De waarde van goede regie!

Het lijkt zo simpel. Organisaties hebben hun taken onderverdeeld in functies en ze hebben managers aangesteld om de samenwerking tussen die verschillende functies goed te laten verlopen. Maar werkt dat in de praktijk? Managers zijn vaak druk, druk, met van alles en nog wat. Ze lopen allerlei vergaderingen af, ontvangen mensen, voeren gesprekken enz. De tijd die zij feitelijk over houden om de regie in handen te nemen over bepaalde cruciale werkprocessen schiet er daardoor bij in.

Managers denken dat iedereen wel weet wat er gedaan moet worden. Dat mensen vanzelf met elkaar afstemmen. Dat is echter een misvatting. Mensen proberen hun werk uiteraard heel goed te doen, maar afstemmen met anderen krijgt vaak de minste aandacht. Iedereen heeft het druk, druk met zijn eigen dingen.

Als niemand de regie in handen heeft, loopt iedereen een eigen kant op. Soms is dat dezelfde kant, maar meestal niet. Mensen weten van elkaar vaak niet wat ze doen. We kennen daar allemaal wel een aantal voorbeelden van die we op het journaal hebben gehoord of in de krant hebben gelezen. Denk maar aan de jeugdzorg.

Als de regie ontbreekt, kost alles onnodig veel tijd. Zaken worden dubbel of juist helemaal niet gedaan. Mensen raken gefrustreerd. Ze hebben allemaal hard gewerkt, hun best gedaan, maar het resultaat is mager of blijft uit. Uiteindelijk blijft iedereen met een ontevreden gevoel achter.

Voorbeelden

Het kan om ogenschijnlijk kleine dingen gaan, zoals een email die aan diverse mensen wordt verstuurd met een cc aan een aantal andere mensen. De vraag in de email wordt daarmee aan iedereen gesteld en dus eigenlijk aan niemand. Gevolg is dat iedereen gaat handelen of juist op elkaar gaat zitten wachten. Dan komt niemand in actie.

Het kan ook om grotere zaken gaan, bijvoorbeeld het organiseren van een evenement. Daar hebben meestal verschillende disciplines mee te maken. Zonder een goede regisseur loopt de organisatie van het evenement in de soep.

De oplossing

1. Neem de regie in handen. Maak dat ook kenbaar in de organisatie. Dat schept helderheid.
2. Zet de lijnen uit. Als je de lijnen uitzet, geeft dat duidelijkheid aan de mensen. Je biedt ze structuur. Ze weten wat ze moeten doen en bij wie ze moeten zijn.
3. Houd rekening met de verschillende rollen die mensen hebben. Zorg ervoor dat iedereen het gevoel heeft dat zijn/haar bijdrage van cruciaal belang is.
4. Laat je aandacht niet verslappen, want dan kan er weer chaos ontstaan. Soms denk je dat je er met het uitzetten van de lijnen bent, maar dat is niet het geval. Je moet de zaak blijven volgen, zodat je bij kunt sturen als dat nodig is. En knelpunten op kunt lossen die op je pad komen.
5. Geef complimenten! Stap niet in de valkuil dat je pas helemaal aan het eind van het traject iedereen bedankt. Doe dat regelmatig tijdens het traject. Geef complimenten over concrete acties die mensen gedaan hebben. Juist omdat je de vinger aan de pols houdt, heb je daar ook zicht op. Je ziet de mensen en je ziet wat ze doen.
6. Evalueer het proces. Kijk niet alleen terug met de mensen die meegewerkt hebben, maar betrek ook de afnemers van de dienst bij het evaluatieproces. Bespreek wat goed is gegaan en wat beter kan. Als er geen beschrijving van het proces is, zorg dan dat die er komt. Dat scheelt een volgende keer een hoop Sherlock Holmes werk. Als er wel een beschrijving is, stel die dan bij aan de hand van de verbetervoorstellen.

Kortom, herontdek de waarde van een goede regie! Het gaat jou en anderen in de praktijk een heleboel werkplezier opleveren!

Veel inspiratie!

Veron Goemans/OpTop Consultancy