Het succes van de projectmanager

Bedrijven en organisaties behalen hun resultaten steeds meer door projectmatig te werken. Tegelijkertijd staan met de regelmaat van de klok de krant en managementbladen vol van mislukte projecten.

Kritische situaties bij projectmanagement

In elk project doen zich kritische situaties voor die het project breken of maken. Vaak zoekt men de oplossing voor deze terugkerende problemen in systeemtechnische maatregelen: meer regels, meer afspraken, betere procedures. Daarnaast men kiest steeds meer voor certificering van projectmanagers. Begrijpelijk. De hard skills – plannen, voortgangscontrole, projectplannen opstellen – zijn immers het makkelijkst aan te leren.

Ervaringslessen van projectmanagers

In workshops met ervaren projectmanagers zijn we ingegaan op hun eigen ervaringen in projecten. En dan met name op de momenten waarin het spannend werd, waarin er zich een crisis voordeed. Kortom: we vroegen naar de genoemde kritische situaties. We stelden vragen als: wat was de concrete situatie? Wat deed jij als de projectmanager? Wat was het effect van je handelen? Onze interesse ging uit naar het vertoonde gedrag, niet naar oordelen of intenties. Want gedrag is waarneembaar en concreet, discussies over oordelen en intenties daarentegen leiden al snel tot speculatie en luchtfietserij. De beschrijvingen van kritische situaties die we verkregen waren verhelderend. Geen enkele keer werden hard skills genoemd als cruciaal voor een effectieve aanpak. Wat dan wel? Wat bepaalde in concrete situaties de effectiviteit van de projectmanager? Competenties die naar voren kwamen zijn o.a. tact, flexibiliteit, omgevingsbewustzijn en effectief aanspreken van mensen.

Deze en enkele andere meer 'softe' competenties blijken in de praktijk dus belangrijker voor succes van het project dan de traditionele hard skills. Aandacht voor planning en voortgangscontrole is wel nodig, maar zijn in veel mindere mate bepalend voor succes dan vaak gedacht wordt.

Hoe help je een projectmanager dan om effectiever te worden?

Ontwikkelopties voor projectmanagers

De eerste mogelijkheid ligt in versterking van inzicht. Door onderlinge bespreking van en reflectie op het eigen gedrag in kritische situaties, ontstaat een scherper zicht op wat effectief is en wat niet. Hierbij is het noodzakelijk om neutraal te blijven, niet te verzanden in een discussie over wat iemand had moeten doen. Een volgende mogelijkheid ligt in 'droogzwemmen'. Praktijksimulaties bieden projectmanagers de mogelijkheid te oefenen met veel voorkomende kritische situaties. Oefenen met simulaties versterkt de effectiviteit in de praktijk. In alle fasen van het project doen zich typerende kritische situaties voor. In de aanloopfase is dat bijvoorbeeld de presentatie van een projectplan. In de uitvoeringsfase een voortgangsgesprek met de opdrachtgever of een teamoverleg. In de afrondingsfase een evaluatiegesprek. In elk van de simulaties krijgt de projectmanager constructieve feedback op een aantal specifieke competenties . Simulaties zijn in tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt geen rollenspellen. De deelnemer is zichzelf en van hem wordt gevraagd te doen wat hij normaal in een dergelijke situatie zou doen. Bijvoorbeeld: wat doet hij als de opdrachtgever in een voortgangsgesprek met onverwachte eisen komt? Wat zegt hij wanneer hij een gesprek voert met een teamlid of opdrachtgever die zijn afspraken niet nakomt? De observator bespreekt het waargenomen gedrag en bepaalt samen met de deelnemer waar mogelijkheden voor verbetering of ontwikkeling zitten. Dat opent de deur voor een derde mogelijkheid: coaching. Daarbij ligt het accent – uitgaande van bevindingen in de simulaties - op een specifieke competentie. En op on the job en oefenen in de eigen praktijk.

'Soft skills' kritieke succesfactor bij projectmanagement

De analyse van de praktijkervaringen maakt duidelijk dat 'soft skills' de hefboom zijn voor succes bij projectmanagement. Veel meer dan kennis en opleiding.