De Marie Kondo opruimmethode voor verandermanagement

‘Jongens, we hebben nog 23 acties uitstaan voor onze omslag naar Agile werken.  Maar dan moeten we het wel ook echt doen! We kunnen ons niet blijven verschuilen achter dat het te druk is.’ In verandertrajecten moet je er altijd van alles bijdoen. Extra.

Ook al roepen verandermanagers en soortgenoten nog zo hard dat je dat anders moet zien. Dat ‘het er niet bij komt, maar in de kern van je werk zit’. Het vraagt toch echt aandacht. En dus tijd.

Wat in de regel onderbelicht blijft, is wat er dan niet meer gebeurt. Waar je mee gaat stoppen. 

Een nieuwe werkwijze invoeren vraagt ook om ruimte om te kunnen veranderen. En het is onderdeel van de verandering. Om gezonder te leven haal je niet alleen extra appels, wortels en komkommers in huis, je zorgt er ook voor dat je de voorraad chips, dropjes en Twixen uit de kast verdwijnt.

Blijkbaar vinden we stoppen een stuk lastiger dan nieuwe dingen beginnen. Dus hoe doe je dat, goed opruimen? 

Daarvoor gaan we te rade bij de überpopulaire opruimgoeroe Marie Kondo. De Japanse die van het meest on-sexy onderwerp opruimen een hitserie op Netflix wist te maken. 

De zes basisregels van haar ‘Marie-Kondo-methode’ zijn: 

1. Committeer jezelf om op te ruimen.
2. Stel je je ideale levensstijl voor.
3. Begin eerst met het weggooien, dan pas met inrichten.
4. Sorteer netjes op categorie met het opruimen.
5. Volg de juiste volgorde.
6. Vraag jezelf af of je blij wordt van het item.

Deze regels hebben menig leven veranderd als je de serie mag geloven.  En je kunt ze zo toepassen op organisatieveranderingen. Alle zes. Ik licht er hier drie voor je toe. Moet jij eens kijken hoe sexy opruimen wordt. 

Bepaal een duidelijke Gewenste Uitkomst, of fris die nog eens goed op (Marie Kondo regel 2)

Breng een groep mensen uit je organisatie bij elkaar. Collega’s die goed zijn in ‘huppakee, weg ermee’, maar ook degene die als het nodig is, even op de rem trappen.  Mensen die kunnen beslissen over wat weg mag, maar net zo goed de mensen die dagelijks te maken hebben met hoe de besluiten van hogerhand uitwerken in de praktijk. En een paar notoire klagers en dwarsdenkers. 

Benoem met deze groep waar jullie naartoe werken. Met hoofd, hart en handen: slim bedacht, wat kloppend voelt en wat praktisch uitvoerbaar is. 

Hoe ziet bijvoorbeeld jullie ‘Integraal sturen’ eruit als je dat echt aan het doen bent? Zet met elkaar de klok een jaar of drie vooruit en beschrijf hoe de wereld er dan uitziet, ervan uitgaande dat je dan hebt bereikt wat jullie willen bereiken. 

Dit geeft je een ijkpunt voor alles wat hierna komt. Om te kunnen bepalen wat dus niet meer past en weg mag. En om goed voor de ogen te houden waarvoor je aan het opruimen bent op de momenten dat dit niet vanzelf gaat. Een beetje ‘oomph’ moet jullie gewenste uitkomst dan wel hebben. Je moet er zin in krijgen, al is het met licht knikkende knieën. 

Begin met schrappen, ga dan pas opnieuw inrichten (Marie Kondo regel 3) 

Je muren een nieuwe laag verf geven is een stuk aantrekkelijker dan oude lagen behang er zorgvuldig afkrabben. Maar het wordt een stuk mooier als je wél eerst die oude zooi eraf haalt. Zo is het ook met opruimen. 

Gooi alles wat je hebt op een hoop. Ja, hier mag je die muren weer vol post-its plakken met alles wat je, per categorie, in huis hebt. Alle projecten. Alle procedures. Alle vergaderingen, etc. Om ze daarna om te plakken naar wat weggaat, wat je houdt we en eventueel wat je wel moet houden, maar dan wel aangepast. En dan aan de slag. 

Eerst die oude handboeken waar niemand meer in kijkt wegdoen. Driekwart van de vergaderingen schrappen. Of schaf zoals onder andere Achmea het hele beoordelingsgesprek, omdat het niets toevoegt.

Zo ben je niet alleen ruimte aan het maken voor wat je anders wilt gaan doen, maar ook al aan het veranderen mét wat je niet meer doet. Hè, lekker! 

Vraag je bij alles wat je onderhanden neemt af: krijgen we hier energie van of kost het energie?

Marie Kondo stelt bij ieder item de vraag: ‘Does it spark joy?’  (Marie Kondo regel 6)

Bij een verandertraject is de vraag: helpt dit ons om ons veranderdoel te bereiken? Omdat jullie doel nu eenmaal niet per sé plezier is. Ook al zou dat soms best iets meer mogen. 

Er horen ook dingen bij waar je misschien niet meteen van gaat huppelen van vreugde, maar die nu eenmaal gewoon moeten. De boekhouding doen moet nu eenmaal, anders steekt de belastingdienst snel een stokje voor alles wat we doen. Of je daar nu gelukkig van wordt of niet. 

Maar vraag je wel af of het écht (zelf) moet. Bewaar geen dingen uit sentiment. Of uit angst. 

Zoals de oma van een vriendin die echt alles bewaarde. Op haar stampvolle zolder bewaarde ze een klein doosje, keurig gelabeld met: ‘touwtjes, te kort om te bewaren’. 

Zo. Opgeruimd. Gauw nieuwe plannen maken? Ja, natuurlijk. 

Maar laat je niet verleiden om alle ruimtes te vullen, alleen omdat het kan. Toch dat leuke nieuwe projectje, die handige planningstool die bij anderen ook goed lijkt te werken, …  

Dat vraagt discipline. Healthy habits ontwikkelen. Af en toe start-stop sessies inbouwen om weer even stil te staan bij wat je allemaal hebt. Bij alles wat je start goed de vraag stellen wat je dit gaat opleveren en kosten. En wat niet doen je oplevert en kost.