Online verandermanagement: hoe participatie activeren?

Online ondersteund en participatief verandermanagement krijgt veel aandacht in de sector van publiek management. Experimenteren en leren is het motto. De eerste resultaten zijn veelbelovend; tegelijk worden de valkuilen goed zichtbaar. Belangrijk is dat bij de start van een online participatief verandertraject, altijd de centrale activatievraag gesteld wordt. Hoe krijg ik zoveel mogelijk participanten op mijn platform? Hier volgt aan de hand van een casus een aantal 'lessons learned’.

Activatie gaat niet vanzelf

Op 1 januari 2014 was Veiligheidsregio Drenthe (VRD) een feit. Deze nieuwe organisatie ontstond met de wettelijk verplichte regionalisering van de brandweer. Alle brandweerposten vielen vanaf dat moment niet meer onder de afzonderlijke Drentse gemeenten, maar onder deze ene organisatie – een gemeenschappelijke regeling van de twaalf Drentse gemeenten. Naast de vorming van deze veiligheidsregio lag er meteen een stevige bezuiniging van €3 miljoen, te realiseren in 2 jaar. Veranderkundig natuurlijk een hele uitdaging. De directeur van de VRD gelooft niet zo in top-down benaderingen. Hij ziet veel liever allerlei bottom-up activiteiten en zocht een methode om de medewerkers en vrijwilligers het initiatief te geven.

Naar onder andere goed voorbeeld van Uden, is de VRD meteen in januari 2014 een online participatietraject (eParticipatie) gaan optuigen. Ook tijdens dit traject werden via een sociaal digitaal platform allerlei ideeën en suggesties verzameld om te kunnen bezuinigen. Dit was voor de VRD een groot succes. Er werden in korte tijd meer dan 500 ideeën verzameld door iets minder dan 500 medewerkers en brandweervrijwilligers (van ca. 1000 totaal). Hiermee werd het totaal benodigde bedrag voor de bezuinigingen gevonden. Tevens is er gestemd op deze ideeën en zo kreeg het management een goede indruk waar het draagvlak gevonden kon worden. Wederom een mooi voorbeeld van veranderen met eParticipatie.

Echter, de tweede ronde van eParticipatie in de VRD, was in termen van activatie en participatie zeker geen succes te noemen. In de zomer van 2014 was een aantal bezuinigingsvoorstellen door middel van medewerkers-sessies en werkgroepen verder op papier uitgewerkt en vervolgens online getoetst. Als er meer dan 25 participanten op het platform te vinden waren, is het veel geweest. De grote vraag was natuurlijk waar kwam dit enorme verschil in activatie en participatie, ten opzichte van de eerste ronde, nu vandaan? Achteraf bekeken, simpel, namelijk de gekozen werkwijze van fysieke medewerkersbijeenkomsten werkte voor de meeste medewerkers voor dit vraagstuk prima. Wat vervolgens betekende dat er de facto weinig op een digitaal platform te activeren viel. Dat er met het nieuwe digitale platform, verrijking van de plannen zou kunnen plaatsvinden, was onvoldoende duidelijk geworden of gemaakt.

Nut en/of noodzaak participatie bepaalt de activatie

Wat we natuurlijk wel vaker zien in organisaties die de besturing van de gehele organisatie kantelen of draaien, is dat de medewerkers dit wel een goed idee vinden en de top het graag faciliteert. Maar het middenkader moeten daar dan wel erg aan wennen. Bij de VRD leek er vanuit het middenkader geen of nauwelijks interesse om deel te nemen aan de eParticipatie. Ook leek er vanuit de lijn weinig promotie gemaakt te zijn over het digitale platform en de toegevoegde waarde hiervan.

In de eerste ronde van eParticipatie was dat geheel anders. Bij de start van de nieuwe organisatie ging het managementteam van de nieuwe organisatie de regio in, werden goed bezochte kick-off sessies gehouden en werd daarbij het digitale platform geïntroduceerd. Daarbij bleek dat er ook nog de nodige onzekerheid was over het sluiten van posten en het verzwaren van de taken voor de vrijwilligers. Ondertussen –zo werd gedacht- zou er een organisatorisch waterhoofd op het hoofdkantoor worden gecreëerd. De directeur pakte tijdens de diverse kick-off sessies, deze signalen adequaat op en gaf de organisatie aan dit vooral op het digitale platform te bespreken. Dit bevorderde natuurlijk ook de activatie. Immers, voor medewerkers en vrijwilligers was het platform het enige beschikbare collectieve communicatienetwerk. Daarbij bleek dat de zorg toch wel erg breed gedeeld werd. Met de verzamelde ideeën en de gezamenlijke gekozen bezuinigingsrichting werd al snel de nodige kou uit de lucht gehaald, wat de noodzaak om te participeren in de tweede ronde vervolgens wel sterk verminderde.

Activatie is dus niet alleen goed en breed informeren, maar is zeker ook afhankelijk van de nut en/of noodzaak die participanten ervaren om actief te zijn op een digitaal platform. Een nut en/of noodzaak die zowel inhoudelijk (de aard van de veranderkundige vraag) als procesmatig (beschikbaarheid platform als communicatienetwerk) aanwezig moet zijn. Het inspelen op de zichtbaarheid van deze nut en/of noodzaak speelt daarbij een belangrijke rol. De volgende situaties doen zich voor:

• nut/noodzaak is direct zichtbaar in voorliggende veranderkundige vraag, zie ook de zorgen die de ouders bij het leerlingenvervoer vraagstuk hadden.
• Als nut/noodzaak niet direct zichtbaar is, kun je dat er vooral online uithalen, zoals de zorg en onzekerheden van de medewerkers bij de genoemde eerste ronde
• Soms is er –zoals bij de genoemde tweede ronde- simpelweg niet of nauwelijks een nut/noodzaak aanwezig om online te participeren
• Soms moet je de nut/noodzaak zichtbaar maken, door bepaalde veranderkundige vraagstukken alleen online te laten behandelen

Bedenk wel dat ook al kun je met voldoende activatie, snel en effectief, een digitaal communicatienetwerk neerzetten, dit niet zomaar een duurzame aanvulling op de bestaande fysieke communicatienetwerken is.

Activatieplan
Met online veranderen moet uiteraard participatie plaatsvinden en dat kan alleen met voldoende activatie. Activatie is en blijft van veel factoren afhangen. Activatie kun je niet even regelen, kun je niet zonder meer kopen en kun je zeker niet afdwingen. Een goede activatie-analyse (wie zitten er in mijn doelgroep, wat houdt ze bezig, etc.) is onontbeerlijk voor een goed activatieplan.