Maak werk van een hybride werkbeleid op maat

Bij de meeste organisaties is hybride werken nu dagelijkse praktijk. Onderzoek van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat toont aan dat ruim twee op de drie organisaties een thuiswerkregeling hebben. Medewerkers hebben dus de keuze om thuis of op kantoor te werken. En dat bevalt: twee derde van de medewerkers vindt dat thuiswerken bijdraagt aan hun werkgeluk en de helft is thuis productiever. De afgelopen maanden hebben organisaties voorzieningen verbeterd en afspraken gemaakt om hybride werken zo goed mogelijk invulling te geven. Bijvoorbeeld welk team wanneer op kantoor is. Maar het vinden van een hybride werkbeleid dat past bij de organisatie gaat niet over één nacht ijs. Het is een continu proces van uitproberen en evalueren. Daarom in deze blog: vier tips die je richting geven om gemaakte afspraken rondom hybride werken tegen het licht te houden.

1. Neem het online samenwerken onder de loep
   Veel organisaties zijn tijdens de coronapandemie in sneltreinvaart overgeschakeld naar online samenwerken, bijvoorbeeld door Microsoft Teams in te richten. Vanwege de noodzaak die het had, is er wellicht vooral gekeken naar de technische implementatie hiervan. Het is daarom de hoogste tijd om ook aandacht te besteden aan de functionele inrichting van applicaties zoals Teams en in gesprek te gaan met gebruikers over wat ze nodig hebben. 40 procent van de medewerkers geeft bijvoorbeeld aan dat, ondanks dat ze over alle tools beschikken om effectief te werken, adoptie een bottleneck is. In het kader van productiviteit is het daarom zaak om actief aandacht te besteden aan IT-adoptie. Neem medewerkers nog eens mee door Teams en zijn mogelijkheden. Of inventariseer eens of en hoe mensen gezamenlijk in één document werken. Kortom, neem het online samenwerken onder de loep, leg vast hoe je als organisatie wilt (samen)werken en voer optimalisaties door die voor de organisatie belangrijk zijn.
2. Vergeet het fysiek samenwerken niet
   Het samenwerken op kantoor verdient ook aandacht. Veel kantoren zijn inmiddels anders ingericht, bijvoorbeeld als ontmoetingsplek of als plek om samen te werken en te brainstormen. Sommige bedrijven zijn zelfs verhuisd naar een kleiner pand. De terugkomst naar kantoor is daarom een belangrijk punt om bij stil te staan. Hoe gaat het samenwerken op kantoor? Is er voldoende capaciteit om tegelijkertijd op kantoor te werken? Om dit goed te faciliteren, kan een reserveringssysteem uitkomst bieden, bijvoorbeeld voor het reserveren van lunch, een vergaderruimte of een (stilte)werkplek. Bijkomend voordeel is dat medewerkers direct zien wie er wanneer op kantoor is. Sociaal contact is cruciaal voor het werkgeluk van medewerkers en de binding die zij hebben met de organisatie, en daarmee voor de productiviteit. Bovendien voor velen ook de reden om naar kantoor te komen. Denk dus opnieuw na over of én hoe je dat zo goed mogelijk ondersteunt op kantoor.
   
3. Blijf zorgen voor één digitale ervaring
   Om optimaal thuis te kunnen werken helpt het als de digitale ervaring thuis hetzelfde is als op kantoor. Bijvoorbeeld dat je met hetzelfde gemak bestanden kunt openen. Dit voorkomt dat medewerkers creatieve manieren verzinnen om informatie naar een privéadres te mailen. Wat hierbij komt kijken, is veiligheid. Systemen moeten ook thuis veilig zijn, bijvoorbeeld via een tweefactorauthenticatie. Hoe is dat op dit moment geregeld? Wat wellicht ooit een noodoplossing was, is nu mogelijk de standaard geworden. Ga dus na hoe de digitale ervaring thuis en bovenal de veiligheid is ingeregeld en zorg voor één digitale ervaring, thuis en op kantoor.
4. Maak het een gezamenlijk project
   De belangrijkste tip blijft om het beleid en de afspraken over hybride werken tot een gezamenlijk project te maken én te houden. Betrek medewerkers erbij. Het gaat immers over hun wensen en behoeften. Pols daarom vooral bij hen hoe ze het hybride werken ervaren. Dit is cruciaal voor het draagvlak en de adoptie van nieuwe werkwijzen. Indien je erin slaagt om beleid op te stellen dat daadwerkelijk past bij de wensen en behoeften van medewerkers, voelen zij zich niet alleen gehoord, maar zet je ook in op meer werkgeluk én productiviteit in de organisatie.

Lessons learned
Nu we al even onderweg zijn met hybride werken, is het tijd om de balans op te maken. Wat doen en deden we goed? En waar kan het nog beter? Hoe werken we – ook in een hybride werkvorm – productief? Evalueer de stand van zaken en maak waar nodig nieuwe afspraken met elkaar. Dat kan gaan over online samenwerken in applicaties, over wat de verhouding is tussen werken vanuit huis en op kantoor en welke faciliteiten je hier als werkgever voor biedt. Betrek medewerkers en maak werk van een hybride werkbeleid op maat.