Regels en ondernemerschap

Onder ondernemerschap wordt iemands vermogen verstaan om ideeën in daden om te zetten. We hebben het dan over creativiteit, innovatie en het nemen van risico’s, als ook het vermogen om te plannen en projecten te beheren om doelstellingen te verwezenlijken.

Als we dit vertalen naar eigenschappen voor een medewerker met ondernemingszin, komen we op:
• Leergierigheid, ontwikkelingsgericht;
• Drive, ervoor gaan;
• Verantwoordelijkheid nemen;
• Durf;

Om ondernemerschap op de werkvloer te kunnen ontwikkelen, moeten de cultuur en de interne systemen van de organisatie het ondernemerschap op de werkvloer te ondersteunen. Voor belemmerende structuren moeten oplossingen worden gevonden.

Wat verstaan we onder bedrijfscultuur?
De bedrijfscultuur is het systeem van ongeschreven regels, afspraken en overtuigingen die het gedrag van de medewerkers bepalen. Het zal duidelijk zijn dat juist de ongeschreven regels niet zo maar te veranderen zijn. Wanneer je in een organisatie vraagt naar de cultuur, zal hier niet snel een helder en duidelijk antwoord op komen. Deze zal naar voren komen uit de verhalen van de mensen over “zo doen we dat hier”, of “dat is belangrijk voor ons” enzovoort.

De ongeschreven of ook wel verborgen regels genoemd, zijn interpretaties van de expliciete regels binnen organisaties.
Deze herinterpretatie vindt plaats op basis van handelingen en uitspraken van de ondernemingsleiding, nationale cultuur, economisch klimaat, privébelangen van mensen enzovoort. Deze factoren transformeren de bestaande regels: zij versterken ze, ondermijnen ze, verdraaien ze. Vooral deze verborgen regels bepalen het gedrag van de medewerkers. Gedrag wat kan leiden tot problemen, maar ook kan leiden tot succes.
Het is dus van belang te begrijpen welke verborgen regels er zijn. Maar dat is niet genoeg! Het gaat erom om, van die regels die we willen aanpassen omdat die belemmerend zijn, de factoren te begrijpen die deze regels beïnvloeden.

In het algemeen zijn er drie factoren te benoemen:
1. De motivatoren
Dit zijn de elementen die belangrijk zijn voor medewerkers: waar worden zij door gemotiveerd, wat zien zij als beloning (of als straf). Het betreft in wezen een uitwerking van de hiërarchie van menselijke behoefte van Maslow.
2. De machtgevers
Wie geven de beloning of straf betreffende als motivator benoemde elementen?
Het gaat er hierbij dus niet om wie de formele macht heeft in de organisatie, maar om degene die volgens de medewerkers de meeste invloed heeft op de motivatoren.
3. De hefbomen
Hieronder verstaan we de acties die medewerkers denken te moeten doen om de machtgevers ertoe te brengen de motivator te geven (of juist te voorkomen).

Interne systemen
Naast de ongeschreven of verborgen regels, kent iedere organisatie natuurlijk ook nog op verschillende terreinen “wet- en regelgeving”: de expliciete regels. Het gaat dan onder andere om:
• werkprocessen en – procedures;
• regels met betrekking tot externe communicatie;
• productietargets (bijvoorbeeld in aantal uur of aantal producten);
• kwaliteitseisen;

Deels zijn deze algemeen geldend en deels worden deze op persoonlijk of functieniveau bepaald. Beloning van de medewerkers (salarisverhoging en/of bonus) worden vaak bepaald aan de hand van de score van de medewerker op de verschillende vastgestelde parameters.

Regels versus ondernemerschap
Hoe meer regels er gelden, des te kleiner is de bewegingsvrijheid van de medewerker.
Ofwel: weg zijn creativiteit, innovatiedrang.
Weg ook de gerichtheid op samenwerking.
Ieder wil scoren voor eigen rekening: daar wordt je immers voor beloond.

Veel regels zijn dus belemmerend voor het ondernemerschap op de werkvloer.

Maar om ondernemerschap op de werkvloer te stimuleren, is het dus niet voldoende om de bestaande expliciete regels te reduceren. Er moet ook inzicht zijn in de verborgen regels en in de effecten die deze hebben. Inzicht dus in wat de motivatoren zijn, wie de machtgevers en welke hefbomen.
De aanpassingen die we doen moeten ervoor zorgen dat het beleid, het gedrag van het management, de expliciete en verborgen regels allemaal hetzelfde doel ondersteunen. Verborgen regels kunnen niet worden verwijderd: ze zullen er altijd zijn, steeds weer veranderen, ze verdwijnen maar er komen ook weer nieuwe. Maar door inzicht te hebben in de verborgen regels, kunnen we deze wel beheersen.

Om ondernemerschap op de werkvloer te stimuleren zal er dus ruimte gecreëerd moeten worden en meer flexibiliteit, ook in de uitvoering van werkprocessen en – procedures of arbeidsvoorwaardelijke regelingen. De medewerkers moeten weer zelf keuzes maken: zij worden hiermee zelf weer verantwoordelijk voor de output die zij leveren, zonder de mogelijkheid om alle systemen waarin zij gevangen waren de schuld te geven van een slechte prestatie.

Rest nog een laatste, maar wel heel belangrijk, punt:
Regels kunnen worden aangepast, er kan meer ruimte of flexibiliteit gecreëerd worden, medewerkers kunnen meer verantwoordelijkheid krijgen: Het zal allemaal niet het gewenste effect hebben wanneer het management dit alles alleen maar met de mond beleid. Het is belangrijk dat de veranderingen vooral ook uit het gedrag van het management blijkt en niet alleen uit beleidsnotities en beschrijvingen van processen en procedures.
Wanneer het gedrag van het management niet congruent is met de voorgenomen verandering zal dit leiden tot nieuwe herinterpretaties van de regels en zullen er meteen weer nieuwe verborgen regels ontstaan, met het risico op nieuwe negatieve effecten.