Een business case wordt gebruikt om een zakelijke afweging te maken of een project te initiëren. Het bestaansrecht van een business case is dat tijdsafhankelijke hulpbronnen als geld of inspanning worden ingezet ter verbetering van een organisatie of onderneming. Een voorbeeld is dat een software upgrade de prestatie van een systeem kan verbeteren maar de business case is dat een bepaalde investering de klanttevredenheid verbetert door een betere prestatie van het systeem.

Business cases variëren van veelomvattend en zeer gestructureerd tot informeel en bondig. Een business case zal enkele of alle van de volgende types van informatie moeten bevatten (afhankelijk van de omvang, timing, schaal en beschikbaarheid van de informatie).

  • Referentie – projectnaam en -referentie, oorsprong/achtergrond/huidige status
  • Context – Bedrijfsdoelen en -mogelijkheden, strategische positionering binnen de organisatie (prioritering)
  • Winstvoorstel – gewenste organisatorisch resultaat, resultaatplanning, organisatorische voordelen, gekwantificeerde winst, kosten/opbrengst, financieel scenario, risico’s/kosten van het niet doorzetten, projectrisico’s (betreffende het project, de voordelen en de organisatie)
  • Focus – Probleem- en oplossingsblikveld, aannames/tegenstellingen, opties die geïdentificeerd/geëvalueerd zijn, onderzoek naar omvang, schaal en complexiteit
  • Oplevering – resultaat, oplevering en geplande voordelen, organisatorische domeinen met impact (intern en extern), belangrijkste aandeelhouders, afhankelijkheden
  • Werklast – aanpak, fase definities, projectactiviteiten, technische opleveringsactiviteiten, werklast schatting/verdeling, projectplan en -schema, kritisch pad
  • Benodigde hulpbronnen – projectteamleiding, projectteambeheer, projectteam hulpbronnen, financiering
  • (verplichte) Toezeggingen – projectgereedschappen, rapportageprocessen, opleveringsschema, financieel budget/schema.

Lees ook:

Lean als je beste business case

De kunst is om de Business case zo compact en duidelijk mogelijk te maken. Streef niet naar volledigheid op alle bovengenoemde onderdelen. Minder is meer! Gebruik wat bij uw situatie past. De volgende 7 regels kunnen daarbij helpen.

De 7 gouden regels van een business case

  1. Een business case is niet ‘alleen maar’ een financiële afweging van kosten en baten, maar bevat ook doelen en meetbare resultaten, een globaal ontwerp van de doelsituatie, de effecten op de staande organisatie, een risicoanalyse en een aanpak voor uitvoering en invoering.
  2. Bewaar een business case als een relatief zwaar instrument voor beslissingen die er echt toe doen. Vaak zie je dat bedrijven een business case verplicht stellen boven een bepaalde investeringswaarde. Criteria als verwachte opbrengstwaarde, effect op marktverhoudingen, innovativiteit, complexiteit/ risico’s zijn minstens zo belangrijk. Door deze criteria mee te wegen in het besluit of een business case moet worden opgesteld richt men tijd, kosten en managementaandacht op initiatieven die er écht toe doen.
  3. Een business case is tevens een belangrijk hulpmiddel om tijdens de projectfase keuzes in lijn met de business case te maken (of daar beargumenteerd van af te wijken). De business case moet dus op tafel blijven tot en met de projectevaluatie.
  4. Een business case moet een probleem-eigenaar van vlees en bloed in het lijnmanagement hebben.
  5. Een business case moet mikken op 50% anders, niet op 5% beter. Wees ambitieus, zonder uiteraard de realiteit uit het oog te verliezen.
  6. Bijna geen project kan nog zonder ICT. De oplossingen die morgen nodig zijn vereisen meestal ook de techniek van morgen.
  7. En tot slot: elk project heeft de potentie vele verbeteringen te brengen ten opzichte van de huidige situatie. Als we de business case erbij pakken zien we doorgaans dat slechts enkele daarvan daadwerkelijk daaraan bijdragen. Dat zijn onze ‘parels’ en deze verdienen onze onverdeelde aandacht. Met andere woorden: pas op voor de ‘scope creep’!

Conclusie
De realiteit bij veranderingen zonder Business Case is vaak dat de winstbijdrage overschat wordt, de risico’s onderschat worden. Maar niets doen moet ook altijd als optie worden onderzocht, inclusief de kosten en risico’s van inactiviteit. De rechtvaardiging van een project zal namelijk worden afgeleid van al deze informatie.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. Bronnen: WikiPedia en Financieel Management: Joost van Bilsen en Eric van der Wolk.

Kennisbank onderwerpen:

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

x