Het Nieuwe Werken, Het Nieuwe Leiden

Veel organisaties die Het Nieuwe Werken (HNW) invoeren creëren open ruimtes, richten flexplekken in en passen de ICT-infrastructuur aan. Zijn ze er dan klaar voor? Nee. HNW vereist meer inspanning. Inderdaad, de faciliteiten moeten kloppen en het managen van de mobiliteit moet soepel gaan, maar HNW vraagt ook om ‘Het Nieuwe Leiden’. Harold van Gerven van Care4HR reageert op enkele recente publicaties.

Het tijdschrift Management Team was onlangs bijzonder negatief over Het Nieuwe Werken. Het stelde dat meer vrijheid van medewerkers tot burn-out leidt, dat ze door thuiswerken vereenzamen, dat het samenwerking belemmert en dat organisatiedoelen vaak onduidelijk of zelfs tegenstrijdig zijn, wat sturen op output belemmert.

Vervreemding
Harold van Gerven: “Het is jammer dat een toonaangevend blad als Management Team de risico’s van het Nieuwe Werken zo uitvergroot. Het is voor organisaties juist een gelegenheid om medewerkers te betrekken bij het halen van doelstellingen. Nodig ze uit om na te denken over wat ze binnen de gestelde kaders kunnen bijdragen en hoe ze dat gaan doen. Dat geeft ze gelijk de kans om hun persoonlijke doelen aan te laten sluiten op die van de organisatie. Dat is belangrijk want zoals Management Team al schetste, vertalen bedrijven hun doelen doorgaans niet of nauwelijks naar hun medewerkers. Hierdoor liggen vervreemding van werk en collega’s op de loer. De verkregen vrijheid en ruimte vertalen zich dan niet terug in goede bedrijfsresultaten. De oplossing is niet zo moeilijk, je moet er alleen tijd voor maken en aandacht aan besteden bij het leiden van je medewerkers.”

Tips om medewerkers te betrekken:
- Bespreek aan het begin van het jaar de organisatiedoelen
- Geef medewerkers de tijd en ruimte om organisatiedoelen te vertalen naar individuele doelen
- Bespreek deze individuele doelen één op één en maak ze duidelijk en helder: omzetstijging is helder, maar voor velen is het niet duidelijk hoe je dat verwezenlijkt
- Uit je verwachtingen en waar je mogelijke bottlenecks ziet
- Spreek tussentijdse prestatie-indicatoren af en geef tussentijds een terugkoppeling op behaalde resultaten
- Spreek af wat te doen als prestaties achterblijven

Nieuwe competentie
In de Sprout van afgelopen april stond juist een heel lovend artikel over HNW. Het blad hamerde echter wel op de noodzaak van een flinke dosis eigen verantwoordelijkheid van de werknemer en dus zelfstandig handelen. Een geïnterviewde zei hierover dat medewerkers gedreven door hun eigen doelen zich meer betrokken voelen bij het bedrijf. HNW kan dus een middel zijn om het werkplezier van medewerkers te vergroten door ze meer vrijheden en verantwoordelijkheden te geven.
Harold: “Sommige medewerkers kunnen echter moeilijk omgaan met al die vrijheid. Ze moeten dat aanleren als een nieuwe competentie. Soms moet je ze bij de hand nemen en helpen invulling aan HNW te geven. Dat geldt niet alleen voor junior medewerkers, ook voor ervaren krachten. HNW betekent voor hen vaak verworvenheden loslaten. Het heeft tijd nodig voordat ze de voordelen ervan omarmen.”

Tips om medewerkers te sturen:
- Leg afspraken vast in de functionerings- en beoordelingscyclus
- Evalueer tussentijds geleverde prestaties en de ontwikkeling van je medewerkers
- Geef tijdig feedback om bij te sturen
- Start met faciliteren en stimuleren

Als los zand
Sprout meldt wel dat een kantoorlocatie van groot belang blijft. Anders loop je wellicht het gevaar dat medewerkers vereenzamen, zoals Management Team aangeeft. Sprout: “Het kantoor moet een aantrekkelijke ontmoetingsplek zijn om als team niet als los zand uit elkaar te vallen, het is dé plek waar collega’s elkaar kunnen tegenkomen.”
Harold: “Spreek bijvoorbeeld vaste momenten af waarop medewerkers elkaar op kantoor treffen. Vlak ook het belang van informatie uitwisselen tijdens structureel werkoverleg niet uit. En benut nieuwe technologieën om informatie te delen. Als leidinggevende moet je een goed oog hebben voor de privé-werkbalans van je medewerkers. Niet iedereen kan de nieuwe verantwoordelijkheden gelijk aan.”

Het Nieuwe Leiden
HNW vraagt niet alleen wat van medewerkers, maar ook en vooral wat van leidinggevenden. Dat meldt ook Sprout: voor vrijwel iedere organisatie is het wennen om ineens output gerelateerd te sturen. HNW vraagt om ‘HNL’: Het Nieuwe Leiden. Harold: “Leidinggevenden moeten leren loslaten en met medewerkers basisafspraken maken over hoe ze op elkaar kunnen blijven vertrouwen. De aanwezigheidscultuur moet plaatsmaken voor een outputgerichte cultuur die gebaseerd is op onderling vertrouwen.”
Hoe gaat dat in het werk? “Laat medewerkers persoonlijke doelen stellen die aansluiten op die van het bedrijf en maak ze daar verantwoordelijk voor. Het duidelijk uitspreken van verwachtingen en afspreken hoe prestaties van medewerkers gevolgd worden is hierbij van groot belang. Het gaat immers om de output.
Leidinggevenden moeten erop leren vertrouwen dat gemaakte afspraken worden nageleefd. Dat betekent dat ze meer energie moeten steken in het maken van prestatieafspraken en dat ze het medewerkers mogelijk maken hun prestaties te behalen. Ze moeten veel minder gaan controleren. Zoals gezegd: het gaat niet om de input, maar om de output. De kunst zit hem in het loslaten en in het geven én krijgen van vertrouwen.”

Tips voor leidinggevenden:
- Maak duidelijke afspraken over prestaties
- Geef je medewerkers vertrouwen en ontvang vertrouwen van je medewerkers
- Stop met controleren en stuur op output
- Begin met loslaten maar onderhoud frequent contact.

Noot redactie: In de kennisbank Het Nieuwe Werken vindt u onder 'De ultieme test voor HNW' twee instrumenten die u online een diagnose met advies verschaffen over uw manier van leidinggeven. In het bijzonder gaat het om de balans tussen sturing en eigen verantwoordelijkheid.