8 Tips voor succesvol projectmanagement

Het is al een hele kunst om de vaart in een project te krijgen, ongeacht of het om grotere of kleinere projecten gaat. Het is misschien nog moeilijker om er daarna de vaart in te houden. De meeste projecten mislukken dan ook. Hier zijn enkele nuttige tips.

1. Plan vooruit. Stel bij de start van een project meteen vast wie erbij betrokken worden en in welke hoedanigheid. Neem van tevoren contact op met mensen en afdelingen om de communicatielijnen op te zetten. Wissel ideeën met mensen uit, zodat je ze van begin af aan aan boord krijgt.
2. Ken de risico’s. Schrijf op wat de barrières zijn, vraag advies, inventariseer de valkuilen, zorg ervoor dat je de cultuur van het team kent. Alleen dan kun je je goed voorbereiden op potentiële problemen.
3. De sleutel voor succes is het commitment. Alle betrokkenen (projectleider, teamleden, opdrachtgever, lijnmanagers, gebruikers) moeten zich betrokken voelen. Succesvol projectmanagement betekent dus ook zoeken naar dat commitment.
4. Delegeer. Dat houdt mensen betrokken: het motiveert hen als ze weten dat zij (mede)verantwoordelijk zijn voor het succes of falen van het project.
5. Werk effectief. Succesvolle projectmanagers maken effectief gebruik van e-mail, vergaderingen en rapportages om ideeën uit te dragen, beslissingen te nemen en problemen op te lossen. Begrijp dat je het project in de context moet zien van wat voor jouw publiek belangrijk is.
6. Geef duidelijk leiding. Het belangrijkste instrument dat de projectleider heeft om zijn of haar project een succes te laten worden is zichzelf. Het vergroten van het persoonlijk leiderschap is daarom belangrijk, naast investeren in deskundigheid en vaardigheden.
7. Vind je passie in het project. Dat doe je door realistische doelen te stellen die je uitdagen. Zorg ervoor dat jij en de groep warm worden van wat jullie doen. Passie is belangrijk voor het slagen van een project.
8. Evalueer. Door een project niet te evalueren wordt de kans dat het volgende project mislukt groter.

Taken van de projectleider.
Een project heeft meerdere fasen, waarin het accent voor de projectleider steeds op andere taken ligt. De taken worden hier genoemd:

• Afspraken maken over doelstelling en randvoorwaarden. Vaak worden doelstellingen in de beginfase nog te vaag geformuleerd. Een heldere doelstelling wordt ook wel een SMART-doelstelling genoemd. In deze fase moeten er ook afspraken gemaakt worden over randvoorwaarden als de deadline, het beschikbare budget, de middelen en communicatie.
• Een ontwerp maken. In de ontwerpfase denk je na over de volgende punten:
  - Hoe stem je de verschillende activiteiten op elkaar af om het eindresultaat te bereiken?
  - Welke tussentijdse mijlpalen komen er?
  - Welke producten worden in welke fase opgeleverd?
• Het project starten. Taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld. Zorg ervoor dat er een teamgeest ontstaat waarin het project tot een succes kan worden.
• Het beheersen van de voortgang. Je hebt als projectleider de leiding over de dagelijkse gang van zaken. Als er regels zijn opgesteld, moet je ook toezien op de naleving daarvan. Jij bent de eindverantwoordelijke.