Tips voor nu en de toekomst: Maak uw organisatie lenig

Als we op de politici wachten om de problemen die er links en rechts zijn, op te lossen, dan zal de crisis, of zo u wilt, de recessie, nog wel even voortduren. Terwijl in het buitenland de bodem bereikt is en langzaam de eerste tekenen van herstel zichtbaar worden, maken onze politici zich drukker over het verzinnen van nieuwe belastingmaatregelen, een overdaad aan betutteling, het bezuinigen op allerlei nuttige overheidstaken en het zaaien van haat tegen collega’s.
Het bedrijfsleven zal dus, zoals het gewoon en gewend is, zelf moeten komen met oplossingen voor de huidige en de toekomstige problematiek. Besturen is, in tegenstelling tot regeren, vooruitzien.

Hoe uw bedrijf er ook voorstaat, goed, slecht of “as usual”, een ding is zeker, de toekomst komt eraan. En hoewel voorspellen moeilijk is, vooral als het om de toekomst gaat, zeker is dat de komende 10 jaar een groot gedeelte van de beroepsbevolking zal gaan genieten van de AOW al dan niet aangevuld met pensioen. De plannen van de overheid om de AOW leeftijd naar 67 te gaan brengen kunnen en zullen daar geen invloed op hebben. Aangezien het ook niet denkbeeldig is dat kort na de recessie, als het consumenten vertrouwen weer terugkomt, veel van de nu uitgestelde aankopen zullen worden gedaan, is een stijging van de productie ook niet uit te sluiten. Het is dus tijd om nu actie te gaan ondernemen. Bijgaand een aantal tips.
1 Flexibiliseer de arbeidstijd.
Om de arbeidstijd te flexibiliseren zijn er diverse opties.
• Maak een urenbank waarin de uren boven en beneden de standaard werktijd worden geregistreerd. Hierdoor kan op een flexibele manier over en onderbezetting worden opgevangen.
• Verdeel het aantal werkuren in een periode (maand, kwartaal, jaar) aan de hand van de te verwachte productiviteit.
2. Flexibiliseer de arbeidskrachten
• Bepaal hoeveel mensen nodig zijn om de minimale productie te kunnen maken, met andere woorden, bepaal de core bezetting van de organisatie.
• Huur uitzendkrachten in om pieken op te vangen
• Werk met ZZPers.
Tot zover niets nieuws voor de meeste bedrijven. (hoop ik)
3. Maak uw organisatie lenig
Een lenige organisatie kan zich snel en adequaat aanpassen aan nieuwe omstandigheden. Lenigheid gaat verder dan flexibiliteit. Een flexibele organisatie is over het algemeen alleen flexibel in de meest fluctuerende afdelingen, de afdelingen die direct aan de productie zijn gerelateerd.

Lenige organisaties kunnen overal in de organisatie snel aanpassingen realiseren. Daarvoor is het nodig dat de medewerkers zich snel aan kunnen passen aan een nieuwe situatie. Lenigheid vraagt een speciale organisatie cultuur. Kenmerkende eigenschappen voor de medewerkers is dat ze ofwel polyvalent, ofwel polycompetent zijn.
- Polyvalent
Polyvalent wil zeggen dat ze binnen een afdeling of procesgroep op meerder plaatsen inzetbaar zijn. Een productiemedewerker die op meerdere werkstations ingezet kan worden bijvoorbeeld. Maar ook een medewerker van personeelszaken die in staat is naast zijn taak ook taken van collega’s over te nemen. Breed inzetbaar binnen een proces of afdeling dus.
- Polycompetent
Polycompetent gaat een stapje verder. Een polycompetente medewerker is op meer dan één afdeling inzetbaar. De productiemedewerker die ook in staat is onderhoudswerkzaamheden aan de productielijn te doen. De personeelsadviseur die ook op de financiële afdeling uit de voeten kan. Een kwaliteitsmedewerker die ook op R&D een steentje kan bijdragen.

Met polyvalente en polycompetente medewerkers kan de bezetting van afdelingen of werkplekken snel worden aangepast aan een veranderende vraag vanuit de markt. Om polyvalente of polycompetente medewerkers te krijgen is het belangrijk de talenten en competenties van de medewerkers in kaart te brengen. Daarnaast is het belangrijk om de belangstelling voor werken op een andere afdeling te registreren. Het spreek voor zich dat het creëren van een cultuur die het “buiten de afdeling denken” uitstraalt ook zal bijdragen aan het succesvol implementeren van de lenige organisatie.
Door naast flexibiliteit, lenigheid te implementeren, zal iedere organisatie snel en adequaat kunnen reageren op veranderingen in de omgeving. Harde ingrepen zoals downsizing kunnen worden voorkomen en impulsieve, ondoordachte, crisismaatregelen die later opnieuw een crisis zullen veroorzaken, zoals een vierdaagse werkweek, zullen niet meer nodig zijn.

Verder.
Na de recessie volgt de “war for talent”. Blijf die oorlog voor door nu al te gaan zoeken naar de juiste talenten die uw organisatie straks nodig heeft. Bindt ze aan de organisatie, met enige creativiteit kan dat zelfs zonder ze nu al een arbeidsovereenkomst te geven. Welke dat zijn vertellen wij u graag.

Resumé
De recessie vraagt maatwerk oplossingen, omdat geen enkel bedrijf hetzelfde is. Omdat de politiek en de overheid op te korte termijn denken, of zelfs totaal geen idee hebben hoe deze crisis het hoofd te bieden, zullen bedrijven zelf een strategie moeten ontwikkelen. De bestaande strategieën, flexibiliseren van arbeid of arbeidstijd werken redelijk, maar om de uitdagingen van de toekomst aan te kunnen is lenigheid een vereiste. Lenigheid kan worden verkregen door polyvalente en polycompetente medewerkers. Polyvalente medewerkers kunnen naast hun eigen takenpakket ook taken van andere medewerkers binnen hun afdeling invullen en uitvoeren. Polycompetente medewerkers kunnen naast de taken van hun afdeling ook op andere afdelingen worden ingezet.
Door het invoeren van polyvalentie en polycompetentie kan een bedrijf zich snel aanpassen aan veranderende omstandigheden, waardoor crisismaatregelen uit kunnen blijven of tenminste kunnen worden uitgesteld.