Haal alles uit je POP-gesprek

Wil je manager dat je een persoonlijk ontwikkelingsplan, ook wel POP, opstelt? Weet je eigenlijk wel precies wat een POP is? Zit je in over je functionerings- of beoordelingsgesprek? Onvoorbereid een POP-gesprek voeren, is gedoemd te mislukken. Ook hier geldt dat een goede voorbereiding het halve werk is. Acht tips:

1. Stel de juiste vragen
   Tijdens de voorbereiding denken beide gesprekspartners na over zaken als de wensen en eisen, de sterkten en zwakten en de kansen en bedreigingen. De leidinggevende kondigt twee weken van tevoren het POP-gesprek aan en vraagt zijn medewerkers na te denken over de volgende vragen:
   • Waar ben ik goed in?
   • Wat vind ik het leukst aan mijn werk?
   • Maak ik daar in mijn huidige functie voldoende gebruik van?
   • Wat zijn mijn te ontwikkelen punten en wat zou ik daarin kunnen verbeteren?
   • Welke andere werkzaamheden zou ik leuk vinden?
   • Waar liggen mijn ambities op de langere termijn?
   • Welke kennis denk ik in de toekomst nodig te hebben?
   • Waarover ben ik het meest tevreden?
   • Wat zijn mijn grootste successen geweest in het afgelopen jaar?
   • Wat denk ik in de toekomst (extra) nodig te hebben om mijn werk goed te kunnen blijven doen?
   • Wat zijn mijn ambities in mijn huidige functie?
   • Wat zijn functies die mij erg aanspreken?
   • Wat is op dit moment mijn grootste uitdaging?
   • Voor welke onderdelen in mijn werk ben ik het meest gemotiveerd?
   • Waar zie ik erg tegen op?
   • Wat doe ik buiten mijn werk het liefst?
   • Wat is er nodig om mijn loopbaanwensen te realiseren?
   • Wat zijn daarbij de belemmeringen?
2. Afstemming
   Een week voor het POP-gesprek wisselen leidinggevende en medewerkers hun gesprekspunten uit. Hierdoor weten beiden wat in het gesprek aan de orde komt (geen verrassingen). In ieder geval worden de doelstellingen en afspraken van het voorgaande POP-gesprek besproken. Beiden kunnen zich goed voorbereiden en zo nodig nog het een en ander uitzoeken. Een goede voorbereiding is het halve welk en vergemakkelijkt het maken van concrete afspraken!
3. 'Begin with the end in mind'
   Managementgoeroe Covey zei 't ook al en het werkt echt. Bedenk waar je over een jaar wilt staan. Zie je jezelf andere dingen doen, met andere mensen omgaan, op andere plekken vertoeven?
4. Sobere tijden vragen om creatieve ideeën
   Je kunt overal lezen hoe er wordt geschrapt in ontwikkelbudgetten. Die MBA kun je waarschijnlijk echt even op je buik schrijven. Wat kun je wel aan ontwikkelprojecten doen? Zijn er afdelingen waarop je mee kunt lopen, kun je netwerkgesprekken voeren met andere professionals in je vakgebied? Is er leidinggevend vrijwilligerswerk te doen waardoor je het motiveren van medewerkers alvast kunt oefenen?
5. Ken je speelveld
   Er is veel veranderd in de afgelopen periode, agenda's van leidinggevenden zijn in veel gevallen echt rigoreus anders geworden. Weet je wat er speelt voor jouw leidinggevende? Wat zijn zijn of haar speerpunten, welke zijn organisatiebreed relevant? Pak deze actuele agendapunten of thema's mee in je pitch voor je ontwikkelroute.
6. Hoe houd ik het vol?
   Elk plan heeft een reality check nodig, want hoeveel goede voornemens sneuvelen er niet? Wat heb jij nodig om met je eigen ontwikkeling aan de slag te blijven, wat heeft eerder gewerkt waardoor je je voornemen echt gerealiseerd hebt? Ken je eigen hobbels en verleidingen en stem hier je planning op af. Schakel je leidinggevende in als handlanger, hij of zij kan je regelmatig triggeren. Maak hier concrete afspraken over.
7. Neem je verlies
   Helaas, je enthousiasme wordt niet gedeeld door je leidinggevende, hoe zeer je ook je best hebt gedaan hem of haar te overtuigen. Als je jezelf hoort praten, je adem steeds hoger gaat zitten, je je leidinggevende ziet wegkijken ... Nu is misschien niet het moment om jouw toekomst centraal te zetten. Of je leidinggevende is niet de juist persoon om het er mee over te hebben, hoezeer een POP ook als beleid genoemd staat. Vertrek met opgeheven hoofd en heroverweeg je strategie hoe je je ontwikkeling wel voor elkaar kan krijgen. Wie dan wel je gesprekspartner in deze kan zijn.
8. Gezegd is nog niet gedaan
   Realiseer je dat één gesprek vaak niet voldoende is om tijd, geld en aandacht van je leidinggevende te krijgen. Vat je de gemaakte afspraken SMART samen. Bevestig na je POP-gesprek wat er is besproken, stuur je POP na, en neem je voor binnen afzienbare tijd je manager er aan te herinneren. Zo blijf je 'on top'.

Ook over deze onderwerpen: Het dossier Beoordelen.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (bronnen: GidsOnline door Jacco van den en VKbanen door Yolanda Buchel )