Channels

Heb je wel eens een knoop in je maag als je een ‘lastig’ gesprek moet voeren met één van je medewerkers? Je weet dat je een moeilijke boodschap moet brengen maar hebt geen idee hoe je dit op een effectieve manier aanpakt.

Veel leidinggevenden vinden het erg lastig een goed gesprek te voeren met hun medewerkers. Vooral als het om het functioneren van die medewerker gaat. Velen hebben de neiging dit uit te stellen, eromheen te draaien en het dus uit de weg te gaan.

Uiteraard weten ze wel dat het voeren van een confronterend gesprek hoort bij een baan als leidinggevende. Maar het blijft voor velen doodeng en verre van comfortabel. Smoesjes krijgen al snel de overhand.

Smoesjes als “Ik heb het te druk om een goed gesprek te voeren. De ander zit vast niet lekker in zijn vel, dus laat ik hem maar niet lastig vallen. Wie weet wordt de ander boos op mij en dat wil ik natuurlijk ook niet”.

De meeste mensen zijn meesters in het uit de weggaan van zaken die lastig zijn. Zaken waarvan je weet dat je ze ‘moet’ doen maar die je blijft uitstellen. Hoe komt het dat we ‘lastige’ zaken uit de weg gaan?

Dat komt omdat we onze emoties, interpretaties en feiten niet goed kunnen scheiden.

Voorbeeld.

Mark is leidinggevende en heeft een functioneringsgesprek ingepland met zijn medewerkster Isabel. Hij ziet als een berg tegen dit gesprek op. Isabel functioneert namelijk op één punt niet voldoende; ze heeft haar projecten meestal niet op tijd af. Hij heeft het idee dat ze haar werk niet onder controle heeft. Hij baalt hier stevig van. Hij zou willen dat ze haar werk beter plant en hem meer betrekt in haar bezigheden. Hij weet dat hij haar hiermee moet confronteren maar niet hoe hij zo’n gesprek effectief aanvliegt. Hij voelt nu al het klamme zweet in de handen bij het idee van de confrontatie.

Mark laat zich leiden door emoties als boosheid, teleurstelling en onmacht. Deze emoties hebben hem behoorlijk in de greep waardoor hij gespannen en gestrest is als hij aan deze situatie denkt. Realiseer je echter dat emoties er niet zomaar zijn. Ze komen voort uit interpretaties van de situatie.

Interpretaties
Interpretaties (oftewel aannames, overtuigingen) die hij heeft zijn: “ze moet mij op tijd informeren over de stappen die ze maakt in een project, ze doet haar werk niet goed, ze plant haar werk onhandig, ze komt haar afspraken niet na”.

Interpretaties zijn de bril waardoor je naar een situatie kijkt. Deze zorgen er vaak voor dat je in één waarheid blijft hangen. Je identificeert je met je interpretaties en ziet geen mogelijkheden anders met de situatie om te gaan. Door de interpretaties die Mark heeft zit hij vast in zijn eigen waarheid. Dat bezorgt hem veel negatieve emoties.

Emoties
Emoties zijn een keuze. Door het veranderen van je interpretaties kun je andere emoties creëren. Toch ervaren veel mensen het als heel lastig emoties te stoppen of te veranderen. Dit komt omdat emoties ook een functie hebben. Ze zorgen er namelijk voor dat jij je eigen pijn achter je gedrag niet hoeft te voelen. In emoties blijven hangen is dus veilig.

Mark blijkt niet te willen voelen dat hij onzeker is wanneer hij de confrontatie aan moet gaan. Onzekerheid die voortkomt uit interpretaties als: “ik wil aardig gevonden worden, ik wil erkenning”.

Feiten
Het contact met de pijn stelde Mark in staat te accepteren dat deze onzekerheid er is. Zodoende kon hij zijn interpretaties parkeren en naar de feiten kon gaan. Feiten zorgen er voor dat een situatie neutraal wordt, dat de lading er af is. Het enige feit in de situatie met Isabel was dat ze haar project niet af heeft binnen de gestelde termijn. Wat Mark daar allemaal van vindt zorgt alleen maar voor negatieve emoties en ineffectief gedrag (confrontatie mijden).

Door vanuit de feiten de situatie te bekijken kon Mark het volgende gesprek voeren.

Methode van de 4 G’s

1 Benoem het Gedrag
Mark: “Ik zie dat bepaalde projecten niet op tijd af zijn.”
2 Benoem het Gevoel dat dit jou geeft
Mark: “Omdat we naar mijn idee vaak hebben gesproken over de status van de projecten krijg ik het gevoel dat je mij niet serieus neemt. Dat maakt me onzeker.”
3 Geef het Gevolg aan voor jou
Mark: “Het gevolg is dat ik uit contact ga en weinig aandacht aan je besteed.”
4 Benoem het Gewenst gedrag
Mark: “Ik zou graag willen dat je mij betrekt in de stappen van je projecten zodat ik weet waar je mee bezig bent.”

Een boodschap op een dergelijke manier brengen zorgt er vaak voor dat de ander gaat nadenken over zijn of haar gedrag. Realiseer je dat een ander zich meestal niet bewust is van het effect van zijn of haar gedrag. Het durven aangeven wat iets met je doet (je kwetsbaar opstellen) is vaak een effectieve manier de ander te bewegen in de richting die jij voor ogen hebt. Belangrijk is wel dat jij eerst zelf inzicht hebt in je eigen ineffectieve gedrag/emoties en onderliggende pijn. En accepteert dat deze er zijn.

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Marjan,
Ik heb met stijgende tegenzin je artikel doorgelezen. Ik snap wel dat je graag op een leuk acroniem (4G) wil uitkomen, maar dan moet je de werkelijkheid niet uit het oog verliezen. Hieronder volgt een gesprek zoals dat óók zou kunnen verlopen:

Mark: “Ik zie dat bepaalde projecten niet op tijd af zijn.”
Piet: Da’s snel. Ik heb je hier al tig keer over gemaild: no reply

Mark: “Omdat we naar mijn idee vaak hebben gesproken over de status van de projecten
krijg ik het gevoel dat je mij niet serieus neemt. Dat maakt me onzeker.”
Piet: Tja, dat krijg je ervan als je niet luistert

Mark: “Het gevolg is dat ik uit contact ga en weinig aandacht aan je besteed.”
Piet: Dat gaat niet helpen, Mark, Check your permisses.

Mark: “Ik zou graag willen dat je mij betrekt in de stappen van je projecten zodat ik weet waar je mee bezig bent.”
Piet: Je bent ofwel hardhorend, dan wel hardleers of gewoon niet geschikt voor je functie. Met inbegrip van vandaag communiceer ik hierover met CC aan OR en Raad van Bestuur. Goede middag.

Wat me opvalt, niet alleen bij dit artikel, maar bij de velen die jumpen naar gedragsconclusies, is dat voorbij gegaan wordt aan een aantal zaken.

Hier een paar “G’s” die vooraf moeten gaan aan de 4 die jij noemt.

1: Genoeg informatie (check je mail en het dossier van Jan L)
2: Genoeg duidelijkheid in de processen?
3: Genoeg bevoegdheden gedelegeerd naar betrokkenen in proces?
4: Genoeg tijd en middelen voor een realistische planning?
5: Genoeg rekening gehouden met verstoringen (ziekte, vertrek etc. etc.)

Kijk, nu zijn het ineens 9 G’s en kan het gesprek héél anders verlopen, en zonder gespiegologiseer van de koude grond waar mensen (terecht) hééél pissig van worden.

Groet,
Jos Steynebrugh

Beste Marjan,

Dat de meeste mensen confrontaties uit de weg gaan, handelen uit emotie en niet naar de feiten kijken, kan ik nog volgen.

Je voorbeeld met Mark en de 4G’s zou voor mij niet de oplossing zijn. Dan vermoed ik dat het gesprek eerder gaat zoals Jos beschrijft. Er kunnen tal van legitieme oorzaken zijn waardoor een project niet tijdig wordt opgeleverd.

Daarnaast horen er in functioneringsgesprekken geen verrassingen naar voren te komen en zou ik verwachten dat Mark Isabel al eerder heeft aangesproken en afspraken met haar heeft gemaakt. In dit geval zou Mark meer gebaat zijn met hulp bij het voorbereiden van een functioneringsgesprek.

Groet, Peter

Beste Marjan,
De 4 G’s zijn in mijn ervaring zinvol als geheugen steuntje en structuur bij het geven van feedback en niet bij een functioneringsgesprek. Als er sprake is van juiste omstandigheden en randvoorwaarden ( de 5g’s van Jos) dan kun je volgens de structuur van de 4 G’s elkaar op een respectvolle wijze feedback geven op een bepaalde gebeurtenis en dat geldt zowel voor de leidinggevende als voor de leidingnemende. Overigens kun je elkaar op die manier ook complimenteren, waardoor het compliment meer waarde krijgt en leidt tot nog meer van dit gewaardeerde gedrag.
Ten slotte dien je je als leidinggevende allereerst af te vragen of je je medewerker op de juiste wijze hebt aangestuurd, geinformeerd en empowered (volgens taakvolwassenheid van medewerker) hebt voordat je met een functioneringgesprek begint: spreek ik vanuit mijn feitelijke observaties of vanuit mijn frustraties? Die laatste zal je meestal jezelf moeten aanrekenen.

Groet,
Mirjam

beste Jos,

zoals jij je het gesprek voorstelt vind ik niet realistisch, want de Mark lijkt in jouw voorbeeld meer op een robot die niet anders kan dan de procedure volgen. Sommige mensen zijn idd in dat stadium beland en dan is er maar 1 G effectief; een glas water in het gezicht gooien en hopen dat ie wakker wordt uit zijn zelfhypnose.

groet thijs

Toon alle 4 reacties
x
x