Business cases belanden veelal in de lade van de manager

Wil je een project van de grond krijgen en heb je daarvoor budget nodig? Maak dan zeker een business case. Geen betere start dan met een business case. Maar wat gebeurt er met de business case gedurende het project? Deze belandt veelal in de lade van de manager. De aandacht van het management verslapt namelijk snel omdat nieuwe ontwikkelingen zich voordoen.

De business case is niet alleen bedoeld om het project van de grond te krijgen en daarna weg te leggen. De business case is gedurende het project en ook aan het eind noodzakelijk om een goed beeld te houden op de baten die uit het project voortvloeien. Zo zou het in ieder geval moeten zijn, blijkt ook uit de aandacht voor benefitsmanagement bij projectmanagement methoden zoals PRINCE2 en MSP. In een business case moeten de benefits ofte wel ‘de bijdrage van het project aan de bedrijfsdoelstellingen’ specifiek en kwantificeerbaar worden gemaakt. Zodat na afloop van een project gecheckt kan worden of de benefits zijn gehaald maar ook of ze zijn geïncasseerd.

Uit onderzoeken blijkt dat de aandacht voor business cases en besluitvorming rond projecten de afgelopen jaren duidelijk is toegenomen.  Uit onderzoek gehouden in 2010 door Bisnez Management blijkt het gebruik van de business case bij Nederlandse organisaties verbeterd. Rond de 60% van de organisaties geeft aan, voorafgaand aan een groot project, een serieuze business case op te stellen. Maar in deze business cases worden deze “benefits” of “de bijdrage van het project aan de bedrijfsdoelstelling” vaak onvoldoende specifiek gemaakt of gekwantificeerd.

Uit ditzelfde onderzoek blijkt daarnaast dat slechts 16 op de 100 projecten grondig geëvalueerd worden: 84 dus beperkt of niet. Slechts in 16 van de 100 gevallen wordt na afloop van het project de business case uit de lade gehaald om te kijken of de kosten, maar vooral de ‘benefits’ overeenkomen met de werkelijkheid.

Het evalueren van ‘benefits’ gebeurt heel beperkt, laat staan het daadwerkelijk realiseren van de benefits voor de organisatie. Dit brengt mij tot de volgende stellingen.

• De business case moet niet alleen gebruikt worden om een project ‘gestart’ te krijgen en de budgetten beschikbaar te krijgen, maar vooral om vast te stellen of de beoogde bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen zijn gerealiseerd.
• In projecten en in de organisatie rondom projecten moeten eigenaren worden aangewezen die verantwoordelijk zijn voor het ‘binnenhalen’ van de benefits.
• De controller/accountant/boekhouder moet niet alleen allerlei audits uitvoeren op het reguliere proces maar niet ook op de benefits van projectmatig uitgevoerde werkzaamheden.

Zolang er zo weinig aandacht is voor benefits management zal het succes van projecten niet toenemen. Immers als je niet stuurt op resultaten, dan zul je deze ook niet bereiken. .

Peter Noordam
Bisnez Management

Noot redactie: Meer informatie over het onderwerp Business Case in de kennisbank van ManagementSite.