Bezuinigen, wie doet er mee?

Eind 2012 lag er een stevige opgave bij de gemeente Uden. Er moest 3 miljoen Euro bezuinigd worden. Op een totaal jaarlijks beïnvloedbaar budget van 52 miljoen Euro is dat niet gering te noemen. Gekozen is voor een methode waarbij de gemeentelijke organisatie gevraagd wordt interactief met bezuinigingsvoorstellen te komen.  Voorstellen die voor de politiek het maken van keuzes gemakkelijker maakt. 

Uiteindelijk bleek deze methode zeer effectief, de opbrengst van het project was 3,7 miljoen Euro. In dit artikel geven we een toelichting op deze methode, laten we zien wat het heeft opgeleverd en welke mogelijkheden deze methode nog meer biedt.

Online samenwerking

Online samenwerking vindt steeds meer en op grotere schaal plaats, zowel binnen als buiten de organisatiegrenzen. Ook zijn er voorbeelden van gemeenten die op deze wijze met hun ambtenaren en burgers op zoek zijn gegaan naar mogelijkheden voor bezuinigen. Wat maakt de Udense methode dan toch net even anders en minstens zo effectief, zo niet effectiever?

De gemeente Uden stelde een projectteam samen vanuit haar hele organisatie, met als doel de door de organisatie gegenereerde bezuinigingsvoorstellen integraal te beoordelen op hun effect en uitvoerbaarheid. Daarnaast werd een online samenwerkingsplatform voor de gehele gemeentelijke organisatie opengesteld. Binnen dit platform werden de voor de organisatie bekende vijf thema’s van de programmabegroting gebruikt (thema’s als goed leven en ontmoeten, maximaal meedoen, etc.). Daarnaast werd gevraagd voorstellen aan te leveren die zonder en met investering een besparing op zouden leveren.

Binnen twee weken lagen er ruim 500 ideeën. Rijp en groen, met allerlei reacties vanuit de gehele organisatie. Deze werden door de projectgroep op basis van drie categorieën (bezuinigingen, innovaties en niet-specifiek), teruggebracht tot zo’n 260 voorstellen. De projectgroep lieerde deze vervolgens aan de doelstellingen van de vijf programmathema’s en bracht hiermee het aantal verder terug naar zo’n 160 voorstellen. Vervolgens is een groep van sectordirecteuren aan de gang gegaan om de voorstellen te beoordelen op effect en uitvoerbaarheid. Zo ontstonden er twee lijsten, een lijst ‘effect’ en een lijst ‘uitvoerbaarheid’ -gerangschikt van 1 tot en met 160- die integraal op hun product van effect en uitvoerbaarheid werden beoordeeld. Van de voorstellen die het hoogst scoorden op het product van effect en uitvoerbaarheid, zijn tevens business cases gemaakt. Vervolgens was het aan het college om met de hoogst scorende voorstellen en bijbehorende business cases, politieke afwegingen en keuzes te maken. Bezuinigingen aangeleverd op een presenteerblaadje zogezegd.

Wat maakt deze vorm van co-creatie zo succesvol?

De door de gemeente Uden gehanteerde methodiek kent de volgende succesfactoren:

• Een methodiek gericht op halen, vertalen en bepalen. Dat wil zeggen een methodiek die:
  - in een bepaalde tijd zoveel mogelijk voorstellen verzamelt (halen)
  - vervolgens deze voorstellen weet te kwalificeren (vertalen)
  - uiteindelijk een keuze laat maken met welke voorstellen verder te gaan (bepalen)

• Het ‘halen’ is online en interactief waarbij de kennis en ervaring van de organisatie gemobiliseerd wordt. Deze interactieve stap past bij nagenoeg iedere organisatie. Ook organisaties met bijvoorbeeld meer uitvoerende medewerkers kunnen dit instrument inzetten, nagenoeg iedereen heeft immers tegenwoordig wel toegang tot internet. Voor Uden met haar medewerkers was dit een prima instrument.

• Het ‘vertalen’ is nagenoeg altijd offline en zal door werkgroepen (bij voorkeur representanten van de organisatie of doelgroep) uitgewerkt moeten worden. In Uden heeft de projectgroep hierin veel werk verricht.

• Als laatste kan het ‘bepalen’ zowel on- als offline plaatsvinden. Dat is afhankelijk van het voorliggend vraagstuk (bijvoorbeeld bezuiniging of nieuw beleid) en de doelgroep die bevraagd wordt. Hierbij dient de ratio van participatie goed in de gaten gehouden worden. Anders gezegd, als je organisatie bijvoorbeeld voor 70% uit postbodes bestaat en je wilt op de hele keten van postbezorging bezuinigen, dan is een online enquête voor de stap ‘bepalen’ niet zo’n goed idee. In Uden heeft de brede groep van sectordirecteuren deze activiteit –dus offline- voor haar rekening genomen.

• Een projectteam die een brede vertegenwoordiging uit de hele organisatie had. Van elke afdeling was één persoon afgevaardigd in de projectgroep. Dit betekende niet alleen dat de voorstellen volledig integraal beoordeeld werden, maar ook dat de hele organisatie mee kon doen aan het project.  Het was een kleine krachtige projectgroep, met een heldere rolverdeling, zowel ambtelijk als bestuurlijk.
• De inzet van een open en toegankelijk digitaal sociaal collaboration platform. Met dit platform konden 24 uur/7 dagen –anoniem of op naam- voorstellen gepost worden. Tevens kon inzicht gekregen worden in de voorstellen van anderen, waarop vervolgens weer gereageerd kon worden.

• Net als eerdere bezuinigingsronden voert de gemeente Uden gesprekken met extern (gesubsidieerde) instellingen. Om zo ideeën uit deze organisaties te halen en om ze te laten volgen in de stappen die de gemeente zet. De gesprekken worden telkens voorgezeten door één persoon, samen met de inhoudelijk deskundige. Dit leverde niet alleen een inhoudelijke verrijking op, maar tevens meer draagvlak.

• Een mogelijke variant hierop is het online uitvragen van ideeën aan de medewerkers van deze instellingen, dus samen met de ambtenaren van de gemeente Uden op het online platform. Nog meer ideeën en nog meer draagvlak. Wellicht een variant die de gemeente Uden nog eens een keer kan oppakken.

• De voorstellen werden gecategoriseerd op directe en indirecte bezuiniging. De eerste categorie waren bezuinigingen zonder investering (op platform ‘bezuinigingen’ genoemd), de tweede categorie waren bezuinigen met investeringen (op platform ‘innovaties’ genoemd). Met deze indeling werden de deelnemers niet alleen meer uitgedaagd, maar kregen ook de mogelijkheid om het bezuinigingsvraagstuk vanuit diverse perspectieven aan te vliegen.

• Om het keuze proces te faciliteren is gewerkt met een uitwerking van de voorstellen in mate van effect en mate van uitvoerbaarheid. Zoals aangegeven zijn de best scorende producten van effect en uitvoerbaarheid, het zogenaamde laag hangend fruit, uitgewerkt in business cases. Met dit soort projecten zal de grote berg aan ideeën immers op een handige manier teruggebracht moeten worden naar voorstellen die er toe zullen doen.
  Een variant is het gebruik van matrices (zie voorbeeld hieronder), daarbij zijn verschillende soorten assen denkbaar. Het plotten van de voorstellen op dit soort matrices vereist wel enige kennis en inzicht. Dit soort activiteiten wordt tot op heden offline gedaan, een online toepassing zal waarschijnlijk niet lang op zich laten wachten. 

Het Laaghangend Fruit

Uiteindelijk is in augustus 2013 duidelijk geworden dat er ongeveer 1,2 miljoen Euro daadwerkelijk bezuinigd moest worden. Vervolgens heeft het college op basis van het college-akkoord en het voorstel van het MT (sector directeuren), wederom de lijst met voorstellen geprioriteerd en uiteindelijk is er een afgeslankte lijst met voorstellen uitgekomen, en een investering van 5 ton in nieuwbouw van het Udens College (middelbaar onderwijs).  Voor het collega was dit, vanwege de verlaagde taakstelling en de voorliggende set met voorstellen, een relatief makkelijke exercitie. De lijst met door het college geaccepteerde voorstellen is tevens opgenomen in de programmabegroting en zo vastgesteld door de raad.

Al met al een gestructureerd traject, met veel ruimte voor inbreng van allerlei ideeën en reacties. Ook hier is weer gekozen voor een on- en een offline inbreng, net zoals de eParticipatie casus leerlingenvervoer. Nieuw en zeker ook spannend te noemen voor de gemeente Uden, zowel voor de organisatie als voor de politiek. Hoeveel ideeën worden er gepost, wat voor reacties komen er, gaat de geest uit de fles en is dit proces überhaupt wel geschikt om 3 miljoen aan bezuinigingen op te leveren?

Dit vraagt een ander type leiderschap. Geen leiderschap gericht op control, maar leiderschap gericht op participatie. Het leiderschap van kaders geven en dan loslaten. Wellicht is dat de grootste succesfactor.

Kortom, hoewel bezuinigen een negatieve connotatie heeft, kan het wel degelijk voor alle betrokkenen een interessant traject opleveren. Door de gemeente Uden is het dan ook zo opgepakt: een kans om mee te bewegen in de tijd. Voor de participanten kan het een middel zijn hun ideeën (die ze wellicht al jaren hebben) naar buiten te brengen. Voor de betrokken leidinggevenden kunnen de ideeën interessante reflecties zijn waarop doorgepakt kan worden. Voor de bestuurders kunnen dit relevante voorstellen opleveren waarop (politieke) keuzes gemaakt kunnen worden.

Alle betrokkenen moeten daarbij niet bang zijn voor heilige huisjes of zaken die politiek not-done zijn (eventueel kan anonimiteit daarbij helpen). De Udens methode heeft aangetoond dat er met gestructureerde participatie veel op te halen valt, niet in de laatste plaats draagvlak voor de voorliggende voorstellen. Dat is nu eenmaal participeren anno 2014, direct, open en gericht op resultaat. Bezuinigen verandert hierdoor van een top-down in een bottom-up actie. Daarbij wordt deelnemen in plaats van wegduiken het sleutelwoord. Hoe makkelijker wil je het als bestuurder nog hebben?