Gevangen door de lange betogen van je collega?

We zitten in een vergadering met de zeven MT-leden. Een van de collega’s (Jan) houdt een lang betoog, zoals hij meestal doet. De zinnen volgen elkaar zo op dat je er onmogelijk tussen kunt komen. Ik ben de draad van zijn betoog al lang kwijt en ik voel me gevangen. Ik vraag me af of ik de enige ben. Als ik om me heen kijk, zie ik dat niemand echt aandacht heeft voor het verhaal. 

Waarom laten we dit soort ruis toch telkens weer gelaten over ons heen komen, niet alleen van hem maar ook van anderen? 

Shannon en Weaver (1964) onderzochten hoe ruis en informatie zich tot elkaar verhouden in een informatiekanaal. De relatie is omgekeerd evenredig: hoe meer ruis, hoe minder informatie-uitwisseling en omgekeerd. Ze gingen vervolgens op zoek naar de bronnen van ruis in communicatie en ze vonden er twee: redundantie en dubbelzinnigheid. Later voegden Simon en Agazarian (1967) daar nog een derde bron van ruis aan toe: tegenstrijdigheid.

Een monoloog in een vergadering hoeft niet per se redundantie te bevatten. Maar toch is dat heel vaak het geval. Eenzijdige communicatiepatronen. doen zich vaak en gemakkelijk voor. Er ontstaan dan situaties waarin veel gezonden wordt maar niet ontvangen: ruis. 

Het is  heel verleidelijk om degene die de lange verhalen houdt, de schuld te geven: ‘Jan met de lange mouwen’. Vanuit een systeemperspectief klopt dat niet. 

Je maakt een communicatiepatroon met z’n allen. 

Om te beginnen, onderbreekt niemand hem. Een vreemd soort wellevendheid want er worden met het grootste gemak andere (veel hardere) noten gekraakt in dit MT. Het zinnetje, ‘Jan, ik onderbreek je even’ heeft een bijzonder effect op hem. Het lijkt of ook hij ineens wakker wordt. Als ik dat laat volgen door een zinnetje als: ‘ik ben helemaal kwijt waar we het over zouden hebben, kun je je betoog in twee zinnen samenvatten?’ komt Jan ter zake. 

Voor het MT-systeem hebben die lange verhalen een functie. Zo leidt het soms de aandacht af van de pijnpunten in de organisatie die het MT te onderzoeken heeft. Dan is het een indicatie van een vluchtbeweging door het hele MT. Je zou kunnen zeggen dat het MT gezamenlijk kiest voor het saaie verhaal om nog maar even niet te hoeven dealen met de echte problemen.  

Dit communicatiepatroon doorbreken, begint met de realisatie dat niet Jan het probleem is, maar de collectieve vermijding van de problemen die het MT op te lossen heeft. 

Van daaruit is het veel makkelijker om Jan op een collegiale manier te onderbreken en een vector naar de eigenlijke taak van het MT in te brengen. 

Noten
Shannon & Weaver (1964), ‘The Mathematical Theory of Communication’, 
Simon & Agazarian (1967), ‘SAVI: Sequential Analysis of Verbal Interaction’