Channels

Een tijdje geleden heb ik het gehad over de overeenkomst tussen chronische honger in ontwikkelingslanden en de langdurige welvaart in westerse bedrijven. De effecten zijn schokkend genoeg ongeveer hetzelfde. Bij gebrek aan prikkels ontstaat apathisch gedrag waarbij werknemers nauwelijks meer enig enthousiasme kunnen opbrengen voor hun dagelijkse werkzaamheden. Dat is het laatste jaar weer wat aan het veranderen, de huidige economische crisis is zo snel over ons heen gekomen dat het werkelijk een schokeffect teweeg heeft gebracht. We zijn weer allemaal bij de les. Een ding is echter nog niet veranderd, de stroperigheid van de ‘staande’ organisatie.

Zomaar een praktijkvoorbeeld. De directeur van een bedrijf waar ik af en toe adviseer vraagt aan zijn marketingmanager om een leaflet met de belangrijkste actuele informatie over producten / diensten met nieuwe concurrerende voorwaarden. Het zijn zware tijden en hij wil het nieuwe jaar starten met een salesoffensief. Wanneer kunnen we dat klaar hebben? vraagt de directeur. Ik denk dat de leaflet in vier tot uiterlijk zes weken wel naar de drukker kan. Dat was begin december. Begin vorige maand informeert de directeur voorzichtig hoe het ermee staat. De marketingmanager begint wat ongemakkelijk op zijn stoel te schuiven, Ja de informatie ligt er wel zo’n beetje, maar de kwaliteit is nog zo onder de maat dat het niet uit kan. We hebben nog zeker een week of twee nodig om er iets van te maken. De directeur ontploft zowat en vraagt om uitleg. De excuses rollen over tafel; een zieke medewerker, vakanties, eindejaarsafsluiting, te laat reageren van collega’s et cetera.

Dit is geen voorbeeld van een organisatie met incapabele medewerkers. Het is een veelvoorkomend probleem waarbij de onmacht van de organisatie blijkt om in korte tijd een opdracht uit te voeren waar ook draagvlak voor is. Iedereen over zijn eigen belang heenstapt. De vraag van de marketingmanager loopt langs minimaal vijf afdelingen die er allemaal vanuit hun achtergrond iets over te zeggen hebben. Al die hand-overs kosten tijd en het eindresultaat is nog steeds geen geïntegreerd geheel. Wat blijkbaar wel functioneert met normale routinematige handelingen, voldoet niet als het snel moet of geen dagelijkse kost is. Hoe moet het dan wel? Er schoot mij een prachtige case te binnen van alweer enige tijd geleden.

Lees ook:

Dialoog en Doen

Tijdens de tweede golfoorlog begin jaren negentig, heeft Nederland als Navo-taak gekregen om Patriot-afweerraketten in Turkije te installeren. Langs de formele weg zou dit enkele maanden tot een jaar in beslag nemen. Het moet echter snel in enkele weken gebeuren. Een klein crisisteam krijgt van de hoogste legerleiding de opdracht om die dingen daar op tijd te krijgen. Ze krijgen alle benodigde bevoegdheden en een ongelimiteerd budget, ze rapporteren direct aan de opdrachtgever. Uiteraard slaagt de opdracht, ook al moet er een burgervliegtuig gecharterd worden om het materieel te vervoeren. De defensietransportvliegtuigen hadden eerder besproken dienen te worden.

Ik heb de directeur uiteindelijk hetzelfde geadviseerd. Creëer een klein projectteam met deskundige medewerkers vanuit elke relevante discipline. Zet ze in een ruimte, geef ze een beknopte heldere opdracht, de nodige bevoegdheden en een eigen budget. De tijd is slechts een à twee weken en laat ze aan jou rapporteren. En het draagvlak binnen de organisatie? Nood breekt wet!

Fred van Essen is zelfstandig gevestigd organisatieadviseur en coach.

Kent u het dossier Organisatierot, verwaarlozing, verloedering?

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

x
x