Ideeën over kostenbesparing

Kostenbesparing staat hoog op de agenda van veel directies. Managers staan voor de opgave om voortdurend en op creatieve wijze te zoeken naar besparingsmogelijkheden. Het is hierbij belangrijk om na te denken over een tactiek om voorstellen op een positieve manier voor het voetlicht van de directie en van kritische controllers te brengen. Vier elementen spelen een belangrijke rol bij uw kans van slagen.

1. Kent u de harde cijfers en heeft u nagedacht over de impact?
Zorg dat u uw idee kunt onderbouwen met hard cijfermateriaal. Met goede ideeën alleen redt u het niet. Als u denkt dat de organisatie met behoud van service en kwaliteit substantieel Euro’s kan besparen door het een deel van de HR afdeling te outsourcen dan kunt u het beste harde gegevens daarover hebben. Cijfers die door een leverancier (in dit geval een HR leverancier) worden gesteund. Zij zullen u daar graag bij willen helpen.
Elke besparing heeft impact op andere aspecten van de bedrijfsvoering. Zorg dat u die aspecten overziet en dat u antwoorden weet op vragen die daarover zullen rijzen. In het voorbeeld van de HR afdeling zullen er vragen komen over wat er met het personeel gebeurt? Hoe gaat de service naar personeel en management er straks uitzien? Gaat het betrokken personeel mee over? Welke rollen en taken blijven achter in de moeder organisatie? Etc. Hoe beter u op dit soort vragen bent voorbereid des te sterker wordt uw case.

2. Kent u het besluitvormingsproces ?
Ingrijpende besluiten worden nooit in één keer genomen. Meestal doorloopt het besluitvormingsproces drie fasen. De beeldvorming fase. De oordeelvorming fase en de besluitvormingsfase. Als uw organisatie geen formeel besluitvormingsproces kent verpak zo’n proces dan in uw voorstel om het idee op deze wijze aan te varen.
Voor u met een voorstel uw nek uitsteekt is het van belang om goed te kijken wie de echte beslissers in de organisatie zijn. Hiërarchische posities en functiebenamingen kunnen hierbij misleidend werken. Soms heeft een office manager veel meer invloed dan haar formele positie doet vermoeden. Hetzelfde geld voor de assistent of secretaris van de CEO. Ook rijzende sterren net onder het niveau van het management team kunnen aanmerkelijke invloed hebben en vergeet nooit de invloed van informele leiders. Als u weet dat de formele beslissers hun kant op kijken op het moment dat een besluit moet vallen dan kunt u bij hen beter wat voorwerk verrichten.

3. Hoe presenteert u uw case en zet u uw eigen rol neer?
Produceer over uw voorstel een heldere en korte PowerPoint presentatie waarin de kerngegevens staan. Zorg tevens voor een ondersteunende spreadsheet waarin de details zijn uitgewerkt en die u als hand-out bij uw presentatie verstrekt. Des te meer harde cijfers u overlegt des te geloofwaardiger wordt uw case en des te meer kans u maakt op een positieve ontvangst van uw idee.
Presenteer uzelf als resource, als informatiebron voor het besluitvormingsproces. Treed daarbij discreet op. Zorg voor follow up contacten met individuele beslissers maar doe dat onopvallend en nooit opdringend. Voorkom dat mensen het gevoel krijgen dat u ze onder druk zet. Het kost vaak tijd om ideeën te laten landen. Gun het de tijd om te ontkiemen. Biedt uzelf aan om vragen te beantwoorden die waarschijnlijk opkomen bij mensen zodra ze over het idee na gaan denken.

4. Denk na over de strategie
Sommige ideeën kunnen snel en zonder ingrijpende impact worden gerealiseerd. Vaak kan dan nog binnen het lopende budgetjaar voordeel van uw idee worden geïncasseerd. Andere ideeën, zoals het voorbeeld van het uitbesteden van een HR-functie/afdeling , lenen zich waarschijnlijk beter voor inpassing in de jaarlijkse planningsronde. Speel daar, bij uw presentatie, op in. U warmt de geesten op voor een besparingsdoelstelling die zal worden meegenomen in de planningsrichtlijnen voor het komend jaar.