Aandacht voor gedragsfactoren tijdens project belangrijk

Met het parlementaire onderzoek ICT-projecten bij de overheid is er weer veel aandacht voor “falende” ICT-projecten. Van een falend project is over het algemeen sprake als de planning en de kosten uit de hand lopen of dat het niet voldoet aan de eisen. Het blijkt dat nog steeds meer dan de helft van de grote projecten bij de overheid als “falen”. Het is een valide aanname om te suggereren dat dit bij andere branches vergelijkbaar is.

Bij ICT projecten zijn echter altijd (zowel interne als externe) professionals betrokken. Gecertificeerde business professionals, projectmanagers, architecten, ontwikkelaars, tester en ervaren managers als opdrachtgevers. Grote ICT dienstverleners kunnen terugvallen op honderden jaren ervaring.

Wat mij opvalt is dat de oorzaken voor het falen van projecten grotendeels in de “technocratische hoek” wordt gezocht. De oorzaken die vrijwel altijd terugkomen zijn:
• Er is onvoldoende gestuurd met een valide business case
• De opdrachtgever voldeed niet
• Het project was te groot
• Er is een te grote afstand tussen de bestuurder / manager en de projectmanager
• De projectmanager voldeed niet
• Men is te optimistisch geweest met de planning en het budget
• Men heeft het project niet gestopt toen het nog kon
• Aangegeven risico’s zijn niet, te laat of onvolledig gemitigeerd

Tijdens een project wordt juist aan bovengenoemde oorzaken de meeste aandacht besteed en toch blijft het fout gaan. Waar ligt dat aan?

Wat er mist in projecten is structurele aandacht voor gedragscomponenten. Het gedrag van mensen worden gedreven door attitudes, hun persoonlijkheid, maar ook de organisatiecultuur en de manier van leidinggeven. Het resultaat is hier een gevolg van. Juist door aandacht te geven aan gedragscomponenten worden de “oorzaken” van (potentiele) falingsfactoren tijdig bespreekbaar gemaakt en kan er tijdig op worden geacteerd.

Kortom, proactief sturen op gedrag moet bij aanvang al onderdeel zijn van een project. In vijf stappen is dit relatief eenvoudig te realiseren.

1. Informeer de betrokken medewerkers over gedragstheorieën

Het loont om betrokken medewerkers inzicht te bieden in gedragselementen. Niet iedereen beschikt over de kennis van de wetenschappelijke achtergrond om gedrag te herkennen en preventief bij te sturen. Relatief eenvoudig kan de achtergrond van theorieën over attitudes, persoonlijkheid, conflicthantering, leiderschap en organisatiecultuur worden gedeeld. Hierbij moet toegelicht worden hoe de theorieën gebruikt kunnen worden om bepaalde interventies door te voeren.

2. Formuleer het gewenste gedrag

Welke vormen van gedrag leiden tot een succesvolle realisatie van het project? Met het oog op de doelstellingen van het project is het van belang dat men zich bewust is van het gedrag dat getoond moet worden om maximaal succes te realiseren. Het kernteam of stuurgroep kan de gedragscomponenten selecteren en tevens het gewenste gedrag formuleren. Uiteraard moet dit daarna wel gedeeld worden met alle betrokken stakeholders. Denk hierbij vooral aan “attitude”, “persoonlijkheid”, “leiderschap”, “conflicthantering”, “cultuur” en “weerstand”.

3. Bepalen van het huidige gedrag

Het is van belang om vooraf het huidige gedrag te vergelijken met het gewenste gedrag. Er zijn online eenvoudig standaard vragenlijsten te gebruiken om de huidige situatie per gedragscomponent voor de deelnemers van het project vast te stellen. De uitslag kan, per medewerker, afgezet worden tegenover de gewenste situatie. Hier zie je de mogelijke eerste discrepantie ontstaan.

4. Bepalen van interventies en het doorvoeren hiervan

Als er sprake is van een discrepantie tussen het gewenste en huidige gedrag, kan dit een negatieve impact kan hebben op het succes van het project. Er moeten dan interventies worden bepaald en uitgevoerd om het tij te keren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het vervangen van een medewerker of opdrachtgever. Maar in het geval van weerstand zullen er (groeps) gesprekken plaats moeten vinden of de communicatie vanuit het management zal verbetert moeten worden.

5. Implementeer een integraal dashboard ‘gedrag’

Om de besturing van gedrag (stap 1 t/m 4) te verankeren zal het in het plan van aanpak en de rapportages opgenomen moeten worden. Hierbij kan een simpel dashboard worden gebruikt, dat naast de standaardvoortgangrapportages ook besproken wordt. De gedragscomponenten zelf, maar ook de voortgang op de interventies zelf, in relatie tot het projectresultaat worden dan regelmatig besproken.

Zo is er altijd aandacht voor “de mens” en zijn achterliggende motieven. Het goede projectresultaat volgt hier vanzelf uit!

Marcel Kuiper
De Vereenvoudiger