Het is maandagavond. Samen met mijn koor sta ik te ploeteren op een nieuw arrangement. Het nummer? Een klassieker die ik van voor tot achter ken. Of beter gezegd: kende. Want deze vierstemmige variant, met allemaal toffe muzikale trucjes (dank je wel, dirigent) is een compleet ander beestje. En dat vraagt een flinke omslag.

De oude melodie zit muurvast in mijn hoofd. Ik heb het altijd een prachtig nummer gevonden. Maar nu, in de context van dit arrangement voor ons als meerstemmig koor, past de oude melodie niet. Tegelijk voelt het vreemd om deze los te laten. Alsof je iets weggooit dat altijd zo goed heeft gewerkt. Maar pas als ik die oude lijnen durf te laten gaan ontstaat er ruimte voor iets nieuws—een harmonie die rijker en krachtiger is dan wat we ooit eerder zongen.

Hetzelfde zien we vaak gebeuren in organisatieveranderingen die we begeleiden. 

Waar jij als leidinggevende allang in een nieuw stuk zit, zitten medewerkers nog vast in een oude melodie. 

Wil je daar verandering in brengen, dan is het tijd om te erkennen wat het oude heeft gebracht en het met respect achter te laten. Dan kan er pas ruimte komen voor iets nieuws. Want oude patronen en gewoontes hebben ooit een functie gehad, en hebben dat misschien nog steeds. 

Als trekker van de verandering ben je daar misschien allang voorbij. Maar ga er maar vanuit dat voor een substantieel deel van de medewerkers die oude ‘melodie’ nog vast in hun hoofd zit en prima klinkt. Daar is dus eerst nog iets nodig. 

Dit zagen we ook in een zorgorganisatie waar we mee werkten. 

Jarenlang werkten ze al in subteams met ieder hun eigen expertise. Handig, want ze verstaan elkaar goed en kunnen de diepte in met het ontwikkelen van hun expertise. Bovendien trekken ze al jaren binnen deze vast teams met elkaar op, waar ook vriendschappen uit ontstaan zijn. En natuurlijk zijn er oordelen over hoe de andere teams dat doen…

De laatste jaren groeide de behoefte om meer integraal te werken, met de cliënt als vertrekpunt voor de inrichting in plaats van de expertises. Hoewel deze boodschap voor iedereen echt wel logisch klinkt, lukt het toch niet om zo te gaan werken. De angst voor wat er allemaal mis kan gaan in de nieuwe plannen maken dat bezwaar na bezwaar wordt opgeworpen. Enthousiasme en energie voor de nieuwe manier van werken? Nul. 

Tijdens onze voorgesprekken valt op hoe het gesprek blijft hangen in argumenten voor en tegen. We besluiten het over een andere boeg te gooien en te beginnen met welke reis de ‘oude teams’ hebben gemaakt. We zetten in de schijnwerpers wat die reis hen heeft gebracht. Wat vooral niet verloren mag raken (zoals veiligheid, omkijken naar elkaar en plezier in het werk), maar ook wat misschien best lekker zou zijn om overboord te gooien (zoals dubbel werk, pijn uit het verleden en onduidelijkheid). Want niet alle melodieën waren altijd even lekker om te zingen, laten we eerlijk zijn. 

We eren het oude om richting het nieuwe te kunnen.

Er ontstaat begrip en respect voor elkaar. De nodige tranen vloeien. Ze maken verbinding met elkaar en staan open om te onderzoeken hoe ze de waardes van hoe het was een plek kunnen geven in de nieuwe logica. Sterker nog: ze zien naar aanleiding van de verhalen in dat ze elkaar kunnen versterken. 

We sluiten de oude periode met respect af en zetten samen de stap naar hoe de verdere, integrale, reis eruit kan gaan zien. Niet omdat het oude verkeerd was, maar omdat de nieuwe situatie vraagt om een andere aanpak. 

Veranderen begint met stoppen met wat niet meer past.

Wat het voorbeeld van de zorgorganisatie laat zien is dat veranderen niet alleen draait om het toevoegen van nieuwe werkwijzen. Het gaat ook om bewust afscheid nemen van wat niet meer past. 

Door te erkennen wat het oude heeft gebracht voorkom je dat mensen in nostalgie blijven hangen. Tegelijk helpt het je om te zien waarom het nu niet meer passend is. Dit maakt ruimte om het oude los te kunnen laten.

Dat vraagt de nodige moed, én soms een beetje rouw. Rouw die best nog even kan blijven hangen. Want loslaten is niet hetzelfde als vergeten—het is ruimte maken voor iets nieuws, terwijl je erkent wat het oude heeft betekend.

Als leidinggevende met een veranderopdracht heb jij je daartoe te verhouden. 

Om de balans te vinden tussen aandacht en erkenning voor waar mensen vandaan komen enerzijds en een veilige omgeving te creëren voor het nieuwe. Dat doe je onder meer door: 

• Overgangsmomenten te markeren
  Sta samen stil bij wat je achterlaat en geef het de erkenning die het verdient. Dit kan bijvoorbeeld in een teamgesprek of een ritueel waarin je expliciet uitnodigt om ervaringen te delen, te benoemen wat daarin belangrijk is en letterlijk de stap zet naar de nieuwe situatie.

(lees ook: overgangsrituelen in organisatieverandering)

• Met elkaar erkennen wat goed & mooi was van het oude. 
  Begrijp wat je loslaat, zodat je het bewust kunt afsluiten en er een positieve draai aan kunt geven. Pas wel op dat jij niet degene bent die daar even snel een mooi verhaal van maakt, dan gaan anderen alleen maar meer vasthouden aan het oude verhaal. 
• Accepteer ongemak. 
  Nieuwe manieren van werken voelen in het begin vreemd en onwennig. Dat hoort bij het proces. Probeer dat niet te snel af te kappen, maar geef het de tijd. 

Vervolgens blijf je samen uitproberen en blijf je afstemmen.

Ons nieuwe arrangement in mijn koor was op papier fantastisch, maar de eerste pogingen om dit ten gehore te brengen waren regelmatig kneiter-vals en een grote chaos.

Ook die vlieger gaat regelmatig veranderprocessen in organisaties. Het is normaal dat dingen niet in één keer goed gaan. Wat nodig is, is dat je je daardoor niet laat ontmoedigen. Het hoort er gewoon bij en kan zelfs tot nieuwe, nog mooiere inzichten leiden. De kunst is samen te blijven afstemmen, experimenteren en bijsturen.

Wat jij daar als leidinggevende voor kunt doen is bijvoorbeeld:

• Regelmatige check-ins doen. 
  Bespreek met elkaar wat goed werkt en wat niet, en stel bij waar nodig. Bedenk daarbij dat jullie gewenste uitkomst nog nieuw is, en dus veel herhaald moet worden. Even goed stilstaan met elkaar bij waartoe je dit ook weer allemaal doet, voordat je in de nitty-gritty details duikt.
• Kleine successen vieren.
  Geef aandacht aan vooruitgang, hoe klein de stappen ook lijken voor jou. Een keer bij een collega uit het andere team koffiedrinken kan klein lijken, maar bleek in de zorgorganisatie het kantelpunt om te onderzoeken hoe samenwerking eruit kon gaan zien. Grote en kleine successen vieren helpt om motivatie vast te houden. En zorgt er bovendien voor dat jullie met elkaar jullie de gewenste uitkomst laden met praktijkvoorbeelden: ‘Oh, dus zó ziet dat er in de praktijk uit’.
• Ruimte geven aan alle stemmen.
  Laat ieders bijdrage horen. Een harmonie ontstaat alleen als iedereen zich gehoord voelt. En zich laat horen. In tegenstelling tot een arrangement dat is uitgedacht en vervolgens ‘alleen nog maar’ ingestudeerd hoeft te worden, is een nieuwe harmonie in een organisatie iets wat gaandeweg ontstaat. Het is continu met elkaar zoeken naar hoe je alle geluiden een plek kunt geven, welke simpelweg vals zijn en welke dissonanten juist leiden tot muziek die raakt. 

Bij de zorgorganisatie introduceren we een ritme waarin het nieuwe samengestelde team regelmatig bij elkaar komt om met elkaar te checken hoe het gaat met de plannen en ideeën in de praktijk. Waarbij ze steeds starten met een kort rondje ‘goed nieuws’ – wat is gelukt, hoe klein ook? Maar ook tegengeluiden worden actief uitgenodigd, met codewoord ‘Harry’ kan iedereen op elk moment een gevoel van ongemak, een totaal ander inzicht of wat dan ook delen zonder meteen een storm aan weerstand tegemoet te zien. 

Gaat het nu allemaal makkelijk en vanzelf? Nee, natuurlijk niet. Maar wat ze wel hebben ontwikkeld is een manier om om te gaan met valse geluiden en te werken met waar het schuurt. 

Het resultaat: een nieuwe, unieke harmonie.

Organisatieverandering is geen kwestie van een perfect plan dat direct wordt uitgevoerd. Het vraagt tijd, oefenen en vooral durf om oude gewoontes los te laten. Maar als je het oude erkent en ruimte maakt voor het nieuwe, ontstaat er een harmonie die groter is dan de som der delen. Een geluid waarin iedereen meedoet, naar elkaar luistert zodat je samen iets moois creëert.

Dus, of je nu werkt aan een koorarrangement of aan een organisatieverandering: erken de waarde van het oude. Geef het tijd. Oefen. En wees niet bang om soms even vals te klinken. Maar uiteindelijk creëer je samen iets dat alle inspanning dubbel en dwars waard is.

Lees ook:

Nieuwe gewoontes aanleren? Het is net als fietsen ()