Efficiënter werken noodzakelijk. Aan de slag met AI.

Het personeelstekort in ons deel van Europa is nijpend en dat blijft zo. De loonkosten stijgen en het niveau van de schoolverlaters neemt af (zie de Landelijke JeugdMonitor ). Dat is deels te verklaren uit het feit dat door het grote personeelsgebrek mensen worden aangenomen die minder of niet gekwalificeerd zijn voor een functie. Het motto is dan ‘waarom verder leren als ik ook zonder diploma de baan kan krijgen?’ Deze mensen vergeten vaak dat een functie bepaalde kwalificaties vraagt die dan niet of beperkt aanwezig zijn. Uit diverse onderzoeken blijkt dat jonge mensen een gemiddeld verloop hebben van 34% terwijl bij senioren dit 14% is. En de statistieken geven aan dat het verloop stijgende is.

De schaarste aan personeel en dan met name gekwalificeerd en gemotiveerd personeel zal de komende jaren niet afnemen. De vergrijzing zal verder groeien en daarmee het percentage werkenden dalen. Ook de zorg vraagt mede door de vergrijzing en de gevraagde hulp om steeds meer medewerkers. 

Hoe kunnen we omgaan met het tekort aan personeel?

Wat kan een werkgever hieraan doen? De makkelijkste weg is het aantrekken van arbeidsmigranten. In de logistiek en productie is de inzet van Polen al jaren een begrip. Maar Polen ontwikkelt zich in een hoog tempo en de lonen stijgen hard in het land zelf. Steeds vaker kunnen Poolse medewerkers een vergelijkbaar salaris verdienen in hun eigen land, in de buurt van hun eigen familie en zonder de noodzaak om de lange afstand heen en weer te rijden. De volgende groep arbeidsmigranten zijn Roemenen en Letten, maar de afstand is groter en vaak is zelfs de Engelse taal een hindernis.

In sectoren waar menselijke aanwezigheid noodzakelijk is (bijvoorbeeld de retail) wordt gezocht in het aantrekken van part-time medewerkers. Ook voor een beperkt aantal uren per week kunnen functies nu worden ingevuld.

In specialistische beroepsgroepen zoals de bouw, wordt steeds vaker gekeken naar prefab projecten, zodat het werk ter plaatse op de bouwplaats beperkt wordt tot het in elkaar zetten. Dat is niet altijd wenselijk maar beperkt de noodzakelijke hoeveelheid arbeidskracht.

De mogelijkheden van AI

De pers staat vol met de mogelijkheden van AI. Vaak zijn dat echter hulpmiddelen voor een individu. Een programmeur die bijvoorbeeld gewezen wordt op een fout die hij in zijn code maakt is zo’n voorbeeld, of een uittreksel voor een werkstuk gemaakt door ChatGPT. AI-systemen die een heel proces optimaliseren zijn er echter nog nauwelijks. Het optimaliseren van een ziekenhuis met AI is nog niet beschikbaar, al wordt er wel aan gewerkt. In de logistiek een planning met AI maken bestaat wel, maar pas op heel kleine schaal. Op grote schaal is er meer goede data nodig en moeten de algoritmes verder ontwikkeld worden. Over enige tijd kunnen we dit verwachten, en de eersten die dit goed implementeren hebben enkele jaren voorsprong. 

Nu starten: efficiënter werken

De meest belangrijke factor voor de toekomst is echter efficiënter werken. Maar om dat in een willekeurige situatie in te zetten geeft vaak veel onbegrip: hoe moeten we dat aanpakken

Daarom enkele voorbeelden ter motivatie:

• Picnic heeft zowel voor het verzamelen van de orders als het uitrijden van de boodschappen gewerkt aan een zo beperkt mogelijke inzet van medewerkers: bij het verzamelen van de boodschappen kan een medewerker met de korst mogelijke route de boodschappen verzamelen. Bij het wegbrengen van de boodschappen zijn de adressen gebundeld in een gebied zodat zo min mogelijk tijd verloren gaat met rijden tussen twee adressen zodat per bezorger zo veel mogelijk adressen beleverd worden.
• Steeds meer E-commerce ketens werken met geautomatiseerd verzamelen van orders. Hierbij liggen de goederen niet in een schap maar vaak in door een robot verplaatsbare kratten. Een order wordt dan verzameld door het geautomatiseerd verzamelen van de gewenste kratten. Dit zijn nog zeer kostbare systemen maar de betrouwbaarheid is hoog, werkt 24x7 en voorkomt het geestdodend en foutgevoelige orderverzamelen. Vanzelfsprekend zijn niet alle typen goederen hiervoor geschikt.
• Automatiseren van het proces: Niet zelden bestaat een deel van de taken uit zaken die handmatig moeten worden uitgevoerd. Het eenmaal investeren in digitale transformatie helpt om zo’n taak voortaan automatisch uit te voeren.
• Investeren in klanten portals: Daar waar we 20 jaar geleden naar een reisbureau moesten om een reis te boeken, daar is het nu veel handiger dit online te doen. Reisorganisaties maken het de klant erg makkelijk zodat de reiziger zich goed kan oriënteren en zonder inzet van medewerkers de reis kan samenstellen. Als er geen bijzonderheden zijn kan de reis zonder personele inzet van de reisorganisatie geregeld worden. Slechts bij afwijkingen of problemen met de reisorganisatie ingrijpen.
• Procesoptimalisatie: het uitvoeren van standaardhandelingen in de zorg (bijvoorbeeld bij de meeste röntgenfoto’s) is zodanig geoptimaliseerd dat per uur zoveel mogelijk foto’s gemaakt worden. Dit verhoogt de inzet van het kostbare apparaat en de benodigde begeleiding. 

De bovenstaande voorbeelden zullen in het algemeen bekend zijn. De echt uitdagende stappen moeten echter nog gedaan worden. Daarvoor zijn vaak stappen nodig die veel groter zijn dan een kleine deel-optimalisatie. Hier volgen enkele voorbeelden waarbij op een hoger niveau een efficiënter proces wordt gerealiseerd

• Een grote fabrikant van liften installeert sinds kort een module in alle liften die het geluid van de lift opneemt en analyseert. Het blijkt dat storingen vaak vooraf gaan door mechanische trillingen die nauwelijks te horen zijn. Als dit optreedt stuurt de leverancier vooraf een monteur om de oorzaak op te lossen voordat de storing plaats vindt. In plaats van heen en weer te rijden tussen spoed-reparaties kan een monteur nu goed gepland verwachtte storingen preventief verhelpen. Dit is voor alle partijen prettig maar het belangrijkste is dat de monteur gepland kan werken en daarmee veel effectiever ingezet kan worden dan voor spoedreparaties.

• Een fabrikant van retailverpakkingen analyseerde de verkochte producten en investeerde in extra opslag. Met goede voorspellingen worden klantorders voorspeld, zodat een deel van de bestellingen al klaar is en met de productiecapaciteit een stabielere inzet wordt gerealiseerd. Daarnaast wordt geprobeerd de omstelkosten te beperken door van geproduceerde series die in de verwachtte verkopen vallen alvast op voorraad te maken. Na wat inregelwerk bleek de productiviteit met de bestaande productiemiddelen aanzienlijk omhoog te gaan, en de rust voor de medewerkers toe te nemen.

• Een grote winkelketen koppelde met de logistieke partners voor de winkelbevoorrading. Binnenkomende goederen worden realtime voorspeld zodat de ontvangende medewerkers het werk kunnen verdelen en de ontvangst direct kunnen verwerken. Dit leidde tot veel kortere lostijden en een hogere distributiecapaciteit.

En nu de praktijk

Efficiënter werken gaat niet vanzelf: het moet georganiseerd worden. In de praktijk zullen veel mensen weerstand hebben, bang dat zij de innovaties niet kunnen volgen of hun baan op de tocht staat. De eerste stap is iedereen te vertellen dat dit niet het doel is. 

Het ontwerpen van een efficiënter proces is geen stap dat u in een weekend implementeert. Het zijn vele kleine stapjes met een overall plan. Een projectgroep met alle betrokken disciplines is een voorwaarde voor succes. Een architect/projectleider die het overall proces ontwerpt en implementeert is onontbeerlijk. Een veel voorkomend punt van falen is dat deze visie onvoldoende scherp is, of onderweg te vaak aangepast moet worden. De oorzaak van de aanpassingen is veelal dat de architect onvoldoende bekend is met het huidige proces en al doende inzichten moet aanpassen. Er moet een plan zijn welke stappen uitgevoerd moeten worden, wie daarin betrokken is, hoe de implementatie loopt en welke resultaten daarin verwacht worden.

Een top-down visie met een bottom-up implementatie is vaak de beste aanpak.

Een management team dat dit ondersteunt in tijd en geld is een belangrijke voorwaarde. 

En nu zelf aan de slag

De makkelijke verbeteringen zullen in veel organisaties vandaag de dag wel gerealiseerd zijn. De uitdaging voor de manager van vandaag is het realiseren van optimalisaties over een veel groter deel van het operationele proces. De investeringen zijn groter maar zijn met de afnemende menselijke capaciteit een voorwaarde om in de hedendaagse wereld concurrerend te blijven opereren. Dit vraagt meer dan gezond verstand: een uitstekende kennis van het proces en de visie om een verbeterd proces te kunnen ontwerpen zijn nodig. De mensen die dit kunnen zijn vandaag de dag heel hard nodig om goed voorbereid de toekomst in te gaan.