Ik beschouw mezelf als iemand die best iets van computers weet. Ik kan instellingen vinden, ik snap het verschil tussen een account en een abonnement, en ik raak niet meteen in paniek als er een foutmelding verschijnt. Kortom: geen digibeet, maar ook geen IT’er die zijn weekend doorbrengt met servers patchen.

Ik wilde breakout rooms in Teams.

Niet omdat ik zo dol ben op technische snufjes, maar omdat ik trainingen geef en mensen soms even in kleine groepjes wil laten praten. Dat kan in Teams. Tenminste, zo wordt het verteld. Het enige wat je daarvoor nodig hebt, is een business-account in plaats van een family-variant. Simpel, dacht ik. Dat bleek optimistisch.

Ik had Teams. Het werkte. Ik kon vergaderen. Chatten. Mensen zien. Prima. Alleen: geen breakout rooms. Dat bleek te liggen aan het feit dat ik in een soort familie-Teams zat. Niet geschikt voor professioneel groepsgepruts. Dus: overstappen naar business.

Dat betekende: een Microsoft 365-abonnement afsluiten. Ook dat ging… uiteindelijk. Betalen lukte pas nadat bleek dat mijn creditcard het prima deed, maar dat ik zelf vergeten was de CVC in te vullen. Menselijke fout. Kan gebeuren. Daarna nog even een verificatie via een pagina die Duits sprak en beweerde dat J.P. Morgan twee kleine bedragen had overgemaakt. Dat had iets geruststellends én licht dreigends tegelijk. Maar goed, betaald. We konden verder.

Accounts, accounts, overal accounts

Daarna begon het echte werk. Teams bleek namelijk meerdere persoonlijkheden te hebben. Een hotmail-ik. Een icloud-ik. En nu ook een zakelijke ik met een e-mailadres dat eindigde op onmicrosoft.com. Die laatste was degene die ik nodig had, maar Teams bleef hardnekkig doen alsof mijn vroegere ikken veel interessanter waren.

Ik logde in. Of eigenlijk: ik dacht dat ik inlogde. Teams dacht daar anders over. Soms was er geen account gevonden. Soms was het wachtwoord ineens fout. Soms werd ik vriendelijk doorgestuurd naar een plek waar ik helemaal niet wilde zijn. En soms gebeurde er gewoon… niets.

Er waren momenten waarop ik serieus begon te twijfelen of ikzelf wel bestond binnen het Microsoft-universum.

Web, app, nog een app

Dan was er nog de vraag: doe je dit in de browser of in de app? De browser zag er overzichtelijk uit, maar liet mysterieuze dingen weg. De app moest worden gedownload, maar stond daarna niet bij Programma’s. Wel bij Apps. Of ergens anders. Of misschien alleen spiritueel aanwezig.

Ik opende iets dat Join for Teams heette, wat klonk alsof ik al te laat was. Daarna vond ik toch Microsoft Teams zelf. Die bood me vriendelijk aan om in te loggen met mijn privé-account, wat precies níet de bedoeling was. Maar het zakelijke account accepteren? Dat was weer een apart avontuur.

Op een gegeven moment verscheen de tekst: we stellen dingen voor u in. Dat voelde hoopvol. Alsof iemand achter de schermen eindelijk begreep wat ik wilde.

De grote vraag: waar zijn die breakout rooms
En toen kwam het moment suprême. Ik was binnen. Echt binnen. In Teams. Zakelijk. Met licentie. Met alles erop en eraan.

En toen: geen breakout rooms.

Niet bovenin. Niet onder de drie puntjes. Niet verstopt. Gewoon nergens.

Dat was het moment waarop een gedachte opkwam die achteraf opvallend logisch bleek: misschien verschijnen breakout rooms pas als je met meerdere mensen vergadert. Misschien is het moeilijk om groepjes te maken als je in je eentje bent. Een gedachte die je liever eerder had gehad, maar die zich pas aandient na anderhalf uur digitale omzwervingen.

Afronden met lichte vermoeidheid
Tegen half zeven was het duidelijk: dit was geen kwestie van domheid of onkunde. Dit was een combinatie van complexe software, onduidelijke keuzes, meerdere accounts, verschillende interfaces en een systeem dat zelden zegt: dit is waarom het niet werkt.

Wat ik wel weet: ik ben nu verder dan ik was. Ik heb een business-account. Ik kan inloggen. Ik weet waar ik moet kijken. En ik weet vooral dat als breakout rooms niet meteen zichtbaar zijn, dat niet automatisch betekent dat alles stuk is.

En eerlijk is eerlijk: zonder een geduldige digitale gids aan mijn zijde was ik waarschijnlijk ergens rond “er is geen account gevonden” afgehaakt.

Maar goed. Morgen weer een dag. En wie weet: morgen verschijnen ze gewoon. Die breakout rooms. Alsof ze er altijd al waren.

Toch een paar tips: 

Wat ik achteraf anders zou doen
do’s & don’ts

Omdat ik vermoed dat ik niet de enige ben die denkt “even Teams upgraden”, hier een paar lessen uit de praktijk. Gratis, met lichte irritatie opgedaan.

Do’s

Begin met het scherp formuleren van je doel.
Niet “Teams instellen”, maar: ik wil breakout rooms gebruiken tijdens een training. Dat voorkomt dat je onderweg alles gaat aanzetten behalve datgene wat je nodig hebt.

Zorg dat je weet welk account je moet gebruiken.
Breakout rooms horen bij een work or school-account. Alles daarbuiten is prima voor privégebruik, maar niet voor trainingen.

Gebruik één e-mailadres.
Niet wisselen tussen Hotmail, iCloud en zakelijke adressen. Teams onthoudt meer dan je lief is – en raakt daar soms van in de war.

Controleer of je licentie ook echt aan jou is toegewezen.
Betaald betekent niet automatisch actief. Dat voelt tegenintuïtief, maar het is cruciaal.

Begin in de browser.
Als het daar niet werkt, heeft de app weinig zin. Eerst overzicht, dan installatie.

Weet dat sommige functies pas zichtbaar worden tijdens een echte vergadering.
Breakout rooms zie je vaak pas als je daadwerkelijk met meerdere mensen in een meeting zit. Niet vooraf. Niet alleen.

Gun het systeem tijd.
Na betalen of wijzigen kan het rustig een half uur duren voordat alles klopt. In die tijd lijkt het alsof niets werkt.

Don’ts

Ga niet alles tegelijk oplossen.
Licenties, domeinen, accounts, apps en instellingen in één keer is vragen om verdwalen.

Verwacht geen heldere foutmeldingen.
Als Teams zegt “er is iets misgegaan”, dan bedoelt Teams: succes ermee.

Begin hier niet aan als je haast hebt.
Dit is geen snelle klus. Dit is een proces. Met zijwegen.

Denk niet dat het aan jou ligt.
Echt niet. Dit is complexer dan nodig.

Tot slot
Breakout rooms bestaan. Ze werken. Ze zijn handig.
Maar de weg ernaartoe is een kleine beproeving voor iedereen die denkt dat digitale systemen logisch zouden moeten zijn.

Je bent dus niet dom.
Je bent alleen onderweg.

www.bertoverbeek.com