Professionaliseren van project- en programmamanagement

Projectmatig en programmatisch werken is één van de manieren om op een efficiënte manier beoogde doelen, resultaten en effecten te bereiken. Hoe is dit in de vingers te krijgen? Met training, opleiding en handboeken? Werkt het project- en programmamanagement dan beter? Zijn er alternatieven?

Onvoldoende rendement

Het geloof in het ‘trainen in de toepassing’ als belangrijk(st)e hefboom voor het professionaliseren van projectmatig en programmatisch werken blijkt behoorlijk rotsvast. Toch zijn we lang niet altijd tevreden met het rendement. Waarom blijft de vraag naar trainingen dan toch komen? We willen het belang van opleidingen niet ontkennen, in tegendeel. De wereld van leren en ontwikkelen is echter zoveel rijker, waarom niet zoeken naar andere en wellicht meer succesvolle wegen? Wat zijn die alternatieven? En wat houdt ons gevangen in het huidige patroon? Hoogste tijd om daar qua denken en werken flinke stappen in te gaan zetten.

 Project- en programmamanagement

Drie misvattingen

Laten we, als opstapje, eens kijken naar een aantal misvattingen die er zijn rondom het ‘implementeren’ van projectmatig en programmatisch werken:

• Het lijkt zó gemakkelijk; het handboek en de formats zijn er, de rollen en processen zijn omschreven, etc. Maar organisaties realiseren zich aan de start van een traject onvoldoende wat het betekent om écht aan P&P-werken te doen. Het brengt ook gedoe met zich mee en daar heeft niemand zin in.
• Het lijkt zó helder, maar P&P-werken maken geen einde aan de irrationele, morsige, niet-planbare en onvoorspelbare kant van een organisatie. Sterker: die kant manage je niet weg door er een project of programma van te maken. Zeker niet in een politiek-bestuurlijke context.
• Het lijkt dé oplossing! P&P-werken wordt vaak als een hefboom ingezet voor het oplossen van vraagstukken zoals het verbeteren van de samenwerking, het ontwikkelen van het doelgericht en planmatig werken, het vergemakkelijken van de sturing in de organisatie, en dergelijke. Het kan hierbij helpen, maar camoufleert ook de ware problematiek.

Nieuwe problemen
Het lijkt gemakkelijk, helder en een goeie oplossing, dus veel organisaties introduceren P&P-werken blijmoedig met een stevige set trainingen. Vervolgens komt er een cyclus op gang waarbij om de paar jaar ‘opfrissen’ of ‘aanscherpen’ het motto is. Daarmee neemt echter de tevredenheid over de kwaliteit niet noemenswaardig toe. Sterker nog, naast de oorspronkelijke problemen (onvoldoende doel- en resultaatgericht, matige samenwerking, onvoldoende samenhang, etc), ontstaan nieuwe problemen: formats worden niet (goed) gebruikt, rollen onvoldoende geëxpliciteerd, opdrachtgevers zitten niet goed in hun rol, etc. Hoe komt dat?

Volgende fase
Wordt het niet eens tijd voor een volgende fase? Als we nu terug gaan naar de oorspronkelijke ambities en vragen waarvoor P&P-werken een oplossing moet vormen, dan denken wij dat er wellicht het één en ander over het hoofd wordt gezien. Laten we deze column afsluiten met een eerste lijstje met een aantal van die punten. Heeft u er meer, al dan niet met oplossingen? We horen ze graag!

Vier vragen waarbij we stil moeten staan

• Zijn de finesses van P&P-werken voor iedereen relevant? Is het niet zo dat voor veel mensen juist de principes interessant zijn om verbeteringen in hun manier van werken aan te brengen?!
• Wie leert graag en effectief in een training? Iedereen leert op een andere manier. Trainingen, coaching en intervisie zijn lang niet voor iedereen of voor elk doel effectief. Op welke manier leren projectleiders nu eigenlijk het beste en het liefste?
• Hoeveel van het leren kan gewoon in het werk? Het leren meer in het werk organiseren helpt om de effectiviteit en het rendement van leren drastisch te verhogen. Bovendien genereert het positieve energie. Het werken in projecten lijkt toch wel een ideale manier om het leren te organiseren. Voor de projectleiders zelf, maar zeker ook voor de organisatie waarin ze functioneren. Ze bieden bij uitstek het vehikel om leren in het werk te brengen.
• Hoeveel irrationele vraagstukken zijn rationeel op te lossen? P&P-werken zijn rationele manieren van werken in een vaak irrationeel functionerende wereld. Dat helpt enerzijds, maar verdient te gelijkertijd ook enige relativering. De verhouding tussen rationele en irrationele vraagstukken speelt zeker in het werk van een programmamanager een grote rol. Erkennen van en leren om gaan met de irrationele kant kan volgens ons helpen om frustraties te voorkomen.

Aanvullingen op het lijstje… meer dan welkom! In een volgende column komen we er graag op terug! Want nee, we blijven natuurlijk niet hangen in het beter kijken, we willen ook nieuwe oplossingsrichtingen!

Manon Ruijters
Björn Prevaas

Zie het onderwerp Projectmanagement in de kennisbank van deze site.