Channels

Wil je een project van de grond krijgen en heb je daarvoor budget nodig? Maak dan zeker een business case. Geen betere start dan met een business case. Maar wat gebeurt er met de business case gedurende het project? Deze belandt veelal in de lade van de manager. De aandacht van het management verslapt namelijk snel omdat nieuwe ontwikkelingen zich voordoen.

De business case is niet alleen bedoeld om het project van de grond te krijgen en daarna weg te leggen. De business case is gedurende het project en ook aan het eind noodzakelijk om een goed beeld te houden op de baten die uit het project voortvloeien. Zo zou het in ieder geval moeten zijn, blijkt ook uit de aandacht voor benefitsmanagement bij projectmanagement methoden zoals PRINCE2 en MSP. In een business case moeten de benefits ofte wel ‘de bijdrage van het project aan de bedrijfsdoelstellingen’ specifiek en kwantificeerbaar worden gemaakt. Zodat na afloop van een project gecheckt kan worden of de benefits zijn gehaald maar ook of ze zijn geïncasseerd.

Uit onderzoeken blijkt dat de aandacht voor business cases en besluitvorming rond projecten de afgelopen jaren duidelijk is toegenomen.  Uit onderzoek gehouden in 2010 door Bisnez Management blijkt het gebruik van de business case bij Nederlandse organisaties verbeterd. Rond de 60% van de organisaties geeft aan, voorafgaand aan een groot project, een serieuze business case op te stellen. Maar in deze business cases worden deze “benefits” of “de bijdrage van het project aan de bedrijfsdoelstelling” vaak onvoldoende specifiek gemaakt of gekwantificeerd.

Lees ook:

Innoveren? Pas op met de businesscase!

Uit ditzelfde onderzoek blijkt daarnaast dat slechts 16 op de 100 projecten grondig geëvalueerd worden: 84 dus beperkt of niet. Slechts in 16 van de 100 gevallen wordt na afloop van het project de business case uit de lade gehaald om te kijken of de kosten, maar vooral de ‘benefits’ overeenkomen met de werkelijkheid.

Het evalueren van ‘benefits’ gebeurt heel beperkt, laat staan het daadwerkelijk realiseren van de benefits voor de organisatie. Dit brengt mij tot de volgende stellingen.

  • De business case moet niet alleen gebruikt worden om een project ‘gestart’ te krijgen en de budgetten beschikbaar te krijgen, maar vooral om vast te stellen of de beoogde bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen zijn gerealiseerd.
  • In projecten en in de organisatie rondom projecten moeten eigenaren worden aangewezen die verantwoordelijk zijn voor het ‘binnenhalen’ van de benefits.
  • De controller/accountant/boekhouder moet niet alleen allerlei audits uitvoeren op het reguliere proces maar niet ook op de benefits van projectmatig uitgevoerde werkzaamheden.

Zolang er zo weinig aandacht is voor benefits management zal het succes van projecten niet toenemen. Immers als je niet stuurt op resultaten, dan zul je deze ook niet bereiken. .

Peter Noordam
Bisnez Management

Noot redactie: Meer informatie over het onderwerp Business Case in de kennisbank van ManagementSite.

Kennisbank onderwerpen:

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Ook en vooral bij ad-hoc projecten is een gedetailleerde planning van de stappen van cruciaal belang. De projectmanager evalueert met betrokkenen elke gedefinieerde stap op status en kwaliteit op de momenten die zijn aangegeven en zo nodig tussentijds. Dit is DÈ manier om te zorgen dat het project succesvol wordt uitgevoerd.

Groet,
Jos Steynebrugh
Marketing en Innovatie Consulent

Goed ingebed batenmanagement werkt als een vliegwiel voor projecten en programma’s: het creert waarde voor de organisatie en realisatie van strategie. In mijn opinie gaat batenmangement veel verder dan businesscasemanagement. De essenties van batenmanagement zijn om o.a. de focus te zetten op de visie en einddoelen én het creeren van echt eigenaarschap van de baten realisatie
Daarbij is meten van groot belang. Het gaat niet alleen om financiele baten. Daarom is het gevaar om die rol (alleen) bij een control afdeling te beleggen. Niet-financiele baten zijn net zo cruciaal voor een organisatie. Graag ga ik over dit thema met u in discussie tijdens de PGM Open 2012 (programamanagement). Batenmanagement, bureaucratie of energetisch vliegwiel!? Wat vind u en wat zijn uw ervaringen?

Wat je voorstelt vraagt een totale omslag in de bedrijfscultuur. De waarde van managers wordt bepaald aan de hand van “successen” die ze hebben behaald. Als ze iets doen moet het dus per definitie een “succes” zijn. Een droge evaluatie kan deze uitkomst onderuit halen & is dus niet in het belang van veel managers. Dit verklaart mi. ook het lage percentage evaluaties tot nu toe.

Sinds kort is er een LinkedIn-groep Batenmanagement. Graag nodig ik u van harte uit om hier over specifiek dit onderwerp verder te disscusieren en/of in contact te komen met andere professionals. Doel kennisdelen en ervaringen rondom batenmanagement.

Toon alle 4 reacties
x
x