Zelforganisatie, teams in het diepe gooien werkt niet

Een decennium gebundelde ervaring met de beweging naar zelforganisatie in de langdurige zorg heeft allerlei wetenswaardige en soms verrassende inzichten opgeleverd. In 12 columns stip ik er steeds één aan. Vandaag: De voorbereiding van het zorgteam.

Logisch: ‘leren en oefenen’

Ergens op weg naar zelforganisatie staat een team er ineens zelf voor. Het krijgt de sleutel. Eigenaarschap gaat over van de lijn naar het team. Dat vraagt van alles van hen. De teamleden gaan andere werkovertuigingen[1] hanteren, bijvoorbeeld ‘wij willen ervan zijn, want ….’, ‘wij zijn er als team van. Dat is beter voor onze cliënten, want ….’ en ‘we gaan het op z’n Rijnlands doen, want zonder geven en nemen werkt het niet’.[2] Het team krijgt ook behoefte aan nieuwe competenties (‘hoe nemen we besluiten?’, ‘hoe borgen we de kwaliteit?’ en ‘hoe zorgen we voor een opvolger van Jeanette?’). Die competenties moet het team al een beetje onder de knie hebben (leren en oefenen), ander is er sprake van ‘in het diepe gooien’. Dat is naïef en er komt weinig goeds van en toch …...

Beter: ‘voorbereiden’

Met ‘eigenaarschap’ is iets bijzonders aan de hand. Je hebt het of je hebt het niet en de positieve effecten komen diep van binnenuit. Eigenaarschap omarmen is geen oppervlakkig ‘kunstje’! Oefenen voor de sleuteloverdracht is dan ook als droogzwemmen, surrogaat. In het echie doen is pas echt. Dus is de sleuteloverdracht toch een sprong in het diepe!

Eigenaarschap kun je ook niet opdringen. Teams moeten vragen om eigenaarschap. Daar is zelfvertrouwen voor nodig. Dat moet groeien. Als oefenen surrogaat is, hoe ontstaat zelfvertrouwen dan? Door goed voorbereiden!

Ook voor de manager is het spannend. Hij heeft vertrouwen nodig dat zijn team niet op dag één al verzuipt, dat cliënten niet de dupe worden en dat echt ongewenste fouten niet plaatsvinden. Een goede voorbereiding van het team, inclusief het thema ‘borgen en verantwoorden’, stelt gerust.

Begeleiding ja, coaching nee!

Na 10 jaar ervaring is wel ongeveer bekend op welke punten een goede voorbereiding zinvol is. Ik noem er een paar: een eigen doel als het gaat om ‘goede zorg’, een eigen doel als het gaat om ‘goed samenwerken’, wakker gekuste Rijnlandse waarden, kennis van de kaders, een eerlijke taakverdeling, technische voorbereiding op nieuwe taken, afspraken over conflictsituaties, borging en verantwoording, afspraken met de medische staf, vergaderen en besluitvorming, bereikbaarheid voor de ondersteunende diensten. De voorbereiding is vooral een oriëntatie op nieuwe taken en het opdoen van achtergrondkennis, en nog slechts beperkt toepasbaar. Zoals gezegd, oefenen heeft weinig zin.

Daarom past klassieke teamcoaching, bijvoorbeeld over verbeteren van samenwerken, hier niet. Na de sleuteloverdracht veranderen immers alle verhoudingen. ‘Begeleiden’ van oriënteren, ontwikkelen en misschien iets ontdekken past wél. De voorbereiding is ook niet gericht op het halen van een ‘diploma’. Wat zou je willen examineren? De toetssteen heeft vooral te maken met vertrouwen. Het team: ‘Zijn we genoeg voorbereid. Durven wij het als team aan?’ En de manager: ‘Heb ik er vertrouwen in dat het team niet door het ijs zakt?’

‘Antifragiliteit’. Een fenomeen gemunt door Taleb

Na de voorbereiding en sleuteloverdracht groeit het team pas echt. Door te doen, ontdekken de teamleden wat wel en niet werkt, waarom dat zo is en wat dit voor hen betekent. Dat proces is beschreven door Nasim NicholasTaleb aan de hand van het door hem gemunte fenomeen ‘antifragiliteit’.[3] Iets is antifragiel als het sterker wordt door het oplopen van kleine deukjes. Trainen in de sport is een voorbeeld. Eerst vermoeidheid dan groei van conditie. Andere voorbeelden: onze botten blijven sterk door belasting; zonder uitdaging ontstaat hospitalisering. Ook het ontwikkelen van organisatievaardigheden is grotendeels gebaseerd op dit fenomeen. ‘Fouten maken mag’ kun je dus beter vervangen door ‘fouten maken moet!’ Dat jaagt het sterker worden van het team aan.

Valkuilen

Teams zelforganiserend verklaren zonder voorbereiding is een belangrijke valkuil. Ook de voorbereiding vormgeven als teamcoaching en/of voorbijgaan aan het grote belang van het opbouwen van (zelf)vertrouwen doet geen recht aan de situatie en de rol van die voorbereiding.

Veranderkundig

Hoe dan ook, de stap naar zelforganisatie is dus toch een sprong in het diepe. Maar een goed voorbereidingsprogramma voorkomt direct verzuipen. Een goed programma vergroot ook het (zelf)vertrouwen. Na de voorbereiding en de sleuteloverdracht staan alle lichten op groen om het ontdekken in het echie voort te zetten. Ontdekken door te doen en te groeien op basis van antifragiliteit.

[1] De term werkovertuigingen hoort bij de logische niveaus van Bateson. Zie de column ‘Bateson, werkovertuigingen en persoonlijke paradigmashifts’.

[2] Deze drie aspecten van zelforganisatie, te weten eigenaarschap, organiseervorm en werkcultuur kwamen in eerdere columns al aan de orde. In de overdracht van eigenaarschap komt alles samen.

[3] Taleb, ‘Antifragiel’, 2013.

Jaap van der Mei, auteur van Naar zelforganiserende teams in de zorg – Een veranderkundig perspectief.