Make To Order Reporting

Ik droom er al langer van. Een dashboard met alle lopende projecten binnen de Finance afdeling. Met zicht op de status en de actuele bezetting van de medewerkers. Zodat wij als team en keten altijd weten aan welke producten op dit moment wordt gewerkt, wat de impact is van eventuele vertragingen en verstoringen in de keten en hoe wij kunnen voorzien in een ad hoc verzoeken met hoge prioriteit.

Meer met minder is het actuele thema, ook in de Finance afdeling. Meer rapportages, met hogere kwaliteit en sneller, maar wel tegen lagere kosten. De functioneel gescheiden Finance functie, waarbij ieder team separaat werkt aan proces optimalisatie, kan niet meer voorzien in die vraag voor Meer met Minder. Het systeem heeft haar maximum bereikt. De werkdruk op de afdeling neemt toe en men leeft in de waan van de dag.

Dan een eerste lichtpuntje. Lean thinking biedt ook mogelijkheden in de Finance functie. Er is dus een methode beschikbaar die staat voor meer met minder. Maar wel meteen een eerste uitdaging. Bij Lean ga je op zoek naar flow. Sensei's gaan de werkvloer op om te kijken of machines wel logisch zijn geordend, of er sprake is van een continue doorstroming.
Maar die werkvloer en die machines heb ik niet op mijn Finance afdeling. Wat ik wel heb is kenniswerkers in een continue interactie met de door hun gebruikte systemen. Een virtuele valuestream.

En om die zichtbaar te maken, moet die worden vastgelegd. Stap voor stap uitschrijven om weer te kunnen zien wie wat wanneer doet en hoe de activiteiten onderling zijn verbonden. In het uitschrijven merk je opeens dat niet sprake is van 1 tekening. Wat blijkt is dat de tekening per type rapport en per rapportage moment verschilt - een jaarrekening is nu eenmaal anders dan een interne maandrapportage.

En dan komt opeens het beeld. Waar de Finance afdeling vroeger vooral procesmatig bezig was met het verwerken van transactie stromen, zijn die transactie stromen nu grotendeels geautomatiseerd. De omvang procesmatige werkzaamheden is sterk afgenomen. Het werk is verschoven naar de klustering rondom het rapportage moment. Dus we werken eigenlijk al projectmatig, alleen onderkennen we dat nog niet.

Elk rapport kent haar eigen inhoud en specificaties. En het is deze unieke definitie die steeds weer bepalend is voor de aard en de omvang van de werkzaamheden. Even spieken bij de logistiek, leert dan dat wij spreken van Make To Order en in sommige gevallen zelfs van Engineer To Order.
En durf je te spieken bij de logistiek, dan heb je ook meteen een voordeel. Want Nederland kent een grote aantal bedrijven in de maak industrie die opereert op basis van Make To Order en Engineer To Order. En voor deze maak industrie is ook al veel tooling ontwikkeld.

Tooling die het projectmatig werken in een complexe omgeving over afdelingen heen faciliteert. Die ervoor zorgt dat inzicht wordt gekregen in alle noodzakelijke stappen van een project. Inzicht wordt verkregen in onderlinge verbinding. En vooral ook integraal overzicht in alle lopende projecten, de actuele status en de bezetting van de medewerkers.

En dat is dan ook de oorsprong van mijn droom. De toepassing van deze logistieke concepten in de Finance afdeling. De overstap op een projectgestuurde afdeling met Make To Order Reporting.
De basis en meteen ook de startpunt van Lean for Finance.