Efficiënter IT beheer

Al geruime tijd bekruipt mij het gevoel dat er tijdens aankooptrajecten van een nieuwe IT omgeving en bij IT beheer in een bestaande omgeving veel onlogische en kostenverhogende beslissingen genomen worden.

Drie aandachtsgebieden voor beter IT beheer

1. Ten eerste wordt tijdens de hele uitdaging om het mogelijk goedkoper en sneller te doen veel te weinig stilgestaan bij het stroomverbruik van alle (rand) apparatuur en de kansen om ook hier het MVO gedachtegoed te omarmen.
2. Verder zien we dat inkopers of inkopende managers / gebruikers verschillend kijken naar het programma van eisen. Ook de beoordeling van de aangeboden offertes gebeurt op basis van persoonlijke voorkeuren.
3. Tot slot blijkt dat er binnen elke op zich goed functionerende omgeving relatief eenvoudige en kostenbesparende verbeterpunten zijn.

Zeven tips voor slimmer IT beheer

1. Vervang oude computers, bij voorkeur door een laptop Een pc met monitor van 5 jaar oud verbruiken zo’n 200Watt aan energie. Bij dagelijks gebruik is dat zo’n 130 euro per jaar. Een laptop verbruikt ongeveer 25Watt en levert daarmee jaarlijks een besparing op van ruim 80%.

2. Zet computers uit
Door computers op kantoor ’s nachts uit te schakelen bespaar je al snel 200 euro per computer per jaar. Laat je leverancier daarom een (gratis) tool installeren die pc’s automatisch uitschakelen na werktijd.

3. Maak beter gebruik van uw server
Door gebruik te maken van een centrale ‘remote desktop’ server, in de cloud of op kantoor, wordt er feitelijk niets meer op de werkstations uitgevoerd dan het doorgeven van de beelden. Dit heeft meerdere voordelen. Er kunnen zo genaamde ‘thin clients’ worden ingezet als pc die slechts 7Watt aan energie gebruiken. De lokale pc’s gaan langer mee en het systeembeheer kan veel efficiënter en centraal worden uitgevoerd.

4. Wees kritisch bij het vergelijken van verschillende offertes
Iedere aanbieder heeft zo zijn eigen methode om zijn aanbieding er aantrekkelijker uit te laten zien. De grootste tegenvallers zijn vaak pas na enkele maanden zichtbaar als blijkt dat de geleverde apparatuur en oplossingen te krap bemeten zijn in de offerte. Herstel om weer aan de echte behoefte te voldoen is een tijdrovende en kostbare aangelegenheid. Laat de oorspronkelijke uitgangspunten opnemen als harde voorwaarde in de definitieve offerte.

5. Minder spam, meer tijd
Een goed spamfilter zal door het wegfilteren van onnodige e-mails al gauw 15 minuten per medewerker per dag aan tijdsbesparing opleveren. Nog even los van het feit dat men zich na een storende en niet relevante onderbreking opnieuw moet gaan concentreren op de echt belangrijke werkzaamheden. Onderzoek wijst uit dat je hiermee ruim 1500 euro per medewerker per jaar bespaart.

6. Synchroniseer met uw smartphone
Door de mailbox, agenda en contactpersonen met een smartphone of tablet te synchroniseren kun je onderweg zaken direct afhandelen. Bij terugkeer op kantoor scheelt dat kostbare tijd. Een correcte synchronisatie met de smartphone bespaart al gauw 5 tot 10 % van je werkbare tijd per dag.

7. Breng structuur aan
Er gaat dagelijks veel tijd verloren door het niet snel kunnen vinden van de juiste en meest actuele bestanden. Door een overwogen keuze te maken voor bestandsnamen of het plaatsen van nummers voor de titels, worden de bestanden mappen beter en systematisch geordend. Door meer overzicht worden gegevens en bestanden sneller gevonden. Dit levert een besparing op van al gauw 1000 euro per medewerker per jaar.

Schoenmaker blijf bij je leest

Veel ondernemers proberen IT gerelateerde werkzaamheden willens en wetens zelf te doen. Dit kost veel tijd en energie. Een functioneel en veilig ICT en internet worden steeds belangrijker. Besteed het uit aan een expert die veelal in een kwart van de tijd klaar is. Doe vooral die dingen waar je goed in bent en waar je passie is. Daar liggen de grootste kansen om als bedrijf succesvol te zijn en onderscheidend vermogen met meerwaarde te creëren.