Transitie naar zelforganisatie vraagt meer sturing dan je denkt!

We hebben wat meer houvast nodig om verder te ontwikkelen naar zelforganisatie. Dat was de voorlopige conclusie in Meierijstad, twee jaar nadat de gemeente ermee aan de slag ging. 

• Er liepen verschillende verbeterprojecten, maar medewerkers waren het overzicht en de samenhang kwijt.  
• Sommige teams waren al heel zelfstandig, terwijl het bij andere niet van de grond wist te komen.
• Medewerkers hadden verschillende beelden en verwachtingen bij het begrip zelforganisatie
• Leidinggevenden hadden vragen over de koers en waren zoekend in hun rol in de begeleiding van de teams op weg naar zelforganisatie.

Meierijstad besloot om door te zetten en er niet mee te stoppen, zoals dat in veel andere organisaties op zo’n moment gebeurt. De gemeente ging op zoek naar manieren om zelforganisatie beter te laten werken. En dan gebeurt het volgende. 

Hoe staan we er eigenlijk voor?

Het directie- en leidinggevendenteam nemen, in een tweedaagse, de tijd om een gezamenlijk beeld te vormen met de Groeiscan. Hoe staat de organisatie ervoor als het om zelforganisatie gaat? Waar wil ze naar toe groeien? En waar zitten de uitdagingen en belemmeringen? Ieder vult de vragenlijst over de organisatie in. Met elkaar brengen we de fasen van organisatieontwikkeling in kaart. Per thema krijgen we in beeld hoe ver de organisatie is. En dat levert flinke gesprekken op. Het is wel duidelijk dat er verschillende beelden zijn én ook verschillende snelheden tussen teams in de organisatie. Uiteindelijk sluiten we de scan af met een score voor de voorlopende teams én een score voor de overige teams.

Droom als ambitie

Om de koers voor het vervolg helder te maken, formuleren directie en leidinggevenden een gezamenlijke nieuwe visie. Per kwadrant van de groeiscan schetsen zij hun ambitie als ‘droom’, als creatieve verbeelding waar zij de organisatie naar toe willen brengen. En nog belangrijker: waar zij ook elkaar in weten te vinden.

Deel van de visie:
“De leidinggevende van Meierijstad geeft ruimte en participeert afhankelijk van de situatie. Ik handel en besluit vanuit de waarden van de organisatie. Gezamenlijke besluiten nemen we wanneer geen van de betrokkenen overwegend bezwaar heeft. Ik krijg ruimte om mezelf te ontwikkelen binnen en buiten de organisatie. Als ik een conflict heb, zoek ik uit waar dit vandaan komt en gebruik ik dit als kans om te ontwikkelen. Als we overleggen, is er ruimte om nieuwe ideeën te laten ontstaan.
Ik vertrouw erop dat ik er mag zijn en durf dat te laten zien. Als ik geconfronteerd word met angst, onderzoek ik waar dit vandaan komt. Ik benader de ander met volledige acceptatie van wie hij/zij is, waarbij ik durf te vertrouwen op mijn eigen intuïtie. Ik weet dat ik professioneel handel en laat zien dat ik daar steeds beter in wil worden.’’

Bepalen van realistische stretch

Meierijstad heeft flinke ambities. In de tweedaagse blijkt dat de gemeente op alle vlakken maximaal wil scoren. Ze wil op alle aspecten groeien naar de buitenring, cyaan organiseren. Concreet gezegd: in alle opzichten wil de gemeente tevreden medewerkers, omgang met burgers, samenwerking met bedrijven. Opgeven van zelforganisatie is dus geen optie: Meierijstad is vastbesloten er een succes van te maken.

De Groeiscan laat zien dat veel ‘werkateliers’ (teams) en processen nog stevig geworteld zijn in de ambtelijke basis van de organisatie. Ook brengt de scan aan het licht op welke punten er grote verschillen zijn tussen de teams in mate van zelforganisatie. Met name op de thema’s vertrouwen, houding in contact, omgaan met conflicten en het verloop van bijeenkomsten laat de scan uiteenlopende scores zien. 

Alles bij elkaar een hele uitdaging om daarin een goede balans te vinden tussen de gewenste ambitie en de ‘stretch’ die de organisatie aankan.

OVER DE GROEISCAN
Met de Groeiscan krijg je een gedeeld beeld van de ontwikkeling van je organisatie op 20 organisatie thema’s (zowel op harde thema’s over organisatie inrichting als zachte thema’s over cultuur, houding en gedrag). De scan geeft het ontwikkelingsstadium van je organisatie (de gekleurde ringen), gebaseerd op Reinventing Organizations. 

Alle leden van het managementteam vullen de vragenlijst in, met elkaar breng je de score in kaart: de zwarte stenen zijn de huidige situatie, de witte stenen de ambitie. Dit geeft discussie en gedeeld beeld over huidige situatie én ambitie. Dit is te vertalen naar het groeipotentieel van je organisatie en de eerstvolgende logische stappen.  

Eén verhaal voor alle nieuwe en lopende projecten

Marijke Wims, gemeentesecretaris: ‘Toen we met behulp van de Groeiscan onze startpositie kenden, hebben we op basis van de succesbepalende factoren voor zelforganisatie onze koers bepaald. Dit heeft geleid tot een plan van aanpak voor organisatieontwikkeling voor de komende 3 jaar.  Hierin hebben we voor alle 20 thema’s van de Groeiscan ontwikkelacties beschreven om de verdere slag naar een zelforganiserende organisatie te maken. Dit betreft onder meer het opnieuw bekijken van de leiderschapsstijl, de kaders, het toepassen van nieuwe omgangsvormen en de introductie van een nieuwe manier waarop we onze jaargesprekken voeren. Door dit met directie en leidinggevendenteam te doorleven, hebben we meer houvast gekregen. We hebben nu één verhaal en kader voor alle projecten rondom het ontwikkelen van zelforganisatie – nieuwe en al lopende. Het is één samenhangend verhaal geworden over wat gaan we doen komende jaren, duidelijk voor iedereen. Op basis hiervan heeft Meierijstad o.a. besloten om de directievacature niet opnieuw in te vullen.’

Door de Groeiscan ontdekte Meierijstad ook haar ‘blinde vlekken’:  de thema’s waar nog geen concrete acties op zaten. Mirella Jacobs, programma manager: ‘We wilden aan de slag met teamrollen, maar wisten niet goed hoe verder. Met ondersteuning werd duidelijk hoe we dat het beste kunnen aanpakken, zodat de rollen helpen bij het goed functioneren en samenwerken van de teams.’

Hoeveel regels heb je nodig?

In de gesprekken over de uitkomst van de Groeiscan komt ook het onderwerp kaders en regels aan bod. Financiële regels, personeelshandboek, thuiswerkregels: heeft de organisatie niet té veel kaders en spelregels om zelforganiserend te kunnen zijn? En welke kaders en spelregels zijn er nodig om precies genoeg regelruimte te geven? Het was even zoeken op om een rij te krijgen wat er aan kaders en spelregels voor de organisatie bestaat. Na enig speurwerk ontstaat er een lijst van anderhalf kantje aan regels waar medewerkers/teams aan moeten voldoen. Dat geeft grote hilariteit en een goed gesprek: hebben we dit allemaal wel nodig? Een projectgroep krijgt de opdracht om er flink in te snoeien.

Verschillen in kaart gebracht

De organisatie gebruikt de Groeiscan als kapstok voor het verhaal over zelforganisatie.  Zo is het ineens mogelijk om te praten over de stapsgewijze ontwikkeling van teams en organisatie, wat recht doet aan de verschillen per team. Meierijstad voert gesprekken met de teams over hun kerndoel: waarvoor staan jullie aan de lat? De teams brengen vervolgens met de Groeiscan hun cultuur/mindset in kaart.  

Zo staat bij sommige teams bureaucratie en een afwachtende houding op de voorgrond. Andere zijn meer ondernemend en gericht op innovatie en creativiteit. En weer andere kunnen hun ‘stretch’ nog vinden in meer resultaatgerichtheid of focus op hun resultaat binnen het geheel. De teamleden bespreken met elkaar wat ze kunnen doen om door te groeien naar een meer zelforganiserende manier van doen. Ook dat was voor veel teams nog een zoektocht.

Soms moet je een stapje terug zetten

Mirella: ‘We hadden wel een heel ambitieus plan van aanpak, met veel initiatieven tegelijkertijd. We hebben gemerkt dat medewerkers het totaalbeeld van alle activiteiten en de samenhang daartussen soms even kwijt waren, terwijl het voor ons wel duidelijk was. 

Ook weten we dat we in Meierijstad graag snel tot actie overgaan.  Daarvoor hoeft er niet altijd eerst een uitgewerkt plan te zijn. We zijn goed in ‘trial and error’. Als het veilig genoeg is om uit te proberen, dan gaan we ervoor. Dat geeft af en toe een ‘rakeling’ – je hebt iets ondernomen maar het doel net gemist. Soms merkten we dat mensen daardoor het spoor bijster raakten. 

We hebben ervan geleerd dat je medewerkers goed moet meenemen in de ontwikkeling die je aan het doormaken bent. En ja, soms moet je dan ook een stapje terug zetten. Het is belangrijk om veel te communiceren en steeds uit te leggen: waarom doen we dit. Je kunt niet genoeg communiceren.’

Hoe de teams verder helpen?

Bij leidinggevenden ontstond op gegeven moment de vraag: Hoe moet ik de teams verder helpen, als zij de Groeiscan hebben gedaan? Meierijstad heeft gemerkt dat je leidinggevenden goed moet voorbereiden op deze rol. Mirella: ‘We weten nu dat we de leidinggevende van het team meer moeten meenemen in de vervolgacties na de Groeiscan. Die vraag hebben we eigenlijk te laat opgepakt. De toepassing voor ieders eigen team heeft aandacht nodig. Anders gaat het team na de Groeiscan weer over tot de orde van de dag. Het vraagt om maatwerk en begeleiding van de leidinggevende. Zelforganisatie gaat niet vanzelf, daar is meer sturing bij nodig dan verwacht.’

Conclusie: zelforganisatie vraagt om een duidelijk verhaal

De Groeiscan heeft Meierijstad een helder verhaal gegeven voor de omslag naar zelforganisatie, zowel organisatie breed als voor de teams. Ieder kent de groeistadia uit de scan en dat maakt het makkelijker om zaken bespreekbaar te maken. Voor de leidinggevenden blijkt het een behulpzaam denkframe om te weten wat ze met het team moeten aanpakken.

Karlien de Bekker, leidinggevende buitendienst, geeft een overtuigend voorbeeld. ‘Ook de medewerkers in de buitendienst hebben de groeiscan doorlopen. Daarmee hebben we onderling het gesprek gevoerd en zo stappen vooruit gezet met zelforganisatie. Bijvoorbeeld bij meldingen over de openbare ruimte vragen ze door en nemen zij zelfstandig de ruimte om vanuit hun vakmanschap maatwerk te leveren aan inwoners. Samen dingen oppakken en voor elkaar krijgen, dat maakt trots!’

Gemeente Meierijstad ging dus door met zelforganisatie, waar andere organisaties vaak opgeven. Het gemeentebestuur heeft het volste vertrouwen in deze aanpak van zelforganisatie en heeft het programma verder gecontinueerd.

Hiermee is de weg vrij voor het bereiken van bijzonder persoonlijke dienstverlening aan inwoners en bedrijven en het behalen van de bestuurlijke ambities, met meer werkgeluk voor de medewerkers.

Toon Franken, CoreChange m.m.v. de Gemeente Meierijstad,

Noot: Nieuwsgierig naar de Groeiscan? Download de Groeiscan gratis.