Afslanking, boventalligheid, ontslag

"Daar stond ik dan. Dertien jaar had ik gewerkt bij het ict bedrijf. Er moesten tien van de vijftig mensen van mijn afdeling uit. De omzet was dramatisch teruggelopen. Toch heb ik maanden lang gedacht dat het mij niet zou overkomen. Ik was één van de weinigen met een bijzonder specialisme op het gebied van Java Script. Mij zouden ze zo snel niet kunnen vervangen zonder enkele grote klantcontacten in gevaar te brengen. Het liep toch anders."

Aan het woord is André. In 2008 raakte hij boventallig. Ik ontmoette hem in het kader van mijn werkzaamheden rondom verlies bij organisatieverandering. In dit artikel een verslag van zijn ervaringen en die van een leidinggevende in hetzelfde concern. Concrete tips voor collega's en leidinggevenden die worden geconfronteerd met boventalligheid.

Rouw als keerzijde van loyaliteit

"Ik was in shock. De laatste weken voor het gesprek waarin werd aangekondigd dat mijn baan zou verdwijnen, kreeg ik langzaam wel tekens dat het misschien toch fout kon gaan. Misschien heb ik mijn kop in het zand gestoken, misschien, maar ik kon ook gewoonweg niet geloven wat er zou gaan gebeuren. Het gesprek verliep chaotisch. Mijn leidinggevende, zo vertelde hij, was ook niet zeker van zijn baan. Hij zei tegen me dat de situatie ook kansen bood. Ik zou maximaal zes maanden boventallig worden. Ik weet nog dat ik alleen woedend was. Op hem, op het bedrijf, op collega's die wel konden blijven."

Hoezeer we ook horen dat 'de ontslagen menselijk zullen verlopen' en hoezeer we vermoeden 'dat we weten hoe ingrijpend een ontslag is', blijkt in gesprekken met leidinggevenden telkens hoezeer zij worstelen met het herkennen en erkennen van wat er daadwerkelijk speelt: een rouwproces. Medewerkers maken het rouwproces mee als 'keerzijde' van het hechtingsproces waarmee ze zich verbonden mensen aan hun baan en aan alles wat daarbij hoort (de collega's, het gebouw, de naam, de competenties, etc.). Rouw is zo de achterkant van loyaliteit.

Wirwar aan emoties bij ontslag

André vervolgt: "Ik merkte dat ik me enorm schaamde. Ook tegenover mijn collega's. Ik dacht lange tijd dat ik onmisbaar was. Ik zei dat ook regelmatig. En nu liep ik rond en zag collega's waarvan ik dacht dat ze zouden moeten vertrekken...maar zij bleven. Dat was moeilijk te verkroppen. Voor mij bleef er werk te doen, zeker de eerste maanden van bij periode van boventalligheid. Ik werkte eigenlijk heel hard die maanden. Liep met een grote glimlach op mijn gezicht rond. Ik zei tegen collega's dat ik al volop aan het solliciteren was en al een paar mooie aanbiedingen had gehad. Collega's prezen mijn voortvarendheid en lieten het al snel voor wat het was. Ik had nog geen brief verzonden en van binnen voelde het als verraad. Ik zat er doorheen. In de auto van en naar het werk huilde ik als een klein kind"

Hoe herken je een rouwproces?
Uitputtende lijsten zijn niet te geven, maar voor leidinggevenden is het goed te weten wat voor reacties en emoties boventalligge medewerkers kunnen tonen en ervaren. Handig te weten, want wat de medewerker zegt, is dus niet noodzakelijk congruent met wat er aan de binnenkant is.

• vermindering van het geheugen
• flashbacks
• rusteloosheid
• verlies van eetlust, of neiging tot teveel eten
• concentratieproblemen
• slapeloosheid of nachtmerries
• absenteïsme
• lusteloosheid
• workaholisme
• verminderde energie
• drugs- of alcoholmisbruik
• chronische vermoeidheid
• teruggetrokkenheid, afwezigheid
• traagheid, lethargie
• hyperactiviteit
• depressiviteit, wanhoop
• prikkelbaarheid, agressie
• verdoofdheid, gevoelsverlies
• zenuwachtigheid
• verwarring, desoriëntatie
• schaamte
• fysieke klachten: buikpijn, hoofdpijn

Als medewerkers of collega's hierover klagen, is het goed te weten dat dit (in zijn algemeenheid) normale reacties van gezonde mensen zijn die rouwen om iets wat ze verliezen of dreigen te verliezen. Doorverwijzen naar de psycholoog of het bedrijfsmaatschappelijk werk is niet meteen nodig. Wat wel?

Tips voor collega's en leidinggevenden: hoe om te gaan met de boventallige medewerker?

Het is een sprookje te denken dat je niets voor een collega zou kunnen betekenen die zijn baan verliest. Toegegeven, in de druk van het eigen werk, de eigen sores, zijn er redenen om je vooral op dat werk te concentreren. Belangrijk, en vooral ook:

• Blijf in contact. Stap zelf op de medewerker af. Collegiaal contact is van groot belang tijdens de periode van boventalligheid:

Göran, een leidinggevende in het concern van André (maar niet André's leidinggevende), volgde in 2008, voorafgaande aan de ontslagronde, een workshop 'Leidinggeven aan de binnenkant van organisatieverandering' met een zestal collega's. Daarover later meer. 'We vertelden dat we van plan waren om in geval van boventalligheid de zaken vooral snel aan te pakken. We dachten dat niemand erbij gebaat zou zijn als medewerkers op de afdeling rond zouden lopen terwijl ze niets te doen hadden. Ook zouden de andere collega's, die blijven, daar maar last van hebben. Ik was me er niet van bewust hoeveel leed we hadden berokkend als we dat hadden gedaan. Het blijkt dat juist het plots afsnijden van de werkplek niet alleen traumatiserend is voor degenen die vertrekken, maar ook voor de achterblijvers. Als je dat niet weet, handel je uit je goedbedoelde intenties toch onprofessioneel. We denken alles goed te weten, maar juist dit soort dingen vond ik belangrijk te weten."

• Wees bereid om te luisteren zonder het hebben van "oplossingen". Probeer geen advies te geven ("Wat jij zou moeten doen, is..."). Accepteer stiltes.
• Praat over alles waarover de medewerker wil praten. Volg dus de agenda van de ander, niet je eigen agenda, hoezeer het verhaal ook irriteert of juist herkenning oproept.
• Vermijd (goedbedoelde!) dooddoeners, zoals "Aan het eind van de tunnel schijnt weer licht".
• Vraag door naar gevoelens. Bijvoorbeeld: "Hoe gaat het met je nachtrust?".
• Spreek niet te snel over je eigen ervaringen ("Weet je, toen ik boventallig was..."). Als een collega de ruimte heeft om zijn verhaal te doen (en meer dan eens), zal hij waarschijnlijk ook openstaan voor de ervaringen van een ander. Maar wel in die volgorde.
• Veroordeel gevoelens niet, juist niet de heftige, die je aangrijpen en tegen jou gericht lijken te zijn.

Concrete hulp voor de medewerker: wat te doen?

André is uiteindelijk enorm geholpen door een intensieve drietrapsworkshop die gevolgd kon worden met andere boventallige medewerkers.

"Met een groep collega's hebben we onder begeleiding stilgestaan bij ons ontslag en de toekomst. Dat gebeurde in drie verschillende dagen. Op dag één stonden we stil bij het effect van het verlies. Dat was heftig en confronterend, maar gek genoeg werd er ook veel gelachen. De dag stond verder in het teken van het ontdekken van de eigen drijfveren rondom werk. Tussen de eerste en de tweede bijeenkomst, een paar weken later, werkten we met een logboek waarin we beschreven wat werk voor ons betekent, wat voor plek het heeft in ons leven en dat van ons gezin. Tijdens de tweede bijeenkomst hebben we gewerkt aan het inventariseren van onze talenten. Voor mezelf best spannend ook: ik deed toch een aantal jaren dingen een soort van automatisch. Maar stilstaan bij wat je echt goed kunt en ook vaststellen dat een aantal van de dingen die ik goed kan, niet in de praktijk breng, was verhelderend. Vanuit deze dag zijn we gaan werken aan een concreet actieplan. Welke stappen gingen we zetten om weer aan de slag te komen? We werden wel steeds erg gewezen op onze eigen verantwoordelijkheid. Er was alle ruimte voor emoties, maar stil in een hoekje zitten, dat was er niet bij. Ook na dag twee weer een stevige huiswerkopdracht. Het voelde schools, maar het dwong me om de juiste acties te blijven nemen. De laatste dag was er een grote betrokkenheid van onze HR afdeling. Zij gaven aan wat de organisatie de komende maanden zou betekenen, waar we op konden rekenen. Heel praktische zaken allemaal. In eerste instantie stond ik wat afwijzend tegenover het traject. Het voelde als een makkelijk goedmakertje van de directie. Zo van 'dan zijn we er gemakkelijk van af'. Een aantal collega's deed daarom ook niet mee aan het traject. Zonde, kan ik nu zeggen. Ik heb door het traject niet alleen beter kunnen accepteren wat me overkwam, ik heb ook snel kunnen solliciteren en met meer focus op wat ik echt wil en kan. Het was een belangrijke stok achter de deur!

Suggesties voor de leidinggevende

Een afslankingsoperatie is niet alleen rot voor hen die boventallig raken. Ook
voor managers is het vaak een emotionele en lastige ervaring. Hoe stoer of zakelijk we wellicht ook (denken te) zijn, het is lastig medewerkers mee te moeten delen dat hun baan verdwijnt en vervolgens hun pijn, woede, verwijt en verdriet te ontmoeten. Toch kun je je erop voorbereiden. Hoe?

• Zorg ervoor dat je over kennis van rouwprocessen beschikt. Maak jezelf bekend met mogelijke reacties en gevoelens van een boventallige medewerker. Het volgen, met je collega leidinggevenden, van een workshop waarin je die kennis verdiept en persoonlijk maakt is een absolute pré.

Göran: "vooraf waren er wel veel vragen over nut en noodzaak van de workshop. In alle drukte een dag vrijmaken om stil te staan bij wat voor emoties organisatieverandering met zich meebrengt, dat leek wat overdreven. We hadden allemaal een management development traject gevolgd, waarin ook aandacht was voor het voeren van 'lastige gesprekken'. Toch was de dag gewoonweg een eye-opener. We maakten verandering en verlies heel persoonlijk. Vanuit onze eigen ervaringen in het omgaan met verlies, kregen we handvatten om verlieservaringen van anderen te herkennen.  Heel confronterend bijvoorbeeld vond ik de oefening waarbij gevraagd werd in kaart te brengen wat de medewerker die het meest in mijn irritatie-zone zat, te verliezen had bij de boventalligheid. Dat geeft bepaald een andere (en mildere) blik op emoties die je kunt verwachten. De gesprekken en teambijeenkomsten die ik daarna moest leiden, bleven lastig, maar ik stond er wel met meer zelfvertrouwen. En doordat ik dingen herkende, kon ik er beter op reageren en lukte het me redelijk om het niet mee naar huis te nemen. In de middag van de workshop hebben we gewerkt aan een concreet stappenplan. Daarin kwamen vragen aan bod als op welke momenten roep je medewerkers samen, hoe organiseer je afscheid, waaraan te denken bij schriftelijke communicatie, etc. Simpelweg dingen waar je niet aan denkt in de hectiek van alledag"

• Als je jezelf om wat voor reden dan ook niet capabel acht om goed met de emoties van de individuele medewerker om te gaan, suggereer dan een collega met hem te spreken. Ken je eigen grenzen en geef die ook aan. Daar heeft je medewerker het meeste aan.
• Laat geduld en begrip zwaarder wegen dan prestatie en resultaat. "Wat kan" is belangrijker dan "wat moet".
• Help de medewerker om op zijn gezondheid te letten.
• Stimuleer het gesprek over het verlies tussen de medewerker en zijn collega's, ook al kunnen de collega's blijven. En zorg ervoor dat dit gesprek gaande blijft, zodat de medewerker ook niet na verloop van tijd geïsoleerd raakt binnen de afdeling.

Aandacht voor het verlies dat medewerkers lijden bij boventalligheid en ontslag, raakt aan de menselijkheid van organisaties. Die aandacht levert veel op: soepeler verlopende afslankingsoperaties, minder ziekteverzuim en prestatievermindering bij achterblijvers, boventaligge medewerkers die sneller een nieuwe baan (intern of extern) vinden en beperking van je imagoschade. Zo bezien de investering waard!

Joost van Wielink is werkzaam bij bureau Zuidema te Leusden. Hij adviseert en begeleidt (mensen in) organisaties bij veranderingsprocessen en leiderschapsontwikkeling.

Zie: Bert Cozijnsen en Joost van Wielink, Over de rooie. Emoties bij verlies en verandering op het werk, Kluwer, juni 2009.