Stop met feedback geven. Start met vragen stellen

Cover stories

Stop met het geven van feedback en ga vragen stellen, waardoor er gesprekken ontstaan die echt het verschil maken. Door vragen te stellen en intenties te begrijpen, gaat het niet meer over “jij doet dit verkeerd”, maar over samenwerken, leren en groeien. 

Feedback.

Het lijkt het magische woord om de team-performance omhoog te krikken. Niet verrassend is het daarom ook vaak het onderwerp van een team ontwikkelsessie. Dan hoor je kreten als: "Geef constructieve feedback!" "Feedback is een cadeautje!" Maar als we eerlijk zijn, hoe vaak komt het echt aan? Hoe vaak verandert gedrag na een feedbackgesprek? Mijn ervaring: zelden.

Neem bijvoorbeeld een van de meest gebruikte feedbackmodellen: 4G-feedback. Je volgt dan een vast stappenplan om feedback te geven:

  • Gedrag: Je begint met het benoemen van het gedrag van de ander. Hierbij probeer je zo feitelijk mogelijk te blijven en weg te blijven van een persoonlijke interpretatie.
  • Gevoel: Wat is het effect van het gedrag op jou, wat voel je erbij?
  • Gevolg: Welk gevolg heeft het gedrag op jou?
  • Gewenst: Welk gedrag zou jij het liefste willen zien?

Eerlijk is eerlijk, ik heb ook vaak met teams dit zogenaamde feedbackstraatje gelopen. Het blijkt nog niet zo makkelijk om alle stappen scherp te definiëren en dus is mijn ervaring dat je vaak in algemeenheden blijft hangen. Bovendien is je gevoel benoemen niet iets wat mensen makkelijk doen in een zakelijke context. En als je erover nadenkt, is het eigenlijk best wel belerend om iemand te vertellen hoe hij/zij zich zou moeten gedragen. Wie denk je wel dat je bent om mij te gaan vertellen hoe het moet! Dit benader je namelijk alleen maar vanuit je eigen belevingswereld en dat geeft direct de beperking aan. We hebben allemaal een unieke kijk op de wereld en daarmee onze eigen waarheid.

Het resultaat? De feedback komt vaak, ondanks dappere pogingen, aanvallend over. De ander hoort vooral kritiek, want het komt niet overeen met zijn/haar kijk op de wereld. Daarmee sla je de plank dus volledig mis.

Wat werkt dan wel?

Feedback gaat in deze context over het gedrag dat iemand vertoont en niet over inhoudelijke feedback op een presentatie of een analyse. Het gaat dus om het gedrag van een ander en het effect dat dit op jou heeft. Als we gedrag laten zien, doen we het om één van deze twee redenen: 1. Om te krijgen wat ik wil of 2. Om te voorkomen dat ik krijg wat ik niet wil. We laten dus gedrag zien omdat we op zoek zijn naar een positief effect voor onszelf. Waar we vaak geen rekening mee houden is dat ons gedrag een negatief effect op de ander kan hebben. Dat is namelijk niet de intentie van ons gedrag, maar is wel een onbedoeld side effect waar de ander last van kan hebben. Die kan dan op zijn beurt het moment aangrijpen om het gesprek aan te gaan, maar niet door de 4G’tjes te benoemen.

In plaats van alleen te zeggen wat iemand in jouw ogen verkeerd doet, kun je beter een stap terug doen en nieuwsgierig zijn. Stel vragen. Probeer te begrijpen waarom iemand doet wat hij doet. Dat is waar het Bedoeling-Gedrag-Effect-model om de hoek komt kijken. Uitgangspunt hierbij is dat ieder gedrag een positieve intentie heeft. Dit is een belangrijke vooronderstelling uit de NLP-methode. Het betekent dat achter elk gedrag een positieve intentie schuilt, zelfs als het gedrag zelf onhandig, problematisch of destructief lijkt. De positieve intentie verwijst naar het doel dat iemand (onbewust) probeert te bereiken, zoals veiligheid, comfort, erkenning of controle.

Het doel van deze overtuiging in NLP is om empathie te stimuleren en mensen te helpen het gedrag van anderen (en zichzelf) in een breder en minder oordelend perspectief te zien. Om je eigen wereldbeeld te gaan verrijken met de zienswijze van de ander. Je hebt als mens niet de wijsheid in pacht, je leert het meeste door open te staan voor de ander!

Toepassen Bedoeling-Gedrag-Effect

Interessant genoeg beginnen we met Gedrag en niet met de Bedoeling. Hieronder een praktische uitwerking van de stappen:

  • Stap 1: Benoem het gedrag. Zorg ervoor dat het blijft bij een waarneming, houd het objectief, gebruik neutrale taal en blijf weg van oordelen of meningen. Voorkom dat je gaat blurren, er heel randzaken bij gaat halen. Hoe minder woorden je nodig hebt, hoe beter. Denk maar aan KISS: Keep It Simple, Stupid!

Voorbeeld: Je ziet een collega die steeds zijn stem verheft tijdens discussies. Zeg niet: "Je bent altijd zo agressief," maar benoem specifiek wat je hebt waargenomen: "Ik hoorde dat je je stem verhief tijdens de laatste discussie."

  • Stap 2: Deel het effect op jou. Omschrijf wat het negatieve effect van het gedrag op jou is. Onthoud ook hier weer om geen oordeel te geven, houd je bewoordingen neutraal en ga beschuldigingen uit de weg. Houd in je achterhoofd dat er een intentie was bij de ander om jou opzettelijk een naar gevoel te geven. Geloof erin dat dit een onbedoeld effect is geweest.

Voorbeeld: "Toen je je stem verhief, merkte ik dat ik me ongemakkelijk voelde en minder geneigd was om mijn idee te delen." Dit maakt het persoonlijk, zonder beschuldigend over te komen.

  • Stap 3: Vraag naar de bedoelingen/intenties. Stel een open vraag om de intentie achter het gedrag te achterhalen. Zo geef je de ander ruimte om zijn of haar intenties toe te lichten. Vaak blijkt dat die intentie helemaal niet zo slecht is! Bovendien creëer je ruimte voor zelfreflectie: je collega krijgt de kans om zelf na te denken over zijn/haar gedrag en de effecten ervan. Dit stimuleert intrinsieke motivatie voor verandering. Bovendien nodigt het ook uit om zelf te reflecteren, want wat gebeurde er bij jou waardoor je een negatief effect ervoer? Wat heb jij zelf te doen?

Voorbeeld: Je vraagt: "Wat hoopte je te bereiken door je stem te verheffen tijdens de discussie?" Het antwoord kan verrassend zijn, zoals: "Ik wilde ervoor zorgen dat mijn idee gehoord werd, omdat ik het belangrijk vond." Dit opent de deur naar een constructief gesprek, waarin je dus beiden kunt gaan reflecteren.

Tijdens dit gesprek is het belangrijk om actief te luisteren en niet alsnog jouw eigen visie door te drukken. Luister aandachtig naar de antwoorden van je collega en vraag door om zijn/haar perspectief beter te begrijpen. Bijvoorbeeld: "Wat denk je dat een betere manier zou zijn om je idee te delen, zonder dat anderen zich buitengesloten voelen?" Geef de ander ook ruimte om vragen aan jou te stellen.

Waarom werkt dit beter?

Door vragen te stellen en intenties te begrijpen, kom je dichter bij de kern. Het gaat niet meer over “jij doet dit verkeerd”, maar over samenwerken, leren en groeien. Bovendien laat je zien dat je de ander respecteert en waardeert. Er ontstaat een werkomgeving waarin jij en je collega’s zich begrepen voelen en gemotiveerd zijn om hun gedrag positief aan te passen.

Nog een praktijkvoorbeeld: Stel je voor dat een collega steeds taken naar zich toetrekt zonder overleg. In plaats van direct te zeggen: "Je bent veel te controlerend," kun je het Bedoeling-Gedrag-Effect-model toepassen. Je begint met: "Ik zag dat je alle taken van dit project zelf hebt ingedeeld." Daarna deel je het effect: "Hierdoor voelde ik me buitengesloten, alsof mijn inbreng niet belangrijk is." Vervolgens vraag je naar de intentie: "Kun je me vertellen waarom je hebt gekozen om alles zelf in te delen?" Het antwoord kan iets zijn als: "Ik wilde er zeker van zijn dat alles soepel zou verlopen, omdat ik weet hoe belangrijk dit project is." Nu ontstaat er ruimte voor een gesprek waarin je kunt afstemmen hoe jullie samen kunnen werken.

Wat levert dit op?

Het grootste voordeel van deze aanpak is dat het wederzijds begrip en respect bevordert. Je gaat voorbij aan oppervlakkige kritiek en zoekt naar de onderliggende redenen van gedrag. Dit leidt tot gesprekken die niet alleen oplossingen bieden, maar ook de relatie versterken.

Daarnaast helpt deze methode om defensief gedrag te voorkomen. Mensen voelen zich minder snel aangevallen en zijn daardoor eerder bereid om open te staan voor suggesties. Dit kan een enorme impact hebben op de samenwerking binnen teams.

Een ander voordeel is dat het helpt om onbewuste patronen te doorbreken. Door de intenties achter gedrag te bespreken, kun je samen werken aan structurele verbeteringen in de communicatie en samenwerking.

Conclusie

Dus de volgende keer dat je je stoort aan iemands gedrag, stop even. Haal diep adem en vraag jezelf af: wat zou zijn of haar bedoeling kunnen zijn? Vraag ernaar. Bespreek wat je hebt gezien en deel wat het effect op jou is.

Door deze aanpak toe te passen, verander je de dynamiek van feedback geven naar echt samenwerken en groeien. Stop met het geven van feedback en ga vragen stellen, waardoor er gesprekken ontstaan die echt het verschil maken.

Auteur: Monique Göttgens van Behavior Boost

 

Meer over Feedback