen, maken we het liefst gebruik van ooit door de financiële afdeling gemaakte budget- en forecastmodellen. Deze modellen worden vaak in Excel gemaakt en sluiten goed aan bij het administratieproces, maar nauwelijks bij de belevingswereld van het verantwoordelijk management.

Snel en gebruikersvriendelijk plannen

Plannen is een continu proces, waarmee niet alleen de financiële afdeling zich zou moeten bezighouden, maar ook en vooral de verantwoordelijke managers. Organisaties die permanent plannen, hebben een beter inzicht in de gevolgen van beslissingen die zij nemen.

Startpunt voor de planning vormen modellen die gebaseerd zijn op voor managers herkenbare business drivers of stuurvariabelen. De verlies & winstrekening is een resultante. Een scorecard met niet-financiële kengetallen vergroot het inzicht. Dit in tegenstelling tot traditionele modellen waarin vooral wordt gepland op financiële posten.

10 tips voor beter budgetteren

1. Kijk af bij andere bedrijven
   Niet alle bedrijven lijken op elkaar, sommige bedrijven hebben een interventie doorgevoerd die goed werkt, dit noem je best practices. Met welke specifieke verbeteringen in planningprocessen zijn deze organisaties bezig? wat zijn best practices? Kijk of deze doorvoering ook voor jouw organisatie werken.
2. Maak een spreadsheet
   Stel van tevoren een uitvoering van een plan budgettargets vast, waar liggen de uitgaven? En voorspel hoeveel die gaan kosten. Start het proces zo laat mogelijk dus wanneer je alle voorspellingen weet.
3. Reken wat ruimte in
   Bedenk dat hoe goed je ook berekent van tevoren het op voorspellingen gebaseerd blijft. Reken dus meer ruimte in dan je verwachtingen. Leg ook geld apart voor uitbreiding in het plan of personeel. Details worden zo veel mogelijk vermeden. Focus ligt op de meest volatiele en materiële line items van de P&L en Balans. Het is een misvatting te veronderstellen dat het voorspellen van details leidt tot een hogere forecast accuracy!
4. Zoek naar bezuinigingen
   Zit je krap bij kas maar moet die cruciale factuur betaalt worden? Het geld kan ergens vanuit je plan komen. Dan zul je ergens in moeten bezuinigen. Kijk vooral naar items waar jij zelf grote controle over hebt. Ook kun je wachten met nieuwe inkopen tot de volgende rekening. Reken dan op de voorraad.
5. Bekijk de balans vaker
   Veel bedrijven trekken jaarlijks een budget. In ieder geval zouden kleinere bedrijven dit vaker moeten doen. Maandelijks bijvoorbeeld en plan maar 2 a 3 maanden vooruit. Zo zijn verkeerde berekeningen of verwachtingen minder schadelijk.
6. Shop voor nieuwe diensten en leveranciers
   Wees niet bang om te kijken naar de concurrenten van je diensten of leveranciers om geld te besparen.
7. Beloon op werkelijke prestaties
   Werknemers hebben altijd recht op beloning na goed geleverd werk. Wanneer het doel is gehaald. Stel duidelijk vast wat je van ze verwacht.
8. Gebruik maken van het verleden
   Als men een budget opstelt, kan men veel patronen herkennen in het verleden. Deze patronen helpen bij het opstellen van het budget voor de toekomst.
9. De budgetcyclus vindt plaats zo laat mogelijk in het boekjaar, bijv. in de maand november als het boekjaar een regulier kalanderjaar omvat. Het voorspellend vermogen van de organisatie vermindert immers naarmate de planningshorizon van uw budget verder weg in de toekomst ligt.
10. De budgetcyclus wordt afgerond in een korte, zeer gefocuste periode.

Budgetteren is niet moeilijk maar zeer belangrijk. Het doel is om genoeg geld te hebben om de organisatie draaiende te houden, te laten groeien, te concurreren en een gezonde bedrijfssituatie te garanderen.

Door de ontwikkelingen van het afgelopen jaar is het duidelijk geworden dat de toekomst er totaal anders uit kan zien dan we nu verwachten. De toekomst trekt zich weinig aan van onze voorspellingen. Zij blijft stug haar eigen gang gaan. Niettemin is kennis van de toekomst voor organisaties van vitaal belang. U kunt niet sturen via de achteruitkijkspiegel. Bedrijven moeten via planning en forecasting een beeld krijgen hoe markten zich redelijkerwijs ontwikkelen om slagvaardig te anticiperen op veranderende omstandigheden.

Herkent u onderstaande fricties in uw planningsproces?

• De budget- en forecastmodellen barsten bijna uit hun voegen en zijn niet toegesneden op de beantwoording van nieuwe vragen of de doorrekening van scenario’s.
• Eigenlijk wilt u dat het management zelf hun budget invullen in plaats van de controllers die dit nu doen.
• De financiële afdeling consolideert alle teruggekomen budgetten en forecasts handmatig. Dit kost hen veel te veel tijd.
• Alle managers hebben hun model reeds ontvangen en zijn aan het budgetteren cq forecasten geslagen als een fout in het model wordt gevonden. Dit moet even bij alle managers worden aangepast…
• De aansluiting met de gegevens uit rapportages is ver te zoeken.

Als u deze fricties herkent, wordt het tijd om het planningsproces te moderniseren. Er bestaat echter geen standaard blauwdruk voor een ideaal planningproces, omdat bedrijven verschillen in grootte, operationele diversiteit, organisatiestructuur, cultuur, management stijl en visie. Er is daarom een ‘op maat’ ontwerp noodzakelijk die bovenstaande aspecten in ogenschouw neemt.

De controller speelt een cruciale rol in het opzetten en implementeren van een periodieke forecasting cyclus. Hij/zij zal de forecasts valideren, de lijnmanagers voorzien van management informatie die relevant is ter ondersteuning van de te nemen beslissingen in de consensus meeting. Kortom, de controller komt “in control”en “in business”: een stap voorwaarts van zijn traditionele rol als scorekeeper naar de rol van volwaardig business partner.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bron: Kennis Portal & ManagerNet door: Bas Komen