Hoe loods je een nieuwe medewerker door de eerste werkweken heen?

Het is momenteel niet eenvoudig om nieuwe medewerkers aan te trekken. Door het grote aanbod van openstaande vacatures bevinden medewerkers zich in een luxepositie waarin banen voor het oprapen liggen. En dit zal voorlopig nog zo blijven. Wanneer het dus is gelukt om een vacature op te vullen, is het des te belangrijker om hem of haar goed door de eerste werkweken heen te loodsen. Hoe pak je het onboardingsproces professioneel aan? Hoe zorg je voor een goede eerste indruk? 

Onboarden doe je gezamenlijk

Uit onderzoek blijkt dat 46 procent van de organisaties geen gebruik maakt van een digitaal systeem voor het onboardingsproces. Terwijl dit het proces veel gemakkelijker kan maken. En dat niet alleen, het zorgt ook voor een duidelijke structuur. Er zijn bij de onboarding vaak meerdere afdelingen betrokken, zoals IT, HR en de facilitaire afdeling. Dit zijn afdelingen die allemaal een ander belang hebben bij dit proces en een ander perspectief hebben op de invulling hiervan. Waar begin je? En hoe pak je een gedegen opzet van de onboarding aan? Het is handig om te starten met het in kaart brengen van alle stappen van het onboardingsproces. Dit kun je bijvoorbeeld doen door middel van een employee journey: met welke afdelingen, werkzaamheden en personen krijgt een nieuwe medewerker in het proces te maken? En in welke volgorde? In de employee journey kan je deze stappen visualiseren. Zo wordt het duidelijk wanneer de nieuwe medewerker iets of iemand nodig heeft. Zorg ervoor dat je hiervoor alle medewerkers die betrokken zijn bij het ontwerpen van de employee journey een harde deadline geeft voor hun input. Dit is van cruciaal belang, omdat er op een bepaalde datum iemand voor de deur staat die aan het werk moet. En wil je profiteren van een digitale onboarding, moet het systeem wel volledig en juist zijn ingevuld.

Samenwerken in een tool 

Nu je een volledig uitgewerkt onboardingsproces hebt, is het zaak om slim gebruik te maken van deze informatie. Kies voor een digitaal systeem dat toegankelijk is voor alle afdelingen. In dit systeem kan je de uitgewerkte stappen van de onboarding gebruiken voor de inrichting. Je zet de stappen van het proces in de juiste volgorde in het systeem. Zo realiseer je een duidelijk overzicht van de werkzaamheden en verantwoordelijkheden binnen de organisatie. Hiermee heb je de eerste stap gezet naar een gezamenlijk onboardingsproces. Daarnaast zorg je ervoor dat elke nieuwe medewerker dezelfde onboarding krijgt. Je hebt de stappen in het systeem staan en iedere nieuwe medewerker werkt deze af. Zo weet je zeker dat er geen stappen worden overgeslagen, waardoor iemand altijd volledig geïnformeerd is. Wanneer je slechts gebruik maakt van een fysieke onboarding, neemt de kans toe dat elke medewerker een ander proces doorloopt en dat er stappen worden overgeslagen. Dit voorkom je met een digitaal stappenplan. Maar een gedeelde tool betekent niet dat er automatisch een goede samenwerking of een uniforme werkwijze ontstaat. Om dit wel te stimuleren, is het handig om duidelijke afspraken te maken met alle afdelingen en regelmatig met elkaar om de tafel te zitten. Zo wordt het proces steeds verder geoptimaliseerd.

Schep duidelijkheid

Door het werken in een gezamenlijk digitale tool, schep je ook gelijk duidelijkheid voor nieuwe medewerkers. We weten namelijk allemaal dat het voor hen lang niet altijd duidelijk is bij wie ze moeten zijn voor welke informatie. En het kan zomaar gebeuren dat je dat als manager eigenlijk ook niet weet, wat tot frustraties op de werkvloer kan leiden. Dit kun je oplossen door deze gezamenlijke tool waarin je alle verschillende diensten van de ondersteunende afdelingen in de organisatie bundelt tot één digitale balie waar medewerkers met al hun vragen terecht kunnen. Gebruiksvriendelijk én efficiënt. 

Een zachte landing

Een zachte landing van nieuwe medewerkers is ontzettend belangrijk voor een goede start en een blijvende, goede eerste indruk van de organisatie. Maak een goede onboarding daarom tot een gezamenlijk project en pak het professioneel aan. Hierdoor neemt de kans toe dat jouw nieuwe medewerker het proces snel en soepel doorloopt, wat leidt tot een positieve indruk. Zo is de medewerker na het onboarden ook daadwerkelijk ‘on board’!

Auteur: Suzanne van Dijk, Business Unit Director Education bij TOPdesk