Projectmanagement Checklist

Laat de checklist geen dwangbuis of draaiboek zijn. Elk project is anders. Kies voor de punten die u herkent en die bij uw situatie passen. Houd het simpel. Met gezond verstand komt u al een eind. Maar er zijn vast en zeker een paar punten die u belangrijk genoeg vindt om extra aandacht te geven. Bedenk wel dat veel geregel en structurering ook belemmerend werken. Bureaucratisch gedoe en administratieve rompslomp zijn vaak de voorboden van falen.

A. Scope

1. Bestaat er een (duidelijke) opdracht: wat moet door wie worden gedaan en wat niet?
2. Welke eisen worden gesteld aan de op te leveren producten en/of diensten?
3. Zijn de doelstellingen van het te ontwikkelen product/dienstenpakket eenduidig geformuleerd?
4. Als er een opdracht bestaat, is deze dan gedeeld en geaccepteerd door de betrokkenen?
5. Zijn er belangentegenstellingen te ontdekken?
6. Zijn (potentiële) effecten van het project op gerelateerde ontwikkelingen of systemen gedefinieerd en begrensd?
7. Welke (nieuwe) problemen zijn te verwachten door te maken keuzen in producten/diensten?
8. Hoe belangrijk is het te ontwikkelen systeem of dienst voor de verschillende betrokken partijen?
9. Zijn er veranderingen in deze prioriteitsstelling te verwachten?

B. Organisatie

1. Zijn de taken en verantwoordelijkheden binnen de projectorganisatie gedefinieerd en geaccepteerd?
2. Wie zijn bij te nemen beslissingen op welke wijze betrokken?
3. Is de opdracht zo geformuleerd dat de opdrachtgever ook verantwoordelijk is voor de realisatie condities en criteria voor gebruik van producten en diensten?
4. Zijn de "gebruikers" voldoende op alle niveau's (stuurgroep, projectgroep, en werkgroep) van de projectorganisatie betrokken?
5. Zijn er activiteiten ingepland om de attitude van alle betrokkenen positief te (blijven) beïnvloeden?

C. Procedures

1. Is het budget voor het project voldoende?
2. Zijn de regels voor de beheersing van het project opgesteld, of moet dit nog gebeuren (bv. voor opleveren en accepteren van producten en diensten)?
3. Zijn er voldoende betrouwbare basisgegevens beschikbaar?
4. Welke beslissingen kan de projectleider zelfstandig nemen zonder consultatie van de stuurgroep vooraf (bv. inzet van externe resources)?

D. Bemanning

1. Hoe groot is de ervaring en de kennis van de project-bemanning  op het vakterrein en/of de organisatie waarin het project is gelokaliseerd?
2. Zijn voldoende mensen op de juiste tijdstippen beschikbaar?
3. Welke beperkingen zijn er aan (extra)de inzet mensen gedurende de looptijd van het project; in termen van tijd en geld?

E. Planning

1. Hoe groot is de omvang (= geschatte inspanning) en doorlooptijd van het project?
2. Is de doorlooptijd voldoende in verhouding tot de omvang?
3. Is er een "harde" opleverdatum?
4. Moeten er producten gefaseerd worden opgeleverd?
5. Hoeveel mensen zullen er gemiddeld en maximaal deel uitmaken van het project?

F. Technische infrastructuur

1. Zijn er (nieuwe) hulpmiddelen nodig?
2. Als dit nodig is, zijn deze dan voldoende en op tijd beschikbaar?
3. Wordt er met een beproefde methodologie gewerkt?
4. Zijn hiervoor standaards uitgewerkt om tot uniforme (deel)producten te kunnen komen?

G. Rapportage en controle

1. Zijn de rapportage-structuren binnen het project en naar de opdrachtgever gedefinieerd?
2. Vindt er controle van buiten het project plaats, bv. door een audit?
3. Is er in de planning voorzien in een evaluatie van het project en de -resultaten?

H. Vaardigheden

Projectmanagement omvat een breed scala aan vaardigheden die nodig zijn om projecten succesvol te plannen, coördineren en voltooien. Enkele vaardigheden zijn:

1. Leiderschap: Het vermogen om een team te inspireren, te motiveren en te leiden naar het gemeenschappelijke doel van het project.

2. Communicatie: Het vermogen om effectief te communiceren met alle belanghebbenden, inclusief het projectteam, de opdrachtgever en andere belangrijke belanghebbenden.

3. Planning: Het vermogen om een projectplan te ontwikkelen dat duidelijke doelen en mijlpalen identificeert en de vereiste middelen en tijdlijnen bevat.

4. Risicobeheer: Het vermogen om potentiële risico's te identificeren en deze te beheersen of te verminderen voordat ze een negatieve invloed hebben op het project.

5. Budgetbeheer: Het vermogen om financiële middelen te beheren en een realistisch budget op te stellen en te bewaken.

6. Tijdsbeheer: Het vermogen om deadlines te stellen, tijdlijnen te bewaken en de voortgang van het project te meten.

7. Probleemoplossing: Het vermogen om snel problemen te identificeren en op te lossen om het project op de goede weg te houden.

8. Kwaliteitsbeheer: Het vermogen om de kwaliteit van het project en de output te bewaken en te controleren.

9. Stakeholder management: Het vermogen om effectief te communiceren en samen te werken met alle belanghebbenden van het project om ervoor te zorgen dat de behoeften van alle belanghebbenden worden begrepen en gerespecteerd.

10. Teamwerk: Het vermogen om effectief samen te werken met anderen en te zorgen voor een positieve teamdynamiek om het project succesvol te maken.

Tot slot: stimuleer kwaliteitskringen (of verbeterkringen) die door de uitvoerende medewerkers zelf geïnitieerd worden. Wees alert op opmerkingen dat bepaalde werkwijzen niet "optimaal" zijn. Probeer deze direct met de medewerkers te verbeteren. 

Niet alle factoren tellen even zwaar. De twee punten waar het vaak misgaat, zijn: 1. Waar ligt de verantwoordelijkheid voor slagen of falen. Is dat duidelijk en goed geregeld? 2. Zijn de "gebruikers" voldoende op alle niveau's  betrokken?
Sommige organisaties zijn 'projectziek': er zijn talloze projecten maar het blijven vrijblijvende exercities. Met open ogen is men deze 2 valkuilen ingelopen.  Veel ICT projecten bij de overheid vertonen dit manco. Laat het u niet overkomen!

Zie ook onze kennisbank-pagina's: projectmanagement