Team ontwikkeling: belemmeringen, tips en tricks

Wat doet u wanneer de samenwerking van het team helemaal niet zo goed loopt als gedacht en daardoor prestaties op de werkvloer uitblijven? Met een goed team en de juiste omstandigheden, kan meer rendement worden behaald met minder mensen.

Hier volgen de vijf factoren die teamontwikkeling frustreren; bij elke factor staan enkele suggesties om tot een positieve ontwikkeling te komen.

De vijf frustraties bij teamontwikkeling

Frustratie 1: Gebrek aan vertrouwen
Zonder onderling vertrouwen van leden van een team is gezonde samenwerking onmogelijk. Onder vertrouwen verstaan we de zekerheid van teamleden dat de intenties van hun collega’s goed zijn en dat er geen reden is beschermend of bezorgd over de groep te zijn. Ieder lid van de groep moet zich kwetsbaar durven opstellen. Het vertrouwen moet dusdanig zijn dat eigen gebreken en tekortkomingen niet hoeven te worden gecamoufleerd. Fouten toegeven en hulp durven vragen. Al wanneer een van de teamleden zich hiertoe niet kan zetten, kan dit het functioneren van het gehele team dwarsbomen. Een leider zal speciaal in dit lid moeten investeren.

Suggesties
Er zijn een aantal stappen die een teamleider kan zetten om het vertrouwen binnen een groep te bevorderen. Het simpelste instrument is de leden beter met elkaar kennis te laten maken. Dit kan al door een uurtje uit te trekken om iedereen een paar minuten de tijd te geven iets over zijn geschiedenis te vertellen. In wat voor omgeving ben je opgegroeid? Uit hoeveel leden bestond het gezin? Wat was je toekomstdroom?
Alleen al door het geven van betrekkelijk onschuldige informatie krijgen teamleden een persoonlijker band met elkaar. Dit bevordert de empathie en het wederzijdse begrip. Het kan de eerste stap zijn naar een beter onderling vertrouwen.

Frustratie 2: De angst voor conflicten
Alle belangrijke, duurzame relaties hebben productieve conflicten nodig om te kunnen groeien. Dit zijn productieve, ideologische conflicten die beperkt blijven tot concepten en ideeën en niet destructieve conflicten, die op de man worden gespeeld. Zonder vertrouwen durven teamleden geen eerlijk conflict met elkaar aan te gaan. Ze kennen elkaar niet goed genoeg om het met elkaar oneens te durven zijn. Toch zijn conflicten belangrijk om volgende stappen te kunnen zetten. Wanneer meningsverschillen niet worden uitgesproken, broeden ze onderhuids door en zullen de gevolgen desastreus kunnen zijn. Conflicten zijn ook belangrijk om vergaderingen levendig te houden. Een kenmerk van goede films is dat ze vol zitten met conflicten.
Suggesties
Herken het wanneer iemand zich ongemakkelijk begint te voelen bij het ontstaan van een conflict. Herinner hem eraan dat het conflict noodzakelijk is om door te groeien. Moedig het dus aan.

Frustratie 3: Gebrek aan betrokkenheid
Door het conflict niet op te zoeken – en de ideeën en meningen van sommige teamleden stil te houden - ontstaat bij het nemen van beslissingen een gebrek aan betrokkenheid. Juist wanneer iedereen de kans heeft gekregen zijn zegje te doen, is de kans groter dat bij besluitvorming iedereen betrokken is. Zelfs wanneer een besluit ingaat tegen wat een van de teamleden voor ogen heeft.
Suggesties
Simpel, maar efficiënt is het om aan het eind van een vergadering op flip-over een besluitenlijst te noteren. De teamleden krijgen zo direct nog een keer zwart op wit te zien waartoe besloten is en waarvoor hun betrokkenheid wordt verwacht. Het voorkomt ook onduidelijkheid over het tijdens een discussie genomen besluit.

Frustratie 4: Het ontlopen van verantwoordelijkheid
Wanneer we het hebben over verantwoordelijkheid, hebben we het over de bereidheid van teamleden om elkaar aan te spreken op prestaties of gedragingen die het team kunnen schaden. Maar het is vaak moeilijk een ander ter verantwoording te roepen. Niet zozeer omdat we de ander geen naar gevoel willen geven, maar omdat we zelf geen rotgevoel willen hebben. Bang voor een ongemakkelijk gevoel, houden teamleden zich stil. Juist teamleden die goed met elkaar overweg kunnen, hebben hier moeite mee. Dit vanwege de vrees een persoonlijke relatie te schaden. Maar het probleem is dat dit juist kan gebeuren door niets tegen de ander te zeggen.
Suggesties
Enkele handige gereedschappen zijn het publiceren van doelstellingen en maatstaven waarop iedereen kan worden aangesproken en het bieden van een beloning voor prestaties van het hele team in plaats van aan individuele leden. Dit laatste zal teamleden aanmoedigen anderen aan te spreken wanneer zij niet hun taken oppakken.

Frustratie 5: Te weinig aandacht voor resultaten.
Wanneer teamleden niet op hun tekortschieten worden gewezen, bestaat er een kans dat niet langer iedereen gericht is op het beoogde eindresultaat. Zo kunnen teamstatus of eigen status in de weg staan. Het eerste komt vooral voor bij niet-commerciële welzijnsinstellingen. Teamleden gaan geloven dat de verhevenheid van hun missie op zich al voldoende reden tot tevredenheid is. De individuele status betekent dat teamleden uit zijn op hun eigen positie en doelstellingen en niet op die van het team.
Suggesties
Een belangrijke suggestie is om resultaten publiekelijk te maken. Teams die bereid zijn zich publiekelijk vast te leggen op bepaalde doelstellingen, werken waarschijnlijk hartstochtelijk aan het bereiken van resultaten.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bij elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bron. Bron: Paulien van Bilsen, Psycholoog/Consultant van Leaufort | redactie HRpraktijk

Zie ook in de kennisbank van ManagemenSite: Team ontwikkeling.