Effectief projectmanagement in een vierstappenplan

Als project manager of projectleider verzorg je de dagelijkse leiding van een project. Met het project moet je een resultaat halen binnen een bepaalde periode. Anders dan de algemene manager, geef je als project manager leiding aan eenmalige projecten met een tastbaar eindresultaat. Een project manager kan meestal niet terugvallen op routine. Improviseren is daarom aan de orde van de dag.

Er zijn vier zaken die u absoluut ter harte moet nemen om effectief in uw werk te zijn. Allereerst is het van belang dat u in het bezit bent van ‘softe' vaardigheden. Want om ervoor te zorgen dat uw team de deadlines haalt, zult u een leider, een vredestichter, cheerleader en onderhandelaar moeten zijn. Verder is het belangrijk dat u goede planning- en organisatievaardigheden heeft om ieder project zo goed mogelijk te stroomlijnen.

Ga van start met het vierstappenplan.

Stap 1. Wees een controlfreak en heb een alternatief plan
Een project goed opzetten doet u door allereerst duidelijk te krijgen wat u precies wilt bereiken en wat u daarvoor nodig heeft. Bedenk daarnaast van te voren hoe u veranderingen gedurende een project bijhoudt. Daarom is het van belang om vooraf al een alternatief plan te bedenken. Wat zou er mis kunnen gaan en hoe kunt u dat ondervangen? Dit kost u wellicht vooraf meer tijd dan gepland, maar scheelt u een hoop werk en tijd als het project eenmaal loopt.

Stap  2. Misbruik uw mail niet. Tip: deel uw ideeën niet per mail maar in een open omgeving
Mail enkel de belangrijkste zaken en taken die onmiddellijk opgepakt moeten worden. Stuur dit alleen naar degenen waarvoor de informatie van belang is. Alle andere zaken, gedachtes en hulpmiddelen plaatst u in een document of intranetomgeving waar iedereen het kan zien, kan aanvullen en snel kan terugvinden wanneer ze het nodig hebben. Dat werkt voor iedereen prettiger en overzichtelijker. Verder kunnen we niet vaak genoeg zeggen dat een telefoontje of een persoonlijk gesprek nog altijd meer effect sorteert dan een onduidelijk mailtje.

Stap 3. Blus snel brandjes en accepteer dat dingen misgaan
Raak niet in paniek als er iets mis gaat, maar accepteer het en los het op. Begin met het evalueren van het probleem. Hoe groot is de schade en wat moet er gebeuren om het project te redden. Ga vervolgens enkel met de mensen zitten die er verantwoordelijk voor zijn en/ of kunnen bijdragen aan een oplossing. Meestal komen er in zo'n meeting meerdere oplossingen naar boven. Bekijk welke het makkelijkst en best haalbaar is. Vergeet overigens niet om, zodra het brandje geblust is, weer met iedereen om de tafel te gaan zitten om te bespreken hoe dit een volgende keer kan worden voorkomen.

Stap  4. Leer. Tip: laat projectevaluaties leiden door een onpartijdige collega
De kans dat u slechts één project in uw leven runt, is klein. Zorg dus dat u uit ieder project wijze lessen trekt. Organiseer daarom een nabeschouwing met uw team. Let er echter op dat dit niet een klaaguurtje wordt waarin iedereen al zijn kleine ergernissen op tafel gooit. De bedoeling is dat u aan het eind van de bijeenkomst een duidelijk beeld heeft van de processen die wel en niet het gewenste effect hebben gehad.

Tips om te zorgen dat de meeting constructief wordt: laat een externe onpartijdige collega de vergadering leiden, geef iedereen evenveel spreekrecht en verbied het aanvallen op personen, laat iedereen van te voren een simpele top drie van wat goed ging en een top drie waar de meeste tijd in is gaan zitten voorbereiden.

De ideale projectleider houdt altijd het 'waarom' van het project in het oog. De iets mindere projectleider houdt vooral van afgebakende, duidelijk omschreven projecten. Terwijl de ideale projectleider ook in de gaten houdt of de oorspronkelijke doelstellingen van het project nog steeds gelden. De markt verandert snel en uiteindelijk is een succesvol project niet het project dat per se de vooraf omschreven doelstelling haalt - die kan alweer achterhaald zijn - maar het project dat iets bijdraagt aan het succes van het bedrijf.

Bron:  Mariska Habets in MT online, 19 januari 2010