Bij Pauw en Witteman had een Telegraaf journalist weer eens zijn huiswerk niet gedaan. Zijn conclusie was dat Alexander Pechtold met 450 kamervragen de hele 2e kamer lam zou leggen. Maar is dat zo? Een vergelijking met het bedrijfsleven levert een heel ander beeld.
Case 1: Donnelley Vierhand, 1982.
Nederlandse vestiging van Amerikaans bedrijf met 120 medewerkers en een omzet van 24 Mln. Hf.
Donderdag 16:30 uur. Een fax “from Headquarters”. Ze behelst de aankondiging van een Audit. Vijf accountants zullen zich ’s de volgende morgen om 09:00 uur bij ons melden. Ze hebben toegang tot elke kast, lade, systeem of boekhouding. Ze kunnen elke willekeurige medewerker interviewen. Precies 15 minuten kreeg ik om ALLE documenten m.b.t. marketing, budgettering en verkoop te produceren. Gebruik zo nodig een steekwagen. Tijd voor uitwerking: twéé dagen.
Case 2: Siemens Nederland, 1999
Ruim 3600 medewerkers. Maand van tevoren brief, midden in de budget periode. Aankondiging “Revision 2000” ofwel een audit. Veertig (40) op speciaal getrainde collegae staan voor de deur. ALLES wordt doorgelicht met een uniforme vragenlijst die voor alle vestigingen in alle landen gelijk is. Alles komt aan de orde: EFQM, kwaliteitzorg, sales, marketing, administratie, processen, de hele rimram. Een lijst van ruim 500 vragen moet in dialoog met de Revisionisten worden ingevuld. Tijd: 14 dagen.
Informatie
In een helikopterview plaatsen we informatie in een matrix met twee assen: bekend ja/nee en publiceren ja/nee. Zo ontstaan vier kwadranten:
1. Gegevens bekend, willen we geven
2. Gegevens bekend, willen we niet geven
3. Gegevens niet bekend, willen we wel geven
4. Gegevens niet bekend, willen we ook niet geven als ze WEL beschikbaar komen
Bermuda Army Method
Hierbij worden gegevens ingedeeld in drie klassen: Must, Desired en Nice to know.
Hierbij zijn Musts die gegevens die er moeten zijn, al komt de onderste steen boven. Desired zijn gegevens die wel waardevol zijn, maar niet strikt noodzakelijk. Niceties zijn meestal gegevens die dienen als context voor de eerste twee categorieën. Het moge voor zich spreken dat ze ook in deze volgorde worden opgewerkt.
Eerste inventarisatie
Om een beetje gevoel te krijgen voor de workload, die gepaard gaat met het opwerken van gegevens, kijken we eerst naar het aantal Musts en het deel daarvan dat al beschikbaar is. Dat zou best wel eens het beroemde Pareto percentage ofwel 20% kunnen zijn. De resterende 80% verdelen we over Desired (64%) en Niceties (16%). De Desired vragen die nog niet beschikbaar zijn krijgen een label “todo”, door wie en een datum van oplevering. De Desireds worden geparkeerd voor later, eventueel of “Nono”. Nee, nee, nee, NIET schrappen. Da’s wat anders. Als je ze schrapt weet je een jaar (of medewerker) later niets meer.
Aan de slag
Een methodiek die zéér geschikt is voor dit soort cijferklusjes is een door Harvard University ontworpen methode met de naam CAIRO-RIO. De methode levert transparantie en past naadloos in Excel. (*) Zie link onderaan deze colomn.
Data sources
Uit mijn langjarige ervaring met budgetsystemen weet ik dat Nederland in vergelijking met andere landen een statistisch paradijs wordt genoemd. Je kan zo gek niet verzinnen, of wat je wil weten, beschikbaar. Centraal Bureau voor de Statistiek en Centraal Plan Bureau kent iedereen. Maar er is veel meer. Denk aan brancheorganisaties, productschappen, belangenverenigingen. Maar je kan ook een notaris onderzoek starten met je concurrenten. Dan zijn er nog de commerciële marktonderzoekbureaus. En als “het” er echt niet is kun je nog de militaire schatting doen: laat een aantal mensen onafhankelijk van elkaar schatten, verwijder de extreme waardes en middel de rest.
Case 3: Bedrijf Nederland BV
Aantal medewerkers: 16,3 Mln. Omzet 636 Mlrd. Alexander Pechtold D66 stelt 450 kamervragen tegelijk. Heel politiek Nederland en het journaille in de gordijnen. Maar . . . IS dat nou zo gek? Of hadden die vragen niet al lang bekend moeten zijn? Sterker nog: een deel is al gesteld en natuurlijk niet beantwoord? Het bedrijfsleven haalt de schouders op en gaat over tot de orde van de dag.
Ter afsluiting nog even een telefoontje naar de tweede Kamerfractie van D66 gedaan. De complete vragenlijst wordt opgestuurd en . . . het is niet alleen Alexander die hierom vraagt, maar het bestuursverzoek draagt de stem van alle 74 zetels van de complete oppositie. Unaniem. Daar kan “het andere kamp” slechts van dromen. Dus JA, het is haalbaar. JA, het is héél héél héél gewoon. Behalve bij het bad-bad-bad management van het Nederlands politiek testiculum.
Jos Steynebrugh
Marketing & Innovatie Consultant
(*) Link naar CAIRO-RIO model:
Gerelateerde artikelen
Make To Order Reporting
Ronald van Gigch
10 tips voor beter budgetteren
Actueel MNGMNTST
Managers begrijpen weinig van financiën
Koen Perik
Van de wal in de sloot met ERP en BSC
Koen Perik
Het budgetteringsproces afschaffen?
André de Waal
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
To the point opmerking. Als ze slim zijn hebben ze die 450 vragen voor hun eigen visie al ingevuld en klaar liggen. Als inderdaad is afgestemd en over de invulling unaniem consensus is bereikt, zou er theoretisch een hamerstuk liggen.
Groet,
Jos Steynebrugh
- dat 450 Kamervragen teveel zijn of juist niet zoveel?
- dat het afhandelen van 450 kamervragen gemakkelijk is, of zou moeten zijn omdat sommige bedrijven op totaal andere terreinen veel meer vragen in een kortere tijd afhandelen?
2) Het is in sommige opzichten waar dat ambtenaren harder zouden kunnen werken en dus meer kamervragen in minder tijd zouden moeten kunnen afhandelen. Maar om dat te gaan concluderen op basis van een vergelijking van het afhandelen van kamervragen met wat er allemaal op bedrijven afkomt en hoe snel dat afgehandeld moet worden? De aard van de vragen en de context (politieke gevoeligheid, waardoor er altijd politieke, niet-directe aantwoorden gegeven worden) verschillen daarvoor teveel.
Ja, 450 vragen is veel als het huiswerk niet gedaan is. Ja, het is mogelijk ook veel door de wijze waarop in het ambtenarengebeuren wordt gewerkt Ja, het is héél veel als men constant ruimte wil om te kunnen schuiven in de dynamiek van de politieke dag en dus niet WIL antwoorden. Dat laatste moest niet mogen. Je kan niet effectef sturen als water de ene dag bij 100 graden kookt en een dag later bij een andere temperatuur.
Het verschuilen achter "onmogelijk veel werk" is onzin: in het bedrijfsleven gebeurt dat met een jaarlijkse routine. Kwestie van willen of (in grotere bedrijven) afdwingen. Dan voorkom je ook tal van reparatiewetjes en . . . dat normzoekende discussies en handhaving aan de rechter worden overgelaten.
"Waar een wil is, is een wet, maar dan wel met een goed budget " zeg ik dan.
Groet,
Jos Steynebrugh