Er wordt altijd geklaagd over projecten binnen de overheid en het bedrijfsleven. Rapporten van de Rekenkamer en surveys van de grote ondezoeksbureau’s die regelmatig gepubliceerd worden tekenen hetzelfde beeld: projecten moeten beter! Natuurlijk is dit altijd waar, maar het is niet alleen de kraan die ervoor zorgt dat er water stroomt. Er is echter nog een belangrijke andere succesfactor voor projecten.
Een groot deel van de ICT-inspanningen heeft als doel het registreren en presenteren van een administratieve of grafische weergave van de werkelijkheid. Of het met deze afgeleide positie te maken heeft of niet, de wereld die ICT heet, probeert krampachtig meer te zijn dan wat ze afspiegelt. De neiging om van elke trend in organisatieland een eigen ICT-variant te maken lijkt onstuitbaar; een recent voorbeeld is “ICT-Governance”, dat vroeger gewoon ICT-Beheer heette.
Iets soortgelijks speelt zich af in de vertaling van strategie naar uitvoering. Daarin heeft ICT een plaats naast inkoop, huisvesting en alle andere ondersteunende activiteiten. Hoe vaak tonen verslagen, jaarplannen en andere documenten echter niet een eigen en losstaande cyclus van informatiebeleid, via -strategie en –planning naar ICT-uitvoering. Eigenlijk is dit de kraan die zichzelf loskoppelt van de waterleiding.
Misschien schuilt hierin wel een belangrijkste oorzaak van de mismatch tussen ICT en business en het mislukken van projecten. ICT wordt - als belangrijk deel van beleid en strategie - immers niet meer via de reguliere (meer)jarenplanning vertaald naar de uitvoering op procesniveau. Het is toch niet vreemd dat lijnmanagers zich hiervoor niet verantwoordelijk voelen!
Zeker weten dat een planningsproces waarbij ICT gewoon is geïntegreerd in de bedrijfsvoering, in elk geval een aantal succesvolle uitgangsposities oplevert voor de uitvoering van projecten: realistische verwachtingen en een gecontroleerde uitvoering. Bestuurders die regelmatig (laten) onderzoeken hoe goed Strategisch management, Business management, ICT management en ICT uitvoering op elkaar aansluiten, weten zeker hoe het er voor staat met de ICT in hun organisatie. Dit komt tot uitdrukking in de kwaliteit van meerjarenplannen en jaarplannen. Bovenal weten deze bestuurders wanneer ze de kraan weer eens op de waterleiding aan moeten sluiten.
En daardoor wordt de wereld weer een stukje beter.
Ruud J. Mollema RE RA
Senior Consultant bij Het Expertise Centrum
Gerelateerde artikelen
De wederopstanding van de IT afdeling
Roderick Gottgens
Business-IT-Alignment
Gerard Jans
IT-projecten bij de overheid: is het echt zo erg?
Leon Dohmen
Business in de wolken ?
Alwin Peppelenbosch
Business en ICT dienstverlening beter koppelen
Maarten Verhoeven
ICT Certificering te theoretisch?
Fred de Jong RI
Opdrachtgever grootste risico bij IT-projecten
Nico Beenker
Overbrug de kloof tussen CIO en CEO
Actueel MNGMNTST
Grip op overheidsprojecten met veel externen
Kees Groeneveld MBA RI QC
Beheersing van infra- en ICT projecten
Koen Perik
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
ik heb met stijgende verbazing je artikel gelezen.
In mijn beleving is ICT een virtuele afspiegeling van de bedrijfsprocessen waarin het een rol kan spelen.Volgend en dienend dus reeds. Daarbij is het niet belangrijk of die processen een ouderwetse "push structuur" of een slimmere "pull structuur" hebben waarbij de bedrijfsprocessen worden afgestemd op de (veranderende !!!) klantengedragingen.
In beide gevallen is ICT niet meer, maar vooral ook niet minder, een afgeleide van bedrijfsprocessen, of die processen nou buiten of binnen de organisatie plaats vinden.
Een ICT manager die dingen anders bekijkt is niet met ICT bezig maar met werkgelegenheid voor zijn medewerkers te behouden. En daar hebben we HRM voor bedacht. Toch?
Groet,
Jos Steynebrugh
Marketing & Innovatie Consultant
Dit soort columns zoals jij nu ook schrijft bevatten allemaal grote waarheden. De vergelijkingen zijn altijd erg aansprekend en de voorgestelde oplossingen lijken ook altijd mooi en logisch. In de kern sta ik er dan ook achter. Veel specialisten en managers die zich met deze problematiek bezig houden weten dit echter al lang.
En toch blijft het fout gaan.
Vaak gaat het fout bij ICT projecten of bij het ‘ICT deel’ van een groter project. De voorgestelde oplossingen blijken bij nadere analyse vaak niet meer dan oude technieken, vertaald in moderne management taal. Je noemt zelf het voorbeeld van ICT-Governance. Andere voorbeelden van trends die in feite weinig nieuws brachten en brengen zijn middelware, service oriënted architecture (SOA) en zaakgericht werken.
Waarom gaat het dan altijd fout?
Zelf probeer ik hier altijd een zo eenvoudig mogelijk antwoord op te vinden. Ik zoek het vrijwel nooit in de ICT. Automatisering is slechts een middel. Het probleem zit vrijwel altijd in de bron. En de bron is de bedrijfsvoering of het algemene bedrijfsmanagement.
Automatisering betreft, sterk vereenvoudigd, het vertalen van een handmatig proces naar een automatisch proces. Als het handmatige proces niet 100% sluitend is zal het automatiseringsdeel van het project problemen geven. Begrijp me niet verkeerd bij die 100%. Er mogen natuurlijk wel uitzonderingen zijn in een proces. Echter, die uitzonderingen moeten een plek krijgen. In het uiteindelijke geautomatiseerde proces kan dit bijvoorbeeld tot een handmatige stap met uitvallijsten leiden.
A fool with a tool is still a fool.
En een slecht proces dat je automatiseert is nog steeds een slecht proces. Eigenlijk is het nog veel erger. Een geautomatiseerd proces kan je niet corrigeren! En dat is nu precies wat er altijd fout gaat. Een bedrijfsonderdeel dat niet zo goed loopt gaat automatiseren. Voordat de automatisering plaatsvindt corrigeren de medewerkers alle manco’s en uitzonderingen. Het loopt niet goed, maar het loopt wel. Na de automatisering blijkt dat niet alle manco’s en uitzonderingen opgelost zijn of een plek hebben gekregen.
Gevolg: de boel ligt plat en ICT krijgt de schuld.
Is het dan zo eenvoudig dat je je bedrijfsvoering, je processen en je functionaliteiten gewoon op orde moet brengen? Ja, eigenlijk wel. Maar dan moet je wel uitgaan van de zuivere organisatie. En niet van de inmiddels ontstane afdelingen, eilandjes en belangen. Die stammen immers uit het pre-ICT tijdperk.
Samengevat:
- eerst je bedrijfsdoelstelling, daarna je bedrijfsprocessen
- eerst je bedrijfsprocessen, daarna je automatisering
- eerst je bedrijfsontwerp, daarna je toolselectie
(en dus niet zoals vrijwel altijd andersom)
En moeilijker is het niet.
Guido Crijns
Business - ICT consultant en alignment architect