Stakeholder kick-off meeting

Managers of managementteams zijn vaak opdrachtgever van afdelingsoverschrijdende projecten. Een projectmanager en een projectteam voeren het project vervolgens voor u uit. Dat gebeurt in het krachtenveld van de verschillende belangen, want de stakeholders blijven los van elkaar hun belang rond het project verdedigen. Tijdens de rit kan er veel tijd en moeite verloren gaan, de projectmanager probeert zo goed en zo kwaad als het gaat de belangen tegen elkaar af te wegen als in een gevecht met een zevenkoppig monster. In het ergste geval wordt het project een kostbaar fiasco. Hoe mooi zou het zijn als projecten wat dit betreft allemaal wat soepeler zouden verlopen. Wat te doen?

Hoe gaat het nu? De managementteamleden als opdrachtgever bespreken het project misschien als een van de agendapunten van de wekelijkse MT vergadering, maar kunnen er gezamenlijk niet te veel tijd aan besteden, want veel zaken vragen de aandacht. Als het project wordt gestart doen de projectmanager en het projectteam een stakeholder analyse om het krachtenveld rond het project in kaart te brengen. Met die analyse wordt het communicatieplan opgesteld hoe het team kan overleggen met de diverse stakeholders en hoe men deze geïnformeerd kan houden. Dit kan resulteren in een systeem van bilateraaltjes tussen de projectmanager en de stakeholders. Een gemeenschappelijke visie en belang van alle stakeholders wordt niet bewust gecreëerd.

Hoe zou het kunnen gaan? Een tijdje geleden begeleidde ik een project bij een klant. Zoals voor een goed project betaamt bereidden we een kick-off meeting voor. Vanuit mijn perspectief was het duidelijk dat het een projectteam kick-off zou zijn. Echter toen de lijst met deelnemers werd samengesteld bleek dat de klant voor de kick-off meeting nog geen namen van teamleden had en slechts de managers van de betrokken afdelingen wilde uitnodigen. We besloten de gelegenheid te benutten om er een stakeholders kick-off meeting van de maken. We pasten de inhoud van de meeting aan om in deze meeting de wensen van de stakeholders te verzamelen en een gezamenlijk commitment te krijgen voor het project. Pas later hielden we een kick-off meeting met het projectteam. Het pakte fantastisch uit.

Het is goed om vooraf al overeenstemming en een commitment te krijgen van de stakeholders. Projecten starten vaak met een kick-off meeting om het projectteam op een lijn te krijgen. Hetzelfde kan dus worden gedaan voor de stakeholders, door ook met hen een kick-off meeting te houden, nog voor het projectteam van start gaat. Voor de lijnmanagers is het bewust een aparte sessie die aan het onderwerp wordt besteed, uitgebreider dan slechts een agendapunt op de reguliere MT vergadering. De projectmanager is hierbij ook aanwezig. Bijkomend voordeel is dat de opdracht voor het projectteam duidelijker en beter kan worden geformuleerd. In deze sessie kan een gezamenlijke heldere doelstelling worden geformuleerd die alle stakeholders willen bereiken. Als de wil om iets te bereiken bepaald is, komt de volgende stap gemakkelijker, namelijk dat de stakeholders ook resources van hun afdelingen beschikbaar stellen om tot een realistisch projectresultaat te komen. Zij zullen hierbij bijvoorbeeld meteen voelen dat ze voor een goudgerande oplossing ook zelf een prijs betalen. Het schept ter plekke realiteitszin. Komt men er in de stakeholders kick-off niet uit, dan kan men zich afvragen of het project levensvatbaar is, misschien moet er meer voorwerk worden gedaan.

De stakeholders kick-off meeting helpt vooraf de verwachtingen helder te krijgen zodat er tijdens de rit gerefereerd kan worden aan de wensen en het beeld van de oplossing dat de stakeholders samen hebben gecreëerd. In de stakeholders kick-off is een risicoanalyse opgenomen waarin de vraag wordt gesteld wat de bedreigingen en succesfactoren voor het project zijn. De stakeholders krijgen zo inzicht in hoe ze zelf invloed kunnen uitoefenen om het project tot een goed resultaat te laten komen.

Een stakeholders kick-off doet ook recht aan het feit dat de lijnmanagers verantwoordelijk zijn voor de organisatie en aan kunnen geven vanuit hun positie hoe ze de oplossing zien. Natuurlijk zullen er compromissen moeten worden gesloten, maar die zijn dan ook voor iedereen duidelijk. Projecten worden hiermee veel nuttiger voor het management om hun doelen te bereiken.

Deze column is geschreven vanuit het perspectief van de projectmanager. Methoden van projectmanagement zijn meestal goed ontwikkeld, maar de rol van de opdrachtgever is daarin vaak eenzijdig belicht vanuit de projectmanagementwereld. Met de stakeholders kick-off meeting kunnen lijnmanagers vanuit hun eigen wereld als opdrachtgever hun voordeel doen.

Jan van Diepen