Vergelijken of inspireren: benchmarking of ‘best in class’?

Waarom vergelijken we onszelf eigenlijk? Volgens de sociale vergelijkingstheorie van Festinger (wees gerust, ik kom niet met een theoretische verhandeling ), blijken er drie hoofdmotieven te zijn voor het vergelijken van jezelf met anderen:
1) Zelfverheffingsmotief: je beter willen voelen dan iemand anders.
2) Consistentiemotief: zelfbeeld bevestigen, klopt het wat ik denk?
3) Zelfverbeteringsmotief: om jezelf te ontwikkelen en te verbeteren.

Wat is benchmarking?

Of het nu over kleding gaat of het uiterlijk, de auto of het huis. Ook organisaties zijn continue bezig met het verbeteren van het bestaande. Vergelijken van de eigen situatie met de omgeving kan helpen om verbetermogelijkheden scherp te krijgen. Vergelijken heeft in organisatieland een hoge vlucht genomen en wordt vaak voorzien van getallen. We noemen het dan ‘benchmarken’. Volgens de definitie van Camp (1989) is: "Benchmarking systematisch onderzoek naar de prestaties en de onderliggende processen en methoden van een of meer leidende referentie-organisaties op een bepaald gebied, en de vergelijking van de eigen prestaties en werkmethoden met deze "best practice", met het doel om de eigen prestaties te plaatsen en te verbeteren."

Iedere branche- vereniging heeft wel een jaarlijks terugkerende thermometer of een benchmark-onderzoek, waarbij organisaties binnen dezelfde branche met elkaar worden vergeleken. Ook benchmarking tussen ‘vergelijkbare processen’ vindt veel plaats. Bijvoorbeeld de vraag: Hoeveel facturen kan 1 fte per jaar verwerken?

Benchmarking: vergelijken met een kwantitatieve norm

Benchmarking heeft het voordeel dat je kunt vergelijken met een kwantitatieve ‘norm’, waardoor een schijn van objectiviteit ontstaat. Daarmee heb je gelijk ook een belangrijk nadeel van ‘benchmarks’ te pakken, namelijk de definitie van deze norm en de ‘scope’ van het domein waarover deze ‘norm’ gemeten wordt. Bij het gebruik van benchmarks gaat vaak veel energie verloren met het vooraf heel expliciet definiëren van de scope of met discussies over de validiteit van de getallen. Dit gezegd hebbende is benchmarking natuurlijk wel interessant, zeker bij de start van een verbetertraject. Door te benchmarken kun je vaststellen hoe groot het verschil is tussen de effectiviteit en efficiency van het eigen organisatieonderdeel of proces en de ‘norm’. Naar alle waarschijnlijkheid zijn de meeste verbeteringen mogelijk, daar waar de achterstand ten opzichte van de norm het grootst is.

Best in class: voor inspirerende perspectieven

Toch blijft kwantitatieve benchmarken vaak iets ‘treurigs’ hebben en komt het vooral tegemoet aan motief 1 en 2 van Festinger. Kwantitatieve benchmarks zijn vaak weinig inspirerend. Het resultaat van een benchmark onderzoek is dan ook: wij doen het met 3 fte en de benchmark doet het met 2,8 fte. En dan…. benchmarken helpt niet om te veranderen en geven geen inspirerend perspectief (motief 3 van Festinger). Daarom gebruik ik zelf liever ‘best in class’. Best in class voorbeelden inspireren en dagen je uit. Niemand is op zoek naar een vriend of vriendin die voldoet aan de ‘benchmark’ lengte, breedte, hoogte. Nee iedereen raakt geïnspireerd door het mooiste ‘jongetje of meisje’ van de klas.

Benchmarken heeft vooral de smaak van terugkijken en meten, prestatie indicatoren en normen. Terwijl best in class voorbeelden vooruitkijken en inspireren, vaak zonder goede kwantitatieve onderbouwing . Ik wil in deze column dan ook een ‘lans breken’ voor best in class. Het gebruik van ‘Best in class’ voorbeelden inspireert. Waarom doen ‘zij’ het zo, wat doen ze anders? Het gesprek aangaan, zonder het voorbeeld helemaal plat te slaan. Juist het met elkaar bespreken van ‘best in class’ voorbeelden helpt management en medewerkers bewust te worden van nieuwe toepassingsmogelijkheden. Een goede ‘casus beschrijving’ en een ‘open mind’ zijn de belangrijkste ingrediënten. Deze benadering biedt mogelijkheden om zelf een Best in Class voorbeeld voor anderen te worden. Tegenwoordig zijn de prachtigste casussen op ‘YouTube’ te vinden. Niets is er leuker dan met je team zo’n casus aan te horen en jezelf de vraag te stellen: wat kunnen we hiervan leren?’