Channels

Managers of managementteams zijn vaak opdrachtgever van afdelingsoverschrijdende projecten. Een projectmanager en een projectteam voeren het project vervolgens voor u uit. Dat gebeurt in het krachtenveld van de verschillende belangen, want de stakeholders blijven los van elkaar hun belang rond het project verdedigen. Tijdens de rit kan er veel tijd en moeite verloren gaan, de projectmanager probeert zo goed en zo kwaad als het gaat de belangen tegen elkaar af te wegen als in een gevecht met een zevenkoppig monster. In het ergste geval wordt het project een kostbaar fiasco. Hoe mooi zou het zijn als projecten wat dit betreft allemaal wat soepeler zouden verlopen. Wat te doen?

Hoe gaat het nu? De managementteamleden als opdrachtgever bespreken het project misschien als een van de agendapunten van de wekelijkse MT vergadering, maar kunnen er gezamenlijk niet te veel tijd aan besteden, want veel zaken vragen de aandacht. Als het project wordt gestart doen de projectmanager en het projectteam een stakeholder analyse om het krachtenveld rond het project in kaart te brengen. Met die analyse wordt het communicatieplan opgesteld hoe het team kan overleggen met de diverse stakeholders en hoe men deze geïnformeerd kan houden. Dit kan resulteren in een systeem van bilateraaltjes tussen de projectmanager en de stakeholders. Een gemeenschappelijke visie en belang van alle stakeholders wordt niet bewust gecreëerd.

Hoe zou het kunnen gaan? Een tijdje geleden begeleidde ik een project bij een klant. Zoals voor een goed project betaamt bereidden we een kick-off meeting voor. Vanuit mijn perspectief was het duidelijk dat het een projectteam kick-off zou zijn. Echter toen de lijst met deelnemers werd samengesteld bleek dat de klant voor de kick-off meeting nog geen namen van teamleden had en slechts de managers van de betrokken afdelingen wilde uitnodigen. We besloten de gelegenheid te benutten om er een stakeholders kick-off meeting van de maken. We pasten de inhoud van de meeting aan om in deze meeting de wensen van de stakeholders te verzamelen en een gezamenlijk commitment te krijgen voor het project. Pas later hielden we een kick-off meeting met het projectteam. Het pakte fantastisch uit.

Het is goed om vooraf al overeenstemming en een commitment te krijgen van de stakeholders. Projecten starten vaak met een kick-off meeting om het projectteam op een lijn te krijgen. Hetzelfde kan dus worden gedaan voor de stakeholders, door ook met hen een kick-off meeting te houden, nog voor het projectteam van start gaat. Voor de lijnmanagers is het bewust een aparte sessie die aan het onderwerp wordt besteed, uitgebreider dan slechts een agendapunt op de reguliere MT vergadering. De projectmanager is hierbij ook aanwezig. Bijkomend voordeel is dat de opdracht voor het projectteam duidelijker en beter kan worden geformuleerd. In deze sessie kan een gezamenlijke heldere doelstelling worden geformuleerd die alle stakeholders willen bereiken. Als de wil om iets te bereiken bepaald is, komt de volgende stap gemakkelijker, namelijk dat de stakeholders ook resources van hun afdelingen beschikbaar stellen om tot een realistisch projectresultaat te komen. Zij zullen hierbij bijvoorbeeld meteen voelen dat ze voor een goudgerande oplossing ook zelf een prijs betalen. Het schept ter plekke realiteitszin. Komt men er in de stakeholders kick-off niet uit, dan kan men zich afvragen of het project levensvatbaar is, misschien moet er meer voorwerk worden gedaan.

Lees ook:

Goed opdrachtgeverschap niet eenvoudig: Regiegemeente worden 2

De stakeholders kick-off meeting helpt vooraf de verwachtingen helder te krijgen zodat er tijdens de rit gerefereerd kan worden aan de wensen en het beeld van de oplossing dat de stakeholders samen hebben gecreëerd. In de stakeholders kick-off is een risicoanalyse opgenomen waarin de vraag wordt gesteld wat de bedreigingen en succesfactoren voor het project zijn. De stakeholders krijgen zo inzicht in hoe ze zelf invloed kunnen uitoefenen om het project tot een goed resultaat te laten komen.

Een stakeholders kick-off doet ook recht aan het feit dat de lijnmanagers verantwoordelijk zijn voor de organisatie en aan kunnen geven vanuit hun positie hoe ze de oplossing zien. Natuurlijk zullen er compromissen moeten worden gesloten, maar die zijn dan ook voor iedereen duidelijk. Projecten worden hiermee veel nuttiger voor het management om hun doelen te bereiken.

Deze column is geschreven vanuit het perspectief van de projectmanager. Methoden van projectmanagement zijn meestal goed ontwikkeld, maar de rol van de opdrachtgever is daarin vaak eenzijdig belicht vanuit de projectmanagementwereld. Met de stakeholders kick-off meeting kunnen lijnmanagers vanuit hun eigen wereld als opdrachtgever hun voordeel doen.

Jan van Diepen

Kennisbank onderwerpen:

U heeft een gratis lidmaatschap

Upgrade naar een PRO-abonnement voor € 4 per maand of € 30 per jaar en ontvang:

  • onbeperkt toegang tot alle artikelen.
  • geen commerciële emails en geen reclame op de site.
  • de keuze of u wel of geen nieuwsbrief wilt ontvangen
  • het E-book: Negotiating as emotion management t.w.v. €8.00
UPGRADE NAAR PRO-ABONNEMENT >>

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Beste Jan,

Prima artikel! Op het eerste gezicht zou je zeggen: “Dat is toch logisch… gebeurt dat dan niet?” Maar inderdaad, vaak representeren de stakeholders slechts hun eigen silo…
Een vakgebied in opkomst is Collaborative Decision Management. Kun je ook toepassen op projecten. Hierin komt dat eigenlijk vanzelf aan de orde door als eerste deliverable Purpose op te nemen en daaraan samen te sleutelen totdat daar het label Common opgeplakt kan worden.
Belangrijk, zoals je al zegt, is de interactie tussen partijen (in plaats van een reeks bilateraaltjes) om tot de goede inzichten over de mate van overeenstemming (of riskante verschillen) te komen.
Overigens: kan naar jouw idee een Project Stuurgroep (mits vroeg genoeg ingesteld en breed genoeg representatief) deze rol vervullen? Of is de overlapping tussen Macht en Betrokkenheid daarvoor te gering….?

Hallo Jan

Een stuurgroep kan macht en betrokkenheid goed kanaliseren. Stuurgroepen zijn een formele oplossing bedacht vanuit de projectmanagementwereld, typisch bevolkt door gestructureerde, resultaatgerichte mensen. Deze oplossing wil naar mijn ervaring maar matig werken in de wereld van de managers waar het meer neerkomt op politiek, macht, dynamiek, flexibiliteit en compromissen maken om van alles wat echt moet tenminste het broodnodige wel te doen. Managers schikken zich alleen voor belangrijke en risicovolle project in stuurgroepen, de rest valt van de tafel. Terwijl tegenwoordig steeds meer zaken -ook de kleinere- steeds sneller en efficiënter gedaan moeten worden. Er lijkt in de managerswereld een aangeboren aversie tegen structuur, bureaucratie, etc. te bestaan. De waarheid ligt in het midden denk ik. De juiste dosis structuur en discipline kan iedereen enorm helpen. Het is de kunst, afhankelijk van wat er moet gebeuren de juiste inrichting van de tijdelijke organisatie te kiezen. Dat moet ook passen bij de mensen. Soms zijn er oplossingen waar je projectmatig kromme tenen van krijgt maar die dan toch wonderbaarlijk goed blijken te werken.
Dank voor de tip over Collaborative Decision Management.

x
x