Een sfeer om te snijden!?

• Bepaal de sfeer al voor de aanvang
  • Tactisch optreden
• Een ontspannen en alerte houding
• Bied zekerheid
  • Assertief én tactisch
• Beïnvloed de sfeer tijdens de vergadering
• Meer informatie

Uw zakelijke besprekingen en onderhandelingen zijn gekenmerkt door een bepaalde sfeer. Bij voorkeur een constructieve, redelijk ontspannen sfeer. Een giftige sfeer, waarin de onderhandelaars elkaar, als persoon, negatief gaan benaderen, belemmert de zakelijke activiteiten aanzienlijk. In het algemeen kan men stellen dat hoe meer onderhandelaars samenwerkings-gedrag (informatie op tafel, grote concessiebereidheid, geen gebruik van pressiemiddelen) aanwenden, hoe gemakkelijker het wordt om een goede relatie te bewerkstelligen. Uitdrukkelijk moet echter gesteld worden, dat bij onderhandelen dat de kunst niet is. Integendeel, de uitdaging ligt heel anders: als partijen vasthoudend en stevig blijven opkomen voor hun belangen, wat zijn dan nog de mogelijkheden voor een goede relatie?

Het dilemma hier is, dat een vechterige sfeer vermeden moet worden. Vertrouwen en geloofwaardigheid zijn belangrijk. Maar tegelijk werkt het opbouwen van een te persoonlijke relatie of een te veel investeren in vertrouwen en klimaat ook niet. Dit wordt al snel gezien als 'inpakken' of als zwakte en onbenul. Met name als u om de tafel zit met een groot aantal deelnemers onstaat er al snel een wat formele en stroeve sfeer.
Hier volgen een aantal tips om de gesprekssfeer in zon situatie positief te beïnvloeden.

Bepaal de sfeer al voor de aanvang

Veel spanning kan voor het begin van onderhandelingen al worden weggenomen door ruim van tevoren aanwezig te zijn en niet meteen te gaan zitten, maar uw tas neer te zetten waar u zou willen zitten en wat rond te lopen. Hierdoor creëert u gelegenheid tot informele gesprekken over meer persoonlijke zaken of toevallige actualiteiten. Door enige openheid over uzelf en interesse in anderen, ontwikkelt u als persoon geloofwaardigheid en acceptatie, waardoor de sfeer al voor de aanvang van de onderhandelingen ontspannen is.

Een ontspannen en alerte houding

Een enigszins ontspannen en tegelijkertijd alerte houding is het meest ideaal. Probeer in uw houding iets van een 'wij-gevoel' uit te stralen, in de zin van 'hoe komen wij hier met elkaar uit?'. Soms neigt men tot een overdreven zelfbewuste en onafhankelijke houding. Kleine incidentjes roepen dan snel gebaren van korzeligheid, ongeduld, verongelijktheid of geïrriteerdheid op. Een snelle verslechtering van het klimaat is het gevolg.

Bied zekerheid

Alles wat bijdraagt tot een ordelijke en voorspelbare gang van zaken, kan helpen om onnodige spanning te vermijden; het gebruik van een agenda, het nog eens uiteenzetten van de te volgen procedure, een tijdsindeling van de vergadering, ook het van tevoren aankondigen wat men aan de onderhandelingstafel gaat doen. Voorbeelden: ik wil u een paar suggesties voorleggen; wij hebben een aantal vragen; thans wil ik ons voorstel uiteenzetten, het bestaat uit vier onderdelen .....

Beïnvloed de sfeer tijdens de vergadering

Wees gespitst op mogelijkheden om de sfeer te verbeteren. Voorbeelden:

• Naar de ander luisteren, ingaan op zijn opmerkingen, respect tonen voor iemands argumentatie, ook als men het er niet mee eens is.
• Humor, eigen gedrag kunnen relativeren.
• Informele gesprekken, waarbij men zich met meer persoonlijke zaken of met toevallige actualiteiten bezighoudt.

Meer informatie

Voor artikelen van Willem Mastenbroek, klik hier.

W.F.G. Mastenbroek, Vaardiger Onderhandelen , Holland Business Publications, 1995.