Zo trekken we de burger stroomopwaarts de keten in

Een prachtig voorbeeld van een transitie naar klantgericht werken is mijn recente opdracht om het prékwartiermakerschap voor de nieuwe Archieforganisatie Rijk vorm te mogen geven. Een shared service organisatie om het vraagstuk van de overheidsarchivering op te lossen. Om zo een bijdrage te leveren aan de betere positionering van de informatiefunctie binnen het Rijk.

Wat is er namelijk aan de hand? Er staat bij de dertien ministeries nog een werkvoorraad van zo’n 800 kilometer aan onbewerkt archief - dat is vanuit Den Haag tot ver voorbij Basel - dat conform het Kabinetsbesluit van zomer 2009 in tien jaar tijd moet zijn bewerkt. Opgeschoond en toegankelijk zijn gemaakt.

Je kunt je voorstellen dat dit een forse uitdaging is, to put it mildly. Maar tot voor kort was het in de wereld van archivering minder gebruikelijk om te denken in vloeiende ketens waarin ieder onderdeel van het productieproces elkaar zou versterken. Dit alles gericht op de uiteindelijke eindgebruiker die via het Nationaal Archief een beroep doet op dat bewerkte archief. Iedereen opereerde als het ware met de beste bedoelingen op zijn eigen ‘eiland’. En de keten bestond uit verschillende koppelpunten met hoge schuttingen. Op operationeel niveau veel discussies, maar op managementniveau te weinig onderling contact. Veel wrijvingsverlies dus! Alle reden dus om de handen in een te slaan en het totale productieproces te reëngineren. Te revitaliseren. Te beginnen op managementniveau uiteraard met dat Kabinetsbesluit in de hand. Om zo te bouwen aan een vloeiende keten waarbij iedereen elkaar versterkt gericht op dat eindproduct.

Maar wat opviel is dat veel hardwerkende loyale archiefcollega’s van de ministeries tot voor kort nog nooit een bezoek hadden gebracht aan de andere onderdelen van die archiefketen zoals de Winschotense archiefbewerkingsorganisatie CAS of het Nationaal Archief. Laat staan dat ze door hun eigen management waren getriggerd om eens de dialoog aan te gaan met een uiteindelijke gebruiker. Het was blijkbaar geen usance om met die dossiers aan de slag te gaan waar de gebruiker op zat te wachten. Waar die onderzoeker mee aan de slag zou willen. Een nogal aanbodgedreven cultuur dus! Men bewerkte gewoon die archieven die vooraan stonden en die werden aangeleverd omdat een ministerie er - veelal om logistieke redenen – van af wilde.

Om die reden hebben we Staatssecretaris Ank Bijleveld - toen ze in begin dit jaar de naam ‘Doc-Direkt’ officieel heeft onthuld - ook een lijst laten presenteren van die dossiers die dit jaar worden bewerkt als keten. Die dan ook beschikbaar zijn voor de burger. En die dan via de website van het Nationaal Archief toegankelijk zijn. En zo ‘trekken’ we de burger diep stroomopwaarts in die keten binnen. En wordt de archiefmedewerker daadwerkelijk in verbinding gebracht met die uiteindelijke afnemer. En zo zorgen we ervoor dat alle Doc-Direkt collega’s ook zicht krijgen op wat er in die keten allemaal aan moois wordt geproduceerd. Op die manier is het ook mogelijk om het ‘trots’ zijn te vergroten: als je ziet aan welk eindproduct jij een bijdrage hebt geleverd, dan moet dat de betrokkenheid - en daarmee ook het werkplezier - vergroten! Zo voorkomen we dat we ons werk in stilte blijven doen en kunnen we onze zegeningen ketenbreed ook daadwerkelijk tellen en vieren. En dat we zo met deze handen veel meer output krijgen, spreekt natuurlijk voor zich!

In de woorden van W. Chan Kim: ‘Fundamentele veranderingen in een organisatie kunnen zeer snel plaatsvinden wanneer het geloof en de energie van een kritieke massa mensen heeft gebundeld. In dat geval zal er een beweging ontstaan die het meeste weg heeft van een epidemie. De verandering grijpt razendsnel om zich heen en is bijna niet te stoppen.’