Gebrek aan prioriteit en focus. Ofwel: wat hebben we nou precies afgesproken met elkaar? Het is een veel voorkomend patroon in teams. En het heeft waanzinnig veel invloed om de effectiviteit van iedereen die samen doelen wil halen. Lees mee hoe je het kunt aanpakken. Maar misschien nét even anders dan je gewend bent.
Wat zie je in jouw team gebeuren als het gaat om prioriteiten stellen en focus aanbrengen? Mogelijk gaat het van een leien dakje. Teams die goed presteren hoor je dingen zeggen als: we zitten wat betreft prioriteiten en aanpak op één lijn. We hebben focus en maken af waar we aan begonnen zijn. Klinkt goed!
Moeite met prioriteit en focus is heel normaal
Maar het gaat niet in ieder team even vlot of gemakkelijk. En dat is heel normaal. Meestal steekt namelijk één van de volgende problemen de kop op:
-
Geen flauw idee wat we zouden moeten doen. Of zoals dat in bedrijfsjargon heet: ‘gebrek aan visie of duidelijke doelstellingen’. Zonder richting kun je niet bepalen wat belangrijk is. Zonder duidelijk doel of duidelijke opdracht kun je geen prioriteit of focus aanbrengen. Hoe graag je dat misschien ook wil.
-
Alles is belangrijk. Het gevoel dat élk onderwerp een prioriteit is. Het zorgt niet voor focus. Alleen voor het teveel verspreiden van tijd, energie, middelen en aandacht.
-
Niets is belangrijk. Of wat belangrijk is, verandert nogal eens. Niemand geeft duidelijk aan wat belangrijk is: noch directie, management, andere belanghebbenden en/of het team zelf. Of de prioriteiten veranderen halverwege, zonder dat daar duidelijk of tijdig iets over wordt gezegd. Zelfs als er een goede reden voor is. Geen focus, wel frustratie en verwarring.
-
Zeg dat dan! Niemand weet wat er moet gebeuren, omdat er te weinig of te laat wordt toegelicht. Teamleden voelen zich niet gehoord of begrijpen niet of en waarom bepaalde prioriteiten zijn vastgesteld.
-
Persoonlijke belangen of ‘politiek’. Prioriteiten worden beïnvloeden op basis van persoonlijke voorkeuren of politieke belangen in plaats van objectieve noodzaak.
-
Kies dan! Teams weten niet goed op basis waarvan ze moeten prioriteren of hoe ze beslissingen moeten nemen. Of ze zijn het onderling oneens. En kiezen niet.
-
Dat halen we (n)ooit. Er wordt teveel van teams verwacht in te weinig tijd of het team verwacht teveel van zichzelf. Het komt trouwens ook voor dat teams onderschatten hoeveel werk er kan worden verzet.
-
Weinig reflectie. Teams stellen wel prioriteiten, maar volgen de voortgang onvoldoende. Hierdoor sturen ze niet of te laat bij.

Wat herken jij hiervan? Je kunt je wellicht voorstellen dat prioriteit en focus in veel teams nog wel wat te wensen overlaat. En dat is vervelend. De nadelen liegen er ook niet om.
De nadelen
|
De open deur: zorg voor meer prioriteit en focus
Het loont dus om voor meer prioriteit en focus te zorgen. Maar hoe? Veel teams hebben geen idee en wijken daarom uit naar standaard oplossingen. Vaak zit dat in de hoek van timemanagement, de inzet van frameworks voor prioritering (bijvoorbeeld de Eisenhower Matrix) of projectmanagementtools. Het komt ook regelmatig voor dat teams rollen en verantwoordelijkheden toewijzen aan specifieke personen. Toch helpt dat vaak niet of niet voldoende.
Wat kun je anders doen: kijk naast personen ook naar patronen
Dat komt omdat je te maken hebt met gedrag en teampatronen. Het gaat hier vooral over de manier waarop een team zich gedraagt, samenwerkt en prestaties levert. Het team heeft eerst het onderliggende teampatroon aan te pakken: wat doen we als team wanneer we merken dat er onduidelijkheid is over prioriteit en focus?
Helaas zijn de meeste teams blind voor hun eigen patronen: ze zien vaak niet wat er aan de hand is. Stel je voor dat er jouw team worstelt met onduidelijkheid over prioriteit en focus. Wat denk je dat er gebeurt als je daar een gesprek over wil voeren? Zeer waarschijnlijk hebben teamleden veel moeite om duidelijkheid te creëren. Juist het patroon dat je graag wil aanpakken, zit vaak in de weg van de oplossing.
Het aanpakken van teampatronen vraagt dus om een zorgvuldige aanpak gericht op bewustwording. Dat begint met hardop benoemen: het valt me op dat er in ons team onduidelijkheid is over prioriteit en focus. Bewustwording is namelijk de eerste stap op weg naar ander gedrag.
Hoe eerder je merkt welk gedrag niet werkt, hoe meer je ermee kunt doen. Werkt het wel? Doe er meer van! Werkt het niet? Dan kun je als team iets veranderen. Door je als team af te vragen: wat doen wij als team wanneer we merken dat er onduidelijkheid is over prioriteit en focus? Bijvoorbeeld: Dan gaan we ieder voor zich door. Of: dan is er meestal één persoon die duidelijkheid probeert te scheppen. Of: dan nemen we dat voor lief.
Aan de hand van deze antwoorden kun je als team in kleine stappen werken aan verandering van gedrag: welk gedrag willen we hiervoor mogelijk in de plaats zetten? Bijvoorbeeld: wanneer we merken dat er onduidelijkheid is over prioriteit en focus in het team, dan stellen we elkaar de vraag: wat hebben we nú nodig om voor duidelijkheid te zorgen op dit punt?
Het voeren van dat gesprek en het bepalen van gedrag dat méér helpt, is aan te leren door er als team mee te oefenen in kleine stapjes. En dat wordt een stuk makkelijker wanneer je er als team een vaste tijd en plek voor hebt. Door er als team op deze manier zelf in kleine stappen mee aan de slag te gaan, groeit de besluitvaardigheid en het gevoel van invloed van het team.
Gerelateerde artikelen

Ontdek één van de meest voorkomende patronen in teams
Marjan Houweling

Welke patronen zie jij terugkomen in je team?
Marjan Houweling

Verbeter je persoonlijke effectiviteit, scherp je managementvaardigheden en houd je vakkennis actueel
Neem een Pro-abonnement
Upgrade nu voor €200 en krijg onbeperkt toegang tot alle artikelen en kennisbankpagina’s >>