Hoe geloofwaardig zijn jouw toezeggingen?

In veel organisaties werkt het zo: als je gevraagd wordt iets te doen, zeg je ja. Zelfs al je weet dat je er eigenlijk geen tijd voor hebt. Waarom? Als je nee zegt heb je meteen een discussie aan je broek hangen. En daar heb je helemaal geen tijd voor, want aan het einde van die discussie wordt je toch geacht het alsnog te doen. Je hebt immers geen andere reden om het niet te doen dan dat je te druk bent. En iedereen is te druk, dus dat is geen argument. Werkdruk is je eigen probleem en je krijgt alle ruimte om dat zelf op te lossen. Hoe? Dat zoek je zelf maar uit.

Dus zeg je ja. Want als je ja zegt en nee doet, is de kans groot dat men er niet op terugkomt. En als dat wel zo is, snappen ze het meestal best als je er nog niet aan toegekomen bent. Dan weet jij dat het belangrijk is en kun je het alsnog proberen voor elkaar te krijgen.

Herkenbaar?

Je hebt last van afspraakinflatie. Hoe normaler deze manier van werken in jullie organisatiecultuur is, hoe minder waarde de afspraken hebben die jullie maken. Op deze manier ligt er bij iedereen te veel op het bord, weet iedereen dat niet alles kan en ook dat niet alles gebeurt. Maar wat er precies wel gebeurt en wat niet, daar heeft niemand grip op en daar wordt niet op gestuurd.

Dit heeft een negatieve impact op het behalen van de organisatiedoelen, op de werkdruk en op de meerwaarde die je hebt. Econoom Maarten de Winter stelt zelfs dat organisaties waar afspraakinflatie veel voorkomt, 30% tot 40% van hun productiviteit verliezen.

Stel je voor dat je je afspraken zo kon maken dat je daadwerkelijk een beloofd resultaat waarmaakt. En dat je op basis van je feitelijke werkpakket en werkdruk op een enig moment kunt zeggen en aantonen dat er niet meer bijpast. Dat je bereid bent om samen te kijken naar andere mogelijkheden. Bijvoorbeeld taken die (tijdelijk) moeten wijken omdat deze nieuwe taak echt belangrijk is, of in overleg bepalen welke opleverdatum wel haalbaar is. Stel je dat eens voor.... wat zou dat je brengen?

Door eerlijk in gesprek te gaan over je taken en mogelijkheden op basis van de feiten, kunnen pas echt goede keuzes gemaakt worden. Dan wordt duidelijk wat werkelijk kan en wat niet kan en ben je samen verantwoordelijk voor zowel het resultaat als de werkdruk. Dan wordt ja een echte ja en nee een afgestemde nee.

Moet niet eerst de hele organisatie veranderen om dit voor elkaar te krijgen? Het is immers de cultuur om altijd ja te zeggen en dan maar te kijken hoever je komt? Natuurlijk gaat dit gemakkelijker als je hier als gehele organisatie mee aan de slag gaat. Maar dat wil niet zeggen dat je alleen of met een paar collega's samen niets kunt doen. Jouw werk, jouw leven en jouw werkdruk, zijn primair jouw verantwoordelijkheid. Dus het begint ermee dat jij als eerste jouw schaarse tijd serieus gaat nemen. Wie weet wat dit voorbeeldgedrag verder in gang zal zetten.

Met de volgende stappen vergroot je je geloofwaardigheid al meteen voor komende week. Zoals bij alle goedwerkende veranderingen begin je met kleine en concrete stappen. Als die werken, kun je het uitbreiden. Neem voor het einde van deze week een klein half uurtje de tijd en ervaar al volgende week de rust en ontspanning door deze manier van werken.

Drie acties om ontspannen en geloofwaardig te werken

1. Maak deze week een inschatting van de tijd die je per klus nodig hebt. Positieve planners, wees alert, klussen kosten vaak meer tijd dan je denkt! Plan minstens 1,5 keer de tijd die je denkt kwijt te zijn.

2. Tel daar de tijd bij op die je nodig hebt voor al je regulier werk. Hoeveel tijd kosten de vaste afspraken waar je niet onderuit kunt? Tel hierbij de tijd op die je dagelijks besteed aan mail, social media en andere terugkerende taken. Reken daarbij per dag (!) op 2 uur op voor onvoorziene taken (bij een volle werkdag).

3. Bekijk het resultaat. Zijn de doelen die je voor komende week hebt haalbaar? Beslis op basis hiervan wat je moet aanpassen en wie je daarvan op de hoogte moet stellen, zodat de afspraken die je maakt ook geloofwaardig zullen zijn.

Kortom: door te werken aan je geloofwaardigheid, reduceer je werkdruk en haal je meer werkelijk resultaat. Door ja zeggen en nee doen voorkom je misschien vervelende discussies. Maar als je weet dat het niet haalbaar is, kun je beter 'ja, mits' zeggen en in gesprek gaan over de voorwaarden van deze mits.
Callista Roelofs is auteur van het management eBook 'Breek uit de Waan van de Dag'.  Gratis aan te vragen op www.waanbrekers.nl.