De gemeente als tussenhandelaar?!

Op regelmatige basis zal de redactie van de rubriek ICT&Internet van ManagementSite een CIO interviewen. De geinterviewde CIO mag vervolgens het stokje doorgeven aan een volgende CIO. Doel is om, vanuit ICT perspectief, inzicht te krijgen in de visie en praktijk ervaringen van de CIO.

Waarschijnlijk denken niet veel mensen bij een gemeente aan innovatie en vooruitstrevendheid, maar Paul Prooij, CIO bij de gemeente Haarlemmermeer vertelt enthousiast over de vooruitstrevende, strak georganiseerde ICT organisatie die zijn gemeente tegenwoordig is.

Paul is een gedreven manager met een duidelijke visie en grote ambities:
“Bedrijven zien de 408 gemeenten als klant, maar dat klopt niet: 16 miljoen Nederlanders zijn klant.”
“Echte innovatie zal waarschijnlijk bij nieuwe IT bedrijven vandaan komen.”
“Aanbestedingen remmen de innovatie.”

Wat is je positie en rol in de organisatie

Paul is reeds 6 jaar actief als CIO van de gemeente en verantwoordelijk voor informatievoorziening en automatisering. Het team bestaat uit 60 FTE's verdeeld over 3 afdelingen. Daarnaast is er ook nog een 'CIO Office'. Een strategisch team en Pauls klankbord ten aanzien van de IT visie en innovatie.

De gemeente heeft een zeer complexe ICT omgeving: "mijn jarenlange werkervaring bij de gemeente, het kennen van de processen, heeft het voor mij mogelijk gemaakt de ICT omgeving te optimaliseren en te innoveren".

Wat is er in 6 jaar gebeurd?

De eerste belangrijke stap in innovatie was de ontwikkeling van het digitale loket: maar liefst 220 producten van de gemeente werden gedigitaliseerd door middel van intelligente formulieren en integratie met DigiID.

Zes jaar geleden werd de organisatie gekanteld van directiemodel naar publieksmodel. Hiermee veranderde de manier van denken: vanuit producten naar processen. Dit leidde automatisch tot een flinke stroomlijning en vereenvoudiging van de gehele ICT organisatie en 'installed base'. De nieuwe manier van werken is ook doorgedrongen tot de ICT organisatie; een jaar geleden is er voor gekozen om de 'harde' ICT teams te centraliseren in slechts 2 ICT beheer rollen, Operators en Administrators. De ICT organisatie heeft nu duidelijke rollen, taken en verantwoordelijkheden en veel minder eilandjes, waardoor er minder ruis en meer duidelijkheid is. "Ten opzichte van de oude situatie is het een hele verbetering" aldus Paul.

End-to-end automatisering

Het kantelen heeft ook gezorgd voor stroomlijning van de processen rondom de 220 producten van de gemeente. Deze zijn nu 'gevangen' in 55 gestandaardiseerde processen. Veel processen lijken immers op elkaar, bijvoorbeeld de aanvraag voor een bouw- en parkeervergunning. Tevens is het mogelijk geworden geautomatiseerd externe partijen opdracht te geven voor bijvoorbeeld het repareren van een lantaarnpaal. Paul noemt dit 'end-to-end automatisering'.

Overigens heeft het kantelen van de organisatie 15% aan kostenbesparing opgeleverd. Het aandeel van ICT is niet duidelijk, maar het heeft zeker een bijdrage geleverd.

Wat heeft je aandacht komend jaar?

De basis ICT infrastructuur en organisatie staat en loopt nu dus gesmeerd. "Dit geeft ons de ruimte om te focussen op strategisch beleid en innovatie". Paul stopt hier veel tijd en energie in en ziet dat ook als één van zijn belangrijkste taken. Er zijn 5 thema's die Paul intensief bezig houden: Social, Cloud, Mobile, Big Data en Security.

Een voorbeeld is dat de gemeente een aparte 'security officer' heeft. Een noodzakelijke en strategische keuze: "meer en meer informatie is beschikbaar 'buiten de muren' van de gemeente (mobile devices en Cloud Computing), er wordt meer en meer samengewerkt met externe partijen en de digitale criminaliteit neemt toe", aldus Paul.

 Innovatie, 16 miljoen klanten en de gemeente is tussenhandelaar

Als we het over innovatie hebben ontstaat er een twinkeling in de ogen bij Paul. Hij zit boordevol ideeen, ambities en heeft een duidelijke visie. Cloud Computing heeft de laatste jaren al een grote impact gehad en Paul voorspelt dat de komende jaren nog veel innovaties zullen volgen. Paul denkt dat bestaande IT bedrijven, met hun service- en onderhoudsverdien model, moeite zullen hebben bij te dragen aan innovatie bij gemeenten. Deze organisaties richten zich van oudsher op de gemeenten als eindklant. Dit zijn er 408 en in de praktijk merkt Paul dat dit aantal te vaak te gering is voor bestaande IT bedrijven om met innovatieve concepten te komen: "het past namelijk niet in hun bestaande business model". Paul denkt dan ook dat de innovatie veelal van nieuwe (nog op te richten) bedrijven gaat komen. Bedrijven die 16 miljoen Nederlanders als klant zien, met gemiddeld 30 miljoen transacties met de gemeente per jaar.

De rol van de gemeente verschuift. Door de digitalisering verdwijnt de tussenhandel dus ook de gemeente als tussenhandelaar van rijksuitvoeringswetgeving. De overheid legt taken en richtlijnen bij de gemeenten neer, externe commerciele partijen gaan voor de invulling zorgen “Pay per Use” en de gemeente zorgt voor de koppeling, monitoring en regie.

Enkele voorbeelden van mogelijke innovaties

• Verminderen file druk en meten verkeersdrukte door bijvoorbeeld de stoplichten en gegevens van bruggen in de gemeente te koppelen aan navigatiesystemen

• Allerlei diensten gebaseerd op een in 3D in kaart gebrachte gemeente: zoals 3D aangeleverde constructie tekeningen ingepast in een virtuele gemeente ten behoeve van een bouwvergunning of op basis van de nieuwste technologie deze 3D foto’s van de gemeente omzetten in cad modellen, waardoor er aan gerekend kan worden en jaarlijks zonder ambtenaren geheel digitaal gemeente belasting geheven kan worden.

• Elk jaar weer vindt er een run op uittreksel bevolkingsregister plaats vanwege het nieuwe schoolseizoen. Feitelijk zou je dit proces helemaal kunnen automatiseren zonder dat de gemeente hier nog direct werk aan heeft en het levert de burger gemak. Ouders zouden bijvoorbeeld zelf via een website of email toestemming kunnen geven, in dit geval aan de school, om de gegevens automatische te versturen. Het is immers informatie van de burger en die de burger reeds een keer heeft afgegeven en staat al in de systemen.

Wat doet je 'pijn'?

De (Europese) aanbestedingen kosten extra tijd en geld, geld van de burger wat op een betere manier besteed zou kunnen worden. Tevens remt het innovatie. Het zou vaak effectiever uitpakken in kleine effectieve stappen van resultaat naar resultaat te komen en onderweg bij te sturen, omdat het einddoel lang niet altijd helder of duidelijk is. Uiteraard zijn er wel omwegen om dit te bereiken, maar dat is administratief erg veel werk. Het is natuurlijk goed het publiek te tonen dat er marktconforme contracten worden afgesloten, maar deze werkwijze ontneemt Paul dus wel enige vrijheid.

Samenwerking tussen gemeenten

Wat klopt er van het beeld dat gemeenten vaak het wiel uitvinden en dat het veel efficiënter zou kunnen? Paul legt uit dat er al steeds vaker samenwerking plaatsvindt tussen gemeenten. Zo besteedt de gemeente Aalsmeer veel werk uit aan de gemeente Amstelveen, omdat de gemeente Aalsmeer te 'klein' is om het zelf te organiseren: het zou zeer inefficiënt en dus nodeloos duur zijn. Maar soms is samenwerking onmogelijk, zoals in het geval van parkeervergunningen: de verschillende gemeenten hebben allemaal eigen parkeerregels, -vergunningen en -benamingen met als gevolg: een vergunningsaanvraag met 650 varianten. Daar wordt geen burger meer wijs uit.

Gemeenten werken dus wel degelijk samen op het gebied van automatisering, met kostenbesparing als belangrijke drijfveer, ook omdat de overheid de gemeenten steeds meer taken toebedeelt. De gemeente zelf zal zich meer en meer richten op informatiemanagement en -architectuur.

Arbeidsmarkt en ontwikkeling

Paul denkt dat er een duidelijke verschuivingplaats gaat vinden van hardcore IT naar meer en meer Business informatiemanagement en -architectuur, mede ingegeven door de ontwikkeling van cloud computing. Paul vindt dat het HBO en WO onderwijs te ver achterlopen op de huidige en toekomstige markt. De gemeente is dan ook nauw betrokken bij speciale opleidingsinitiatieven zoals www.strictlyforbusiness.nl. Verder vindt Paul de vacature- en inhuurstop bij de overheid een begrijpelijke maar verkeerde keuze. De komende jaren zal 30% van de ambtenaren met pensioen gaan; juist nu zouden jonge medewerkers aan ervaren krachten moeten worden gekoppeld om de enorme hoeveelheid aanwezige kennis over te dragen.