Channels

Bij de opzet van een online ondersteunend participatie verandertraject (eParticipatie) speelt altijd de vraag “Hoe richt ik het proces zo in, dat ik niet alleen veel reacties, maar ook nog een zinnige uitkomst krijg?” Er zal immers in zo’n traject toch iets van een grote gemene deler gevonden moeten. Een rode draad in een beleidsstuk, of een gezamenlijke denk- en looprichting in een veranderprogramma. Dat is niet makkelijk, maar er zijn wel degelijk mogelijkheden.

Participatieve beleidsontwikkeling is de uitdaging

In 2013 lag er voor de eenheid Oost van de politie de uitdaging om voor de periode 2015-2018 een geheel nieuw beleidsplan te maken, de zogenaamde veiligheidsstrategie. De eenheid Oost (zie nieuwe nationale indeling politieregio’s) houdt zich met criminaliteit en handhaving bezig. Deze eenheid is een samenwerkingsverband met 79 gemeenten, De Nationale Politie, Openbaar Ministerie en lokale middenstand, waarbinnen afspraken en beleid gemaakt worden.

Nu lag hier de vraag om het nieuwe beleidsplan niet door een paar beleids-medewerkers, maar interactief met alle betrokkenen op te stellen. De bottom-up aanpak dus. Met daarbij de centrale activatievraag, hoe krijg ik 81 gemeenteambtenaren, even zovele wijkagenten, middenstanders, etc. op een digitaal platform om mee te denken over een plan wat voor sommigen zowel in tijd als in onderwerp een beetje een ver van je bed-show is? Hoewel de thematiek, zoals inbraken, motorbendes, etc., voldoende gesprekstof op zou leveren, was eigenlijk de vraag hoe krijg ik bijvoorbeeld wijkagenten en middenstanders zo ver om mee te schrijven aan zoiets als een beleidsplan. Nog belangrijker, hoe krijg ik met al die ideeën en meningen een zinnig en samenhangend eindresultaat?

Verzamel online en structureer offline

In dit geval was er voor gekozen de verschillende soorten participanten vanuit hun kracht te activeren. Dat wil zeggen de wijkagenten en middenstanders met name online te bevragen op knel- en verbeterpunten. Wijkagenten en middenstanders hebben doorgaans wel online affiniteit en ervaring (bijvoorbeeld met social media) en kennen als geen ander de knel- en verbeterpunten. De beleidsmakers van de gemeenten en justitie zouden gevraagd worden met name de structuur van het beleidsplan offline vorm te geven en online te bewaken. Offline zou dit namelijk toch weer het echte ambachtelijke, structureringswerk inhouden.

Het hele traject werd –los van de uiteindelijke formele bestuurlijke besluitvorming- opgedeeld in een drietal fases:

  • Allereerst zouden de kaders opgesteld worden door een werkgroep. Ook zou ondertussen de thema’s vastgesteld worden, waarlangs het beleid vorm gegeven zou worden. Na het opstellen van deze set aan kaders en het vaststellen van de thema’s, zouden de knel- en verbeterpunten de thema’s vorm geven. Hierbij werd gebruik gemaakt van een digitaal sociaal platform, waar op toegankelijke wijze iedere participant gevraagd zou worden zoveel mogelijk zelf met knel- en verbeterpunten te komen en vooral ook te reageren op die van anderen.
  • Met al deze digitale reacties (gegroepeerd per thema) zou er een tussenproduct, zeg maar versie 0.5, worden gevormd. Dit is een fysieke en offline activiteit, waar het genoemde echte ambachtelijke, structureringswerk voor nodig is. Deze versie 0.5 zou per thema, korte stukken tekst -zogenaamde “snippets”- bevatten die online makkelijk van commentaar te voorzien zou zijn.
  • Als laatste zou met dit commentaar een finaal concept opgesteld worden, waar een laatste online besluitvormingsronde zou plaatsvinden.

Helaas is na een succesvolle proefsessie, waarbij bovenstaande aanpak haalbaar werd geacht, door het bestuur de stekker uit het gehele traject getrokken. Reden, de kosten waren te hoog. Tja, ook dat kom je nog wel eens tegen. Toen heeft de eenheid Oost maar weer de oude vertrouwde top-down aanpak uit de kast gehaald.

Lees ook:

De App-groepjes organisatie

Het dusdanig structuren van online verzamelde input tot een zinnig en samenhangend geheel is en blijft een lastige opgave. Een aantal vuistregels zijn daar wel bij te noemen:

  • Start een dergelijk traject al snel met kaderstelling en het opdelen in thema’s (dat is al de eerste vorm van structurering)
  • Vraag de online participanten op een laagdrempelige manier uit, dus bijvoorbeeld met knel- en verbeterpunten of met stellingen, zoals bij de casus leerlingenvervoer
  • Zorg dat de verzamelde input dusdanig geconsolideerd en gestructureerd wordt, dat deze duidelijk en herkenbaar is voor een volgende online ronde, bijvoorbeeld een stemronde voor stellingen of een commentaarronde voor snippets
  • Zie de te maken keuzes, bijvoorbeeld in de vorm van (met stemmen) gekozen stellingen, als piketpalen voor het beleidsstuk of het te doorlopen verandertraject

Conclusies
Voor het online veranderen is planvorming erg belangrijk. Daarbij is structurering een randvoorwaarde. Je zult doelen moeten stellen, er zal focus moeten zijn, wat gaan we wel en wat gaan we niet doen, etc. Met vele honderden mensen op een platform is structurering uiteraard geen automatisme. Hierin zal je vanuit het doel en de doelgroep moeten werken, wie kan wat het beste bijdragen en hoe zal deze bijdrage het eindresultaat vormgeven? Ook voor het vaststellen van een wijze van structureren zijn ervaring en creativiteit belangrijke ingrediënten. Online veranderen is een jonge vaardigheid, maar vaak ook nog een onbekende vaardigheid. Het delen van kennis en ervaring kan daar zeker bij helpen. Al is het alleen al voor de acceptatie van deze vaardigheid aan de top.

Wordt vervolgd met de casus Hoe participatie activeren.

Zie ook Nieuwe media en communicatie

Kennisbank onderwerpen:

Kennisbank onderwerpen:

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Het is vast niet de online component die het duur maakt, maar het vele handwerk dat in deze aanpak zit en dat waarschijnlijk door een of meer per uur betaalde consultants gedaan zou worden. Het wordt zo te zien een traject dat een aantal maanden duurt en ook dat kost natuurlijk geld.

Is overwogen om alle stakeholders in één fysieke snelkookpan bij elkaar te brengen? Via principes van zelforganisatie kan veel van het “ambachtelijke handwerk” uit deze aanpak worden geëlimineerd. Met behulp van een of meer large scale interventiions (ik denk aan Open Space of Future Search) is het uitstekend mogelijk om een traject van enkele maanden te verkorten tot 2 à 3 dagen.

Het resultaat is ook nog eens een groter gevoel van eigenaarschap (dus meer draagvlak) bij de deelnemende stakeholders, omdat ze het volledig zelf hebben vormgegeven.

Dank voor de reactie en interessante suggestie voor dit traject. Deze suggestie (van de large scale interventions) is vooraf, maar ook achteraf niet besproken en had mijn inziens wel meegenomen kunnen worden in de discussie. De in de column genoemde aanpak structurering had dan een onderdeel van een dergelijke interventie kunnen zijn. Toch blijf ik er bij dat in dit geval bovengenoemde aanpak beter aansloot bij de vraagstelling en de uitdaging van deze organisatie. Ik zal uitleggen waarom, maar eerst even iets rechtzetten.

Het in deze column bedoelde “ambachtelijke handwerk” wordt offline uitgevoerd door een aantal participanten (in dit geval de beleidsmakers van de gemeenten en justitie), die in de werkgroepen zitten. In dit traject (maar ook de meeste andere trajecten die ik ken) is er juist voor gekozen om dit vooral niet door (externe) consultants te laten doen, omdat de inhoud toch echt in haar geheel bij de participanten vandaan moet komen en ze daarmee -zoals u zelf ook zegt- het gevoel van volledig eigenaarschap zullen hebben.

Zelf ben ik ook bekend met large scale interventions en deze kunnen inderdaad in een korte tijd veel input verzamelen en mooie resultaten boeken. Ook integreren we dit soort interventies met regelmaat in participatieve verandertrajecten. Het is wel mijn ervaring dat ook of juist dit soort trajecten zorgvuldige voorbereiding en evt. nadere uitwerking vereist en dat kost ook doorlooptijd (weken zo niet 1 a 2 maanden).

In dit geval is gekozen voor deze meer gefaseerde aanpak (met meerdere online interventies), om redenen van maximale bereikbaarheid participanten, zorgvuldigheid in de te nemen stappen en kwaliteit van het eindresultaat. Wellicht dat een dergelijke large scale intervention(s) wel een acceptabel alternatief was geweest, echter deze discussie is -zoals ik al aangaf- na het besluit om de stekker er uit te halen niet gevoerd.

x
x