Medewerkerstevredenheidsonderzoek? Kap daarmee!

Soms kan ik mij ontzettend ergeren aan zaken die tot niets maar dan ook niets leiden. Zoals van die mensen die nieuwsgierig afremmen om naar het ongeluk op de andere kant van de weg te kijken. En daarmee andere weggebruikers dwingen om voor niets in een file te belanden. Gedoe wat tijd kost en wat niets oplevert.

Zo kijk ik ook naar de welbekende traditionele medewerkerstevredenheidsonderzoeken die jaarlijks of gelukkig soms twee-jaarlijks worden uitgezet in talloze organisaties. En of het nu een hippe naam heeft als Employee Engagement Survey, happiness questionnaire of Betrokkenheidsonderzoek, het is veelal één pot nat.

De vragenlijst bestaat uit vijftig en soms meer vragen die via e-mail de organisatie in wordt geslingerd. Met daarbij het vriendelijke verzoek van de directie aan de medewerker om het ‘even’ in te vullen. Dat ‘even’ neemt al gauw zo’n uur kostbare tijd in beslag bij deze omvang.

Beste directieleden en HR managers, hebben jullie medewerkers niet iets beters te doen? En is er niet een andere manier om écht te luisteren naar wat er speelt binnen jullie organisatie? Ik denk van wel en dat wil ik graag met je delen in dit artikel. Ook zal ik je drie hele concrete tips geven om hier zelf morgen al mee aan de slag te kunnen gaan.

Maar eerst nog even terug naar het traditionele medewerkerstevredenheidsonderzoek. Nadat de medewerker zijn schaarse tijd heeft vrij gemaakt om zich door de vragenlijst heen te worstelen, gebeurt er het volgende: Een lange tijd niets!

Pas wanneer de wiskundige analyse over de modus, mediaan en het rekenkundig gemiddelde is voldaan, volgt er een dik rapport die je vaak zonder SPSS achtergrond niet kunt ontcijferen. De grafieken in het rapport, met de hoop de analyse te verduidelijken, lijken ook nog eens op ski-afdalingen of het zonnestelsel. Wat een heldere visualisatie van de uitslag niet altijd ten goede komt.  Gelukkig zijn er altijd wel knappe koppen binnen een organisatie die dit kunnen ontcijferen. Zij dragen dan ook vaak bij aan het formuleren van de terugkoppeling in de vorm van een algeheel rapportcijfer én een beknopte samenvatting, zoiets als: ‘We hebben weer een 7,26 (10-puntsschaal) behaald op de tevredenheid en uit het onderzoek blijkt dat we de communicatie moeten verbeteren’. Daarna is het weer een jaar stil tot het volgende medewerkerstevredenheidsonderzoek wordt uitgezet. Kun je de reacties al voorstellen van de medewerkers?

Vaak wordt er bij dit soort onderzoeken voorbijgegaan aan het feit dat een waardering uitvragen pas de éérste stap is van een dergelijk onderzoek. Het echte inhoudelijke onderzoek begint mijn inziens bij het gesprek met de medewerkers over de gegeven waardering. Dit zorgt ervoor dat het rapportcijfer kleur en betekenis krijgt. Het zorgt er ook voor dat je als organisatie daadwerkelijk laat zien dat je waarde hecht aan de tevredenheid en betrokkenheid van je mensen. En daarnaast geeft het je de mogelijkheid om samen afspraken te maken en acties te ondernemen om de tevredenheid en betrokkenheid binnen je organisatie te vergroten. En dat is toch het uiteindelijke doel van het uitvoeren van een medewerkerstevredenheidsonderzoek?

Ondanks de wellicht wat boute titel van dit artikel, ben ik geen tegenstander van medewerkerstevredenheidsonderzoeken. Het geeft inzicht, het biedt kansen en laat over een periode trends zien. Waar ik wel faliekant tegen ben is de omvangrijkheid en het feit dat er niets meer gebeurt nadat het traditionele medewerkerstevredenheidsonderzoek is uitgevoerd. Daar laten vele organisaties een gouden kans liggen!

Ik pleit er dan ook voor om het anders aan te pakken en niet het rapport maar de medewerker centraal te zetten in dit soort onderzoeken. Op een wijze waarbij er écht onderzocht wordt: niet door te lezen maar door te luisteren en actie te ondernemen.

Mijn drie concrete tips voor een ander soort medewerkerstevredenheidsonderzoek:

• Schrap en beperk je tot maximaal 15 vragen die je aan je medewerkers wilt stellen. Vijftig is echt te veel en je verliest daardoor ook de focus. Er zijn diverse online tools waarmee jezelf of samen met je medewerkers een vragenlijst kunt samenstellen. Maak hem en zet hem uit!
• Organiseer na circa 1 maand (na het versturen van de vragenlijst) een interactieve teambijeenkomst om de uitkomsten te delen en om deze met elkaar te bespreken. Trek hiervoor circa 3 uur uit waarin je mensen met elkaar in gesprek laat gaan, verdiepende vragen stelt en gezamenlijk op zoek gaat naar acties die leiden tot verbetering. Selecteer 2 á 3 acties die jullie samen gaan oppakken. Deze bijeenkomst kan zowel live als digitaal, als je er maar voor zorgt dat het interactief is.
• En tot slot mijn derde tip: voer de acties ook uit! Wellicht is dit een open deur voor je, maar vaak verdwijnen deze acties ergens op een lijstje. Geef je medewerkers in de uitvoering van de acties een goede passende rol en vier de successen die zijn behaald. Herhaal het onderzoek en de bovenstaande stappen na bijvoorbeeld een aantal maanden. Je zult zien én merken dat dat pas echt iets doet met de tevredenheid van je medewerkers!