Channels

Gaat u ook voor simpel? Laat u dan inspireren door Nederlands meest simpele ondernemer Richard Engelfriet. Hij roept u aan de hand van inspirerende voorbeelden op om zelf met simpel aan de slag te gaan.

Het kan zo simpel zijn: met een sticker wetsovertreders aanpakken

Ik hou van simpel. Simpel is het tegenovergestelde van ingewikkeld. Als u een probleem wilt oplossen, geloof ik dat een simpele oplossing altijd beter is dan een ingewikkelde. Kent u bijvoorbeeld het probleem van wildplakken? Er zijn altijd organisatoren van braderieën en concerten die een poster voor hun evenement hangen op een plaats waar dat niet mag. Dan kan een gemeente uitgebreid onderzoek gaan doen, een nota schrijven, camera’s ophangen en ambtenaren die posters met veel moeite laten verwijderen. U kunt ook doen wat ze in Gent hebben gedaan. Daar kregen alle ambtenaren tien stickers in hun postvakje, en met die simpele sticker was het probleem opgelost. Wat er op die sticker staat?

Lees ook:

Eenvoud wint! Maar hebben we het lef?

afgelast

Zo simpel kan het zijn! En natuurlijk waren de organisatoren van die braderieën en concerten helemaal niet blij waren met deze stickers. En dus gingen ze op zoek naar de plakker. Ze kwamen er al snel achter dat dat de gemeente was. Op hoge poten gingen ze verhaal halen. En dat was uiteraard precies wat de gemeente wilde: in gesprek komen met deze mensen en samen op zoek gaan naar een oplossing.

Simpel is heel moeilijk, en moeilijk is heel simpel

Ongeveer drie jaar geleden was ik dagvoorzitter bij een inspirerende bijeenkomst van de GGzE (een instelling voor geestelijke gezondheidszorg). Allerlei medewerkers presenteerden daar hun ideeën over de verbetering van zorg. De onbetwiste winnaar was het idee van John Swaneveld, een medewerker van de afdeling voor spoedeisende psychiatrie. Hij werkt met zeer verwarde en vaak ook agressieve cliënten. Het komt voor dat er wel zes medewerkers nodig zijn om 1 patiënt in bedwang te houden. Soms is er geen andere mogelijkheid dan iemand in een separeercel te zetten.

Het zat John niet lekker. Zijn organisatie pretendeert mensgericht te zijn, maar met zijn zessen bovenop iemand gaan zetten en deze persoon vervolgens in een kaal hok opsluiten heeft daar weinig mee te maken. En dus bedacht John, samen met een collega, een briljant plan.

Stelt u zich de situatie voor: een agressieve patiënt waarvan alle stoppen zijn doorgeslagen. Potige medewerkers er letterlijk bovenop. En dan komt John binnen. Hij kijkt de patiënt in de ogen en stelt met onvervalst Brabants accent de vraag: ‘Lusde gij een worstenbroodje?’. En geloof het of niet, het overgrote deel van de patiënten smelt weg. Vergeet niet dat sommigen soms dagen niet hebben gegeten, en dat ze tot dusver alleen maar agressie hebben ontmoet. En dan biedt iemand ineens op een vriendelijke manier iets te eten aan. Het resultaat is verbluffend: het gebruik van de isoleercel is drastisch afgenomen – soms staat deze zelfs weken leeg.

Simpeler dan die Gentse sticker of het worstenbroodje van John kan ik het echt niet bedenken voor u. Klein, snel in te voeren en met een effect van jewelste. Maar verdomd lastig om te bedenken. Ik verzorg regelmatig sessies waarin ik mensen uitdaag voor hun eigen werk een ‘sticker’ of ‘worstenbroodje’ te bedenken. Een simpel plan met verbluffend resultaat. Dat blijkt voor veel mensen heel moeilijk te zijn.

Het kost ons merkwaardig genoeg geen enkele moeite om pagina’s vol te schrijven met structuurvisies, toekomstbeelden, knelpunten en oplossingsrichtingen. Maar vraag mensen om met een eenvoudig plan te komen waar we morgen mee aan de slag kunnen en ze klappen volkomen dicht. Moeilijk doen is blijkbaar heel simpel, terwijl simpel doen heel moeilijk is.

En er is nog een valkuil. Ik vertelde laatst bij een andere instelling in de psychiatrie over het worstenbroodje. En wat denkt u? Gejuich in de zaal? Een mega-order worstenbroodjes bij de plaatselijke bakker? Helaas. Iemand stak met een bloedserieus gezicht een vinger in de lucht en vroeg mij: ‘Weet u misschien uit welke budgetcode ze dit financieren?’.

Geef zelf het goede voorbeeld!

Wie wel eens op een netwerkborrel is geweest, kan er de klok op gelijk zetten: we roepen steevast dat we gek worden van al die regeltjes, bemoeizucht en die oneindige stroom aan formulieren. Wat maken we het toch ingewikkeld!

Ik vind dat de meeste mensen boter op hun hoofd hebben. Ze zorgen namelijk zélf voor een partij bureaucratie waar zelfs Kafka zich nog voor zou omdraaien in zijn graf.

Laat ik u bijvoorbeeld eens meenemen in de dagelijkse praktijk van Nathan. Nathan werkt voor een middelgroot bedrijf dat koelinstallaties verhuurt aan de industrie: ‘Je wilt niet weten hoeveel documenten ik standaard moet aanleveren als ik bij een bedrijf kom om een installatie te leveren met een paar monteurs. En het ergste is: ze verzinnen elke keer weer nieuwe normeringen, verklaringen en richtlijnen. Zo moest ik onlangs bij een bedrijf waar wij al jaren naar tevredenheid leveren een certificaat indienen waarin expliciet vermeld stond dat wij verantwoordelijk zijn voor de afdracht van sociale premies voor onze uitzendkrachten. En zo’n certificaat is geen formuliertje: je moet dan een audit laten doen door een extern bedrijf en een hele papierwinkel invullen. Om je certificering te behouden mag je dat ritueel jaarlijks herhalen. Maar nu het punt: wij hebben helemaal geen uitzendkrachten! Onze monteurs zijn allemaal in vaste dienst, dus ik kán zo’n certificaat niet eens aanvragen’.

Nathans voorbeeld is exemplarisch voor de enorme hoeveelheid bureaucratie die bedrijven elkaar opleggen. Kijkt u bijvoorbeeld eens op de Wikipedia-pagina met NEN-normeringen. Dat zijn allemaal voorschriften en bepalingen die niet verplicht zijn. Bedrijven kiezen er echter massaal voor om elkaar die normeringen op te leggen. En inmiddels is er dus ook weer een hele bedrijfstak ontstaan van bedrijven die tegen een forse vergoeding al die normeringen uitvoeren met audits, registraties en controles.

Naast al die normeringen, certificaten en formulieren zijn bedrijven tegenwoordig ook dol op het stellen van allerlei eisen in hun Algemene Voorwaarden. In theorie bespreken koper en leverancier met elkaar welke voorwaarden ze hanteren bij een deal, maar in de praktijk trekt de kopende partij natuurlijk aan het langste eind: ‘anders gaat de koop niet door’. En om dat punt te onderstrepen hebben de meeste bedrijven tegenwoordig standaard een bepaling in hun Algemene Voorwaarden die stelt: ‘De toepasselijkheid van eventuele door de Leverancier gehanteerde algemene voorwaarden wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen’.

Met andere woorden: de koper is de baas.

Dat ondervond Nathan ook. Hij had een nieuwe klant die een order wilde plaatsten voor 4.000 euro. In de algemene voorwaarden van zijn klant stond opgenomen dat het bedrijf van Nathan onbeperkt aansprakelijk was voor alle schade, inclusief vervolgschade. Nathan: ‘In ons bedrijf is dit een relatief kleine order. Het is een nieuwe klant, dus je hoopt dat deze klant later ook grotere orders gaat plaatsen. Maar wij kunnen natuurlijk nooit akkoord gaan met onbeperkte aansprakelijkheid. Dat kan immers betekenen dat ons bedrijf voor een order van 4.000 euro het risico loopt om failliet te gaan. Die inkoper was echter onvermurwbaar en weigerde de voorwaarden aan te passen. Wij hebben de deal laten schieten’.

Wie zich ergert aan bureaucratie, mag zich dus ook eens gaan ergeren aan zijn eigen bedrijf. Want waarschijnlijk levert uw eigen organisatie ook een gigantische bijdrage aan de regel- en bemoeizucht waar u zelf zo graag op afgeeft. Ik ben nog altijd op zoek naar organisaties die deze trend proberen te keren en hun inkoopprocedures simpeler durven te maken. Laat u mij de voorbeelden weten?

simpelkaftRichard Engelfriet is ondernemer en auteur van het boek “Zo simpel kan het zijn“. Hij heeft geen mission statement, geen visie op papier staan noch een vijfjarenplan. Hij werkt al 14 jaar zonder algemene voorwaarden en disclaimers en is op zoek naar organisaties die op de volgende drie vragen ‘ja’ kunnen zeggen:

  1. Stuurt u zelf emails zonder disclaimer?
  2. Is het in uw organisatie mogelijk om een protocol in de prullenbak te gooien als het  voor een buitenstaander niet helder is welk probleem dat protocol oplost?
  3. Hebt u algemene voorwaarden zonder de bepaling ‘de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de leverancier wijzen wij nadrukkelijk van de hand’?

Hoort u daarbij? Laat het weten via [email protected] Desgewenst geeft hij er u een podium bij.

 

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

In ons bedrijf ben ik degene die zich over de inkoopvoorwaarden van onze klanten buigt. Ik lees er dus veel en inderdaad – de meesten zijn zodanig opgesteld dat dezelfde organisatie ze als leverancier zelf nooit zou tekenen. Een product van 2000 euro? Levert u uw intellectueel eigendom maar in. En de beruchte onbeperkte aansprakelijkheid lijkt ook gemeengoed te worden. Gelukkig is er in goed overleg meestal wel een mouw aan te passen.

Extra veel complimenten daarom voor ProRail, die in haar algemene inkoopvoorwaarden de “simpel en eerlijk” route heeft gekozen. Korte, heldere zinnen. En gebaseerd op een eerlijke verdeling van risico en eigendom.

Inkopers, doe de toets: zou u uw eigen inkoopvoorwaarden met plezier accepteren als u de leverancier was?

x
x