Integraal Performance Management in vijf stappen

Binnen veel organisaties wordt sinds een aantal jaren gewerkt met het fenomeen Performance Management. Parallel aan de introductie van Performance Management wordt vaak gestart met ontwikkeltrajecten voor het management. Organisaties geven aan dat er behoefte is om de verschillende systemen voor de ontwikkeling en beoordeling van medewerkers op elkaar af te stemmen en te integreren in één Performance Management systeem.

Met Performance Management worden de volgende doelstellingen beoogd:

• helderheid over wederzijdse verwachtingen;

• sturen op resultaten door het stellen van persoonlijke targets;

• sturen op groei en ontwikkeling door het stellen van persoonlijke doelen;

• sturen op de gewenste cultuur binnen de organistatie.

Performancemanagement staat bij veel ondernemingen op de agenda, maar of het tot prestatieverbetering leidt is zeer de vraag. In veel gevallen blijft het op een te abstract niveau hangen. De organisatie schiet in de verantwoordingsmode en de besturing verandert feitelijk niet. Een integrale benadering is noodzakelijk om successen te boeken.

Strategische doelstellingen, strategische kaarten, planning- en controlecyclus, rolling forecasts, beyond budgeting, fast close – het zijn op zich allemaal goede initiatieven, maar ze zijn voornamelijk op de managementprocessen binnen een organisatie gericht.

In het algemeen kan worden gesteld dat het vakgebied performancemanagement te veel op het strategische en tactische niveau blijft hangen. Hierdoor wordt performancemanagement tot een rapportagefeest van financiële en niet-financiële informatie verheven.

Tuurinformatie in plaats van stuurinformatie
Het wordt verantwoordingsinformatie in plaats van managemeninformatie, ‘tuurinformatie’ in plaats van stuurinformatie. Presteren doe je op de vloer en het meeste rendement is te halen uit de primaire processen. Performancemanagement dient daarom een vertaalslag naar deze primaire processen te maken.

Een aanpak waarin strategie, prestatiemeting, processen, continu verbeteren en verandermanagement de ingrediënten vormen voor succes, wordt beschreven binnen de integraal Performance Management (iPM)-methode.

Integraal Performance Management in vijf stappen

1. Verifieer en valideer de missie, visie en strategie
Het fundament voor iPM is een goede samenhangende missie, visie en strategie. Het definiëren van de missie, visie, doelstellingen en het strategisch plan bestaat in de basis uit het bedenken en toetsen van ideeën.

Het is hierbij noodzakelijk dat de organisatie in de context wordt geplaatst. Alle betrokkenen dienen kennis te hebben van dezelfde strategische en financiële informatie om gezamenlijk tot een validatie en verificatie van de missie, visie en strategie te komen.

2. Definieer financiële doelen en klantdoelen
De strategie wordt via strategische doelstellingen vertaald naar financiële en klantdoelstellingen en uitgedrukt in eenduidige en meetbare prestatieindicatoren met targets. Het wordt duidelijk wat men wil bereiken.

Dit geeft de organisatie focus en richting. Het ultieme doel, de groeidoelstellingen, de productiviteitsdoelstellingen en het onderscheidend vermogen in de markt worden bepaald. Toch biedt dit de organisatie nog onvoldoende houvast om de verbeterinitiatieven op te baseren. De direct beïnvloedbare prestaties zitten immers in de processen.

3. Bepaal de kernprocessen en maak decomposities
De kernprocessen worden bepaald en vervolgens gekoppeld aan de klantendoelstellingen en financiële doelen en de prestatie-indicatoren. Het wat wordt gekoppeld aan het hoe. De focus ligt op de klantklantprocessen. Procesprestatie-indicatoren worden vastgesteld, inclusief oorzaak-en-gevolgrelaties.

In plaats van te cascaderen naar functionele units of afdelingen worden de processen gedecomponeerd. Dit slaat de brug van het strategische procesoverzicht op het hoogste abstractieniveau naar de dagelijkse gang van zaken. Het wordt voor iedere afdeling / medewerker duidelijk wat de bijdrage is aan de strategie en hoe die kan worden gemeten.

4. Bepaal prestatie-gaps en definieer verbeterinitiatieven
Om inzicht te krijgen in de (sub)processen met verbetermogelijkheden die het meeste bijdragen aan de realisatie van de strategische doelen, worden de huidige scores op de diverse prestatie-indicatoren gemeten.

Door deze scores te vergelijken met de gestelde targets, historische cijfers of benchmarks worden de grootste verbetermogelijkheden vastgesteld. Net als bij stap 3 zijn ook bij deze stap de direct verantwoordelijken betrokken.

Dit vergroot de adoptie aanzienlijk. Zij zijn immers degenen die kennis hebben van de bestaande gang van zaken en de potentiële verbeteracties. Het team gaat direct aan de slag met quick wins. Daarnaast worden technieken vanuit Lean of Six Sigma gebruikt om de hoofdoorzaken (root causes) van de problemen te achterhalen en tot structurele verbeteringen te komen.

5. Implementatie
Met het doorlopen van de eerste vier stappen heeft een initiële definitie van iPM voor de organisatie plaatsgevonden. Nu moet de organisatie ervoor zorgen dat het iPM-model wordt toegepast, levend blijft en eventueel wordt uitgebreid. Verbeteracties worden uitgevoerd. Sturing vindt plaats op drie niveaus. Sturen en continu verbeteren wordt onderdeel van het reguliere werk.

Meer over Performance Management

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron.
(bron: Financieel Management)
Integraal performance Management bij Douwe Egberts (Kluwer 2008, ISBN 978 90 13 05449 1)