De zachte vaardigheden van de projectmanager

De beste projectmanagers leveren op tijd en binnen budget projecten op die voldoen aan de verwachtingen. Dat zijn de projectmanagers die begrijpen dat leiderschap en sociale vaardigheden belangrijker zijn voor goed projectmanagement dan een gedegen methodologie en allerlei project tracking tools.

Bij projectmanagement is het van belang om de betrokken medewerkers te managen vanaf de eerste dag tot en met de borging van het project in de dagelijkse gang van zaken. Hoewel projectmanagement nog te vaak een technische insteek heeft, zijn de mensen van cruciaal belang. De meer ervaren projectmanagers begrijpen dat een geweldige methodologie of briljante tools niets waard zijn zonder de menselijke kant van het projectmanagement.

Wat zijn dan precies die zachte vaardigheden?

1. Vooruitkijken
   Goede projectmanagers kunnen anticiperen en zo problemen die deadlines, budgetten en gebruikersacceptatie in gevaar brengen, voor zijn.
2. Discipline
   Discipline uit zich op veel verschillende vlakken. Denk aan het overzicht behouden en de juiste prioriteiten stellen.
3. Leiderschap
   Aangezien veel leden van het projectteam niet direct aan de projectmanager zullen rapporteren, moet de manager een manier vinden om ook die medewerkers te motiveren. Projectmanagers moeten ook het vertrouwen winnen van belanghebbenden, opdrachtgevers en sponsors.
4. Pragmatisme
   Soms zijn projectmanagers veel te analytisch bezig. Goede projectmanagers zorgen ervoor dat hun werk gedaan wordt met de middelen die ze ter beschikking staan.
5. Empathie
   Projectmanagers kunnen anderen niet effectief beïnvloeden als ze niet begrijpen wat hen drijft. Ze moeten weten waar belanghebbenden zich zorgen om maken, en die zorgen serieus nemen.
6. Communicatie
   Succesvolle projectmanagers maken effectief gebruik van email, vergaderingen en rapportages om ideeën uit te dragen, beslissingen te nemen en problemen op te lossen.

Tja, die communicatie

Om projecten succesvol af te ronden is afstemming nodig tussen ICT, bedrijfsprocessen en de medewerkers. Vooral de medewerkers die vanuit de business aan het project worden toegevoegd, hebben een grote invloed op alle keuzes die gedurende het project worden gemaakt. En dus moet er extra aandacht voor deze medewerkers komen. De mate van managementaandacht wordt bepaald door de communicatie, deze bepaalt op zijn beurt weer hoe medewerkers zich gedragen. Vaak gaat het mis met de communicatie. Veel gehoorde problemen zijn verkeerde interpretatie van de informatie en het ontstaan van informele waarheden en verkeerde verwachtingen.

Een paar tips voor projectcommunicatie:

• Benoem je doelgroepen en communicatiedoelstellingen
• Check of die doelstellingen ook echt met behulp van communicatie gerealiseerd kunnen worden;
• Formuleer je boodschap zo simpel mogelijk en in één zin. Een handig trucje daarvoor is de vraag te beantwoorden: wat vertelt de doelgroep thuis onder eten over je project?
• Kies een strategie: is draagvlak belangrijk? Ga dan in gesprek met je doelgroep. Gaat het er om dat het instrument dat je ontwikkelt gebruikt wordt en verkoopt het product zichzelf? Maak dan een mooie reclamecampagne. Zet de productvoordelen op een rijtje en vertel de gebruikers hoe zij maximaal kunnen profiteren van jouw werk.
• Zorg voor een aansprekende projectnaam. De naam moet het liefst een beetje prettig in het gehoor liggen en iets zeggen over het resultaat.Kies middelen die bij die strategie passen en die ook de boodschap ondersteunen. Als de boodschap luidt: “Voortaan gaan wij hier heel anders werken” moet je niet gebruik maken van de bestaande media. Nee, dan kies je iets heel anders, iets wat men nog niet eerder zag in je bedrijf.
• Plan je communicatie zorgvuldig. Juist omdat een project er vaak wat losjes bij hangt, kan het gebeuren dat het personeelsblad een groot artikel wijdt aan de voordelen van de oude methode X terwijl jij een stand bij de kantine hebt ingericht waar je de voordelen van de nieuwe methode Y uitlegt. Overleg dus tijdig met je collega's.
• Begroot communicatie ruim. Wie serieus genomen wil worden moet iets moois maken. En dat kost geld. Drukwerk is duur, een mooie banner is duur, een aantal werkbijeenkomsten verlevendigen met een theaterproductie op maat is duur.
• Het belangrijkste punt: De communicatie is de interactie! Gebruik de voorgaande punten voor persoonlijke interactie, discussie, vragen en verduidelijking.

Allemaal niet zo gemakkelijk om in de praktijk waar te maken. De zogenaamde zachte vaardigheden vragen de nodige kracht en vastberadenheid. Wat dat betreft zijn ze harder dan de gangbare projectmanagement-tools.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: Leren & KWD